Czy zwrot wydatków za telefon pracownika podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu

PRZYKŁAD

Pracownikowi został przyznany ryczałt w wysokości 50 zł miesięcznie na korzystanie przez niego z telefonu firmowego na cele firmowe. Z billingu wynika jednak, że w marcu 2010 r. wydatki na rozmowy służbowe wyniosły niewiele ponad 20 zł. W związku z tym tylko ta kwota będzie objęta zwolnieniem z podatku. Natomiast pozostała część ryczałtu powinna zostać zaliczana do jego przychodów ze stosunku pracy za marzec br.

Podstawa wymiaru składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w myśl przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Ze składek zwolnione są jednak, podobnie jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika (§ 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Zatem zwrot kosztów za używanie telefonu pracownika do firmowych celów nie będzie zaliczany do podstawy wymiaru składek po spełnieniu warunków, które umożliwiają zwolnienie z podatku dochodowego.

Zwrot wydatków na abonament telefoniczny

Jeżeli chodzi natomiast o zwrot wydatków na abonament, jaki pracownik opłaca z tytułu użytkowania telefonu komórkowego, to jest on płacony niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z telefonu do celów pracodawcy, czy nie. Z założenia prywatny telefon pracownika służy przede wszystkim jego prywatnym celom. Nieuzasadnione byłoby w tym przypadku zaliczenie go do ekwiwalentu za używanie telefonu do celów pracodawcy. Ewentualny zwrot wydatków na abonament należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Będzie on również zaliczany do podstawy wymiaru składek, bowiem taki zwrot nie stanowi ekwiwalentu za używanie telefonu pracownika na potrzeby pracodawcy. Nie ma zatem w tym przypadku zastosowania wyłączenie z podstawy wymiaru tych składek.

Podstawa prawna

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 1, § 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).