| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu i telefonu zleceniobiorcy

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu i telefonu zleceniobiorcy

Osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych coraz częściej korzystają ze świadczeń przyznawanych pracownikom, takich jak ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu czy telefonu. Przyznanie przez zleceniodawcę tego rodzaju wypłat i świadczeń wiąże się z określonymi skutkami składkowo-podatkowymi.

Lista płac za kwiecień 2011 r.

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.002.jpg@RY2@

Przyznanie zleceniobiorcy comiesięcznego ryczałtu w jazdach lokalnych nie wyłącza możliwości przyznania mu zwrotu kosztów z tytułu używania samochodu w podróży na rzecz zleceniodawcy, jeśli zawarte zlecenie przewiduje taki zwrot. W przypadku gdy umowa nie przewiduje zwrotu tych kosztów, regulacje w zakresie ich refundacji przez zleceniodawcę należy wprowadzić aneksem do zawartego zlecenia. Zwrot kosztów delegacji odbytej prywatnym samochodem rozliczony na podstawie tzw. kilometrówki, czyli w ewidencji przebiegu pojazdu, będzie zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z podatku pod warunkiem, że cel podróży będzie dotyczył interesów gospodarczych zleceniodawcy. Jeżeli taka wypłata będzie prawidłowo przyznana, nie powinno być problemów z dowiedzeniem (w razie kontroli) celowości tych wydatków. Taka sama sytuacja dotyczy innych kosztów, np. diet, kosztów przejazdów czy noclegów zleceniobiorcy.

W umowie zlecenia należy wyraźnie zaznaczyć, że to zleceniodawca finansuje przejazdy, noclegi oraz zapewnia zleceniobiorcy zwrot innych kosztów związanych z podróżą.

Ponadto, aby zleceniodawca mógł zaliczyć takie wydatki do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, musi wykazać, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodu.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca otrzymuje ryczałt za używanie pojazdu prywatnego na potrzeby zleceniodawcy w jazdach lokalnych po Warszawie za 700 km oraz tzw. kilometrówkę. Zleceniobiorca dysponuje prywatnym samochodem o pojemności skokowej silnika 1300 cm3. W umowie strony określiły wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu w jazdach lokalnych na poziomie 0,8358 zł. W kwietniu zleceniobiorca przez 4 dni przebywał w delegacji, dokąd pojechał własnym samochodem. W takiej sytuacji ryczałt należy wypłacić w odpowiednio niższej wysokości, zgodnie z poniższym wyliczeniem:

700 km x 0,8358 zł = 585,06 zł,

585,06 zł : 22 = 26,59 zł za 1 dzień; 4 dni x 26,59 zł = 106,36 zł (potrącenie),

585,06 zł – 106,36 zł = 478,70 zł.

PRZYKŁAD

W kwietniu zleceniobiorca był w delegacji w interesach zleceniodawcy prywatnym samochodem o pojemności silnika 1200 cm3 i przejechał 500 km zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu. Kartę ewidencji przebiegu pojazdu zleceniobiorca przedłożył zleceniodawcy, a ten ją zatwierdził. W umowie strony ustaliły stawkę za 1 km przebiegu tego pojazdu w wysokości 0,8358 zł. Zleceniodawca wypłaci zleceniobiorcy 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł/km). Wypłacona kwota nie będzie stanowiła podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani do naliczenia podatku.

Jeżeli zleceniobiorcy jest wypłacana tzw. kilometrówka, ma on obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu prywatnego pojazdu. W przypadku jej braku lub gdy taka ewidencja ma braki formalne, a także gdy jej zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistej liczby przejechanych kilometrów, zleceniodawca nie może zaliczyć wydatków na ten cel do kosztów uzyskania przychodów. Wówczas tak przyznana „kilometrówka” w całości podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz jest opodatkowana.

WAŻNE!

Od bezzasadnie wypłaconej zleceniobiorcy tzw. kilometrówki należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Magdalena Pakosińska-Krawczyńska

Kancelaria Adw. Magdalena Pakosińska-Krawczyńska, chtsanwältin (RAK Berlin), Adwokat niemiecki

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »