| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Pracownicy, których podstawowym obowiązkiem jest przemieszczanie się, nie są w podróży służbowej, jeżeli poruszają się w ramach określonego w umowie miejsca pracy. A zatem nie przysługuje im dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej.

Przykład

Jan K. został zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. Miejscem świadczenia pracy jest obszar 3 województw: mazowieckiego, łódzkiego i warmińsko-mazurskiego. Siedziba pracodawcy znajduje się w Warszawie. Jan K. po powrocie z Olsztyna, gdzie był umówiony z jednym ze swoich klientów, zażądał od pracodawcy diety i innych świadczeń przysługujących z tytułu odbycia podróży służbowej. Pracodawca odmówił, twierdząc, że przejazdy pracownika w ramach wskazanego w umowie jako miejsce pracy obszaru 3 województw nie mogą być traktowane jako podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. W takim przypadku pracodawca zwrócił przedstawicielowi poniesione przez niego wydatki, ale nie wypłacił mu diety z tytułu odbycia podróży służbowej.

Rozliczanie wydatków poniesionych na paliwo

Pracownik mobilny, który korzysta z prywatnego auta do celów służbowych, może dochodzić zwrotu kosztów przejazdu obliczanego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę.

Stawka ta nie może jednak przekraczać maksymalnych stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych określonych w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Wynoszą one dla samochodów osobowych:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu w danym miesiącu do celów służbowych. Oświadczenie to, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury, powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, takie jak: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny, oraz wskazywać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności.

Warto dodać, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty nieprzekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu – w tej sytuacji jest konieczne prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Przykład

Przedstawiciel medyczny przejechał w styczniu 2012 r. prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1870 km. Pracodawca za ten okres zwrócił mu kwotę w wysokości 1562,95 zł (obliczoną jako iloraz przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).

Podstawa prawna:

  •  art. 775 § 1 Kodeksu pracy,
  •  art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
  •  § 2, § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • postanowienie SN z 13 maja 2008 r. (II PZP 8/08).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Radcy Prawnego FORTUNA

Kompleksowa obsługa prawna firm

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »