| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Jak rozliczać wartość posiłków zapewnianych pracownikom

Jak rozliczać wartość posiłków zapewnianych pracownikom

Skutki podatkowe i składkowe zapewnienia pracownikom posiłków są różne w zależności od tego, czy obowiązek ich zapewnienia wynika z przepisów. W różny sposób może być również ustalana wartość pieniężna świadczeń z tego tytułu. Znajomość tych zasad jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia przychodu pracownika.

Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, to może zapewnić w czasie pracy:

  • korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,
  • przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów).

Wartość posiłków dla pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolniona z podatku jest również wartość takich posiłków zapewnionych przez pracodawcę w czasie pracy w punktach gastronomicznych. Zwolnieniem są też objęte przekazane przez pracodawcę produkty do przyrządzania posiłków przez pracowników we własnym zakresie, gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków.

Z podatku jest również zwolniona wartość otrzymywanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskiwania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (art. 21 ust. 1 pkt 11b updof).

WAŻNE!

Zwolnienie z podatku dotyczy wydawanych pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów, które uprawniają do uzyskania na ich podstawie tylko i wyłącznie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, a nie innych towarów.

Więcej niż jeden posiłek regeneracyjny

Jeżeli pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca zapewnia posiłki składające się z więcej niż wymagane przepisami jedno danie gorące albo więcej niż jeden posiłek dziennie, to wartość posiłków przekraczająca obowiązek wynikający z przepisów bhp powinna zostać zaliczona do przychodów tych pracowników. W konsekwencji powstałą „nadwyżkę” pracodawca powinien opodatkować.

PRZYKŁAD

Spółka prowadząca budowę zatrudnia pracowników, którym zapewnia posiłki regeneracyjne wynikające z przepisów bhp. Posiłki nabywa w restauracji znajdującej się w pobliżu budowy. Pracownicy otrzymują dwa dania gorące, w tym jedno wynikające z przepisów bhp. Natomiast dodatkowe danie o wartości 10 zł pracodawca zapewnia w sytuacji, gdy pracownik świadczył pracę w nadgodzinach, bez względu na ich liczbę. Wówczas ten dodatkowy posiłek stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Aby ustalić jego miesięczną wartość, należy pomnożyć cenę dodatkowego obiadu, tj. 10 zł przez liczbę dni w miesiącu, w których pracownik spożywał ten posiłek. Tak ustalony przychód należy zaliczyć do jego przychodów ze stosunku pracy. We wrześniu pracownik pracował 20 dni i w każdym z tych dni spożywał wszystkie posiłki finansowane przez pracodawcę. Jego przychód ze stosunku pracy za wrzesień należy zwiększyć o kwotę 200 zł (10 zł x 20 dni).


Gdy firma nie ma obowiązku zapewniać posiłków

W przypadku gdy pracownik nie jest zatrudniony w warunkach uciążliwych, które nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia mu posiłków regeneracyjnych, wartość posiłków zapewnionych mu nieodpłatnie przez pracodawcę stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Wartość tego świadczenia do celów podatkowych może być jednak ustalana w różny sposób.

Po cenie dla klientów zewnętrznych

Jeżeli pracodawca prowadzi w ramach działalności gospodarczej stołówkę lub punkt gastronomiczny, które są ogólnie dostępne, to do celów podatkowych wartość świadczenia w postaci zapewniania swojemu pracownikowi bezpłatnego posiłku należy ustalić według cen tego posiłku stosowanych wobec innych klientów (art. 11 ust. 2a updof).

PRZYKŁAD

Firma zapewnia swoim pracownikom bezpłatne obiady we własnej stołówce. Ze stołówki tej korzystają również osoby, które nie pracują w tej firmie. Pracownicy otrzymują nieodpłatnie kupony uprawniające do ich wymiany na obiady. Kupony te odpowiadają cenom posiłków w stołówce dla osób niebędących pracownikami. W takim przypadku wartość zrealizowanych kuponów w ciągu miesiąca powinna zostać zaliczona do przychodów pracownika. Zakładając, że wartość kuponu odpowiadała cenie obiadu w wysokości 15 zł i pracownik zrealizował we wrześniu 22 takich kuponów, to należy mu doliczyć do przychodów z pracy za wrzesień kwotę 330 zł (15 zł x 22 dni).

Po cenie zakupu od innego podmiotu

Gdy pracodawca nie ma własnej stołówki, ale kupuje dla pracowników obiady w stołówce prowadzonej przez inny podmiot, wówczas wartość pieniężną tego świadczenia należy ustalić według cen zakupu (art. 11 ust. 2a pkt 2 updof).

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. działająca w branży informatycznej zawarła umowę o świadczenie usług gastronomicznych dla swoich pracowników. Pracownicy jedzą posiłki w stołówce firmy, która ją prowadzi. Ustalono, że cena jednego zestawu obiadowego dla pracowników spółki będzie wynosiła 20 zł. Pracownik korzystał we wrześniu br. 22 razy z obiadów. W takim przypadku należy mu zaliczyć do przychodów za wrzesień kwotę 440 zł (20 zł x 22 dni).


Po cenie rynkowej we własnej stołówce

Gdy pracodawca prowadzi stołówkę tylko dla swoich pracowników, wartość nieodpłatnych posiłków dla pracowników należy ustalić na podstawie ich cen rynkowych w danej miejscowości (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof).

PRZYKŁAD

Firma zajmująca się pośrednictwem w eksporcie i imporcie ma siedzibę w dużej odległości od centrum miasta, a w jej okolicy nie ma punktów gastronomicznych. Firma ta zatrudnia 20 pracowników, w tym kucharkę przygotowującą obiady dla pracowników. Posiłki te mają charakter zwykłych obiadów domowych. Firma powinna ustalać wartość rynkową tych obiadów z uwzględnieniem miejsca siedziby firmy (poza centrum), jak również charakteru tych posiłków. Obiady domowe są zazwyczaj znacznie tańsze niż podawane w restauracjach. Przyjmując, że cena obiadu domowego w tym mieście (z uwzględnieniem odległości od centrum) wynosi 15 zł, to kwotę tę należy pomnożyć przez liczbę dni, w których pracownik pracował i korzystał z obiadów. Zakładając, że pracownik korzystał z tych obiadów we wrześniu 22 razy, to do jego przychodów ze stosunku pracy za wrzesień należy doliczyć kwotę 330 zł (15 zł x 22).

Posiłki częściowo odpłatne

Jeżeli obiady są częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica między wartością tych świadczeń, ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną przez pracownika (art. 11 ust. 2b updof). Powstała różnica do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł będzie zwolniona ze składek ZUS. Natomiast od kwoty nadwyżki ponad 190 zł należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

PRZYKŁAD

Oprócz działalności podstawowej firma prowadzi stołówkę, z której korzystają również osoby niebędące jej pracownikami. Firma oferuje swoim pracownikom imienne kupony na obiady. Wartość kuponu odpowiada cenie obiadu i wynosi 15 zł, z tym że pracownik płaci za niego 5 zł, a pozostałą część, tj. 10 zł finansuje pracodawca. Jest to zatem świadczenie częściowo odpłatne. Zakładając, że pracownik we wrześniu wykorzystał 20 takich kuponów, to do jego przychodów ze stosunku pracy za wrzesień należy doliczyć kwotę 200 zł (10 zł x 20).


Nie zawsze można ustalić wartość wykorzystanych posiłków

Zdarzają się również przypadki, kiedy trudno jest ustalić, w jakim stopniu dany pracownik skorzystał z postawionych do jego dyspozycji świadczeń związanych z zapewnianiem mu posiłków. Problemem może być wówczas ustalenie wartości tego świadczenia. Należy jednak pamiętać, że ustalenie wartości posiłków jest obowiązkiem płatnika. Jeżeli z jakichś przyczyn pracodawca nie dokona takich ustaleń, organy podatkowe podczas kontroli same określą przychód z tego tytułu, a także należny od niego podatek wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę. Za niepobranie lub pobranie od pracowników zaliczek na podatek w wysokości niższej niż należna na pracodawcę mogą również zostać nałożone sankcje karne skarbowe.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Korzystne regulacje w stosunku do finansowanych przez pracodawcę posiłków dla pracowników zawiera rozporządzenie składkowe. Ze składek zwolniona jest w całości wartość tych posiłków, których obowiązek zapewnienia przez pracodawcę wynika z przepisów bhp. Podstawy wymiaru składek nie stanowi również wartość opłaconych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł (§ 2 ust. 1 pkt 11 tego rozporządzenia). Wyłączenie to nie dotyczy posiłków regeneracyjnych wynikających z przepisów bhp (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia).

WAŻNE!

Wartość posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia jest zwolniona ze składek do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 190 zł, a posiłków regeneracyjnych wynikających z przepisów bhp – w całości.

Wartość pieniężną świadczeń zapewniających posiłki pracownikom należy ustalać na takich samych zasadach jak w przypadku przychodu z tego tytułu do celów podatkowych, tj.:

  • jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy,
  • jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione przez pracodawcę – według cen ich zakupu (§ 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia).

Przepisy rozporządzenia składkowego nie wskazują, jak ustalać wartość świadczenia, gdy pracodawca prowadzi stołówkę tylko dla pracowników i nie stosuje cen. Ale skoro podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, to ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku posiłków pracowniczych należałoby przyjąć ich wartość ustaloną według cen rynkowych w danej miejscowości.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Goc

Dyrektor Handlowy w firmie Janpol

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »