| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Określenie „zaliczka” jest używane przez pracodawców w dwojakim znaczeniu: po pierwsze – jako kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia pracownika, po drugie – jako wypłata udzielana na wydatki w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część.

Rodzaj pobranej zaliczki wpływa nie tylko na procedurę działania przed jej otrzymaniem. Dla osoby rozliczającej pracownika istotna jest informacja, jakiego rodzaju zaliczkę pobierze pracownik, czy będzie to zaliczka na poczet zakupów, czy na poczet wynagrodzenia – również ze względu na fakt, że inne będą zasady rozliczenia tej należności.

Zaliczką są wypłaty (w formach: gotówkowej, przelewu bankowego czy umożliwienia korzystania z karty kredytowej) na rzecz pracownika dokonywane z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się, powiązane z koniecznością poniesienia przez niego wydatków związanych z wykonywaniem pracy, które powinien pokryć pracodawca (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy). Są to np. zaliczki na poczet kosztów delegacji służbowej, na zakup materiałów potrzebnych pracownikowi do pracy czy paliwa do samochodu służbowego.

Należy podkreślić, że nie można wykluczyć możliwości udzielania pracownikowi przez pracodawcę zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej (wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r., I PK 39/08).

Zaliczką jest też potocznie nazywana przedterminowa wypłata części wynagrodzenia na poczet wynagrodzenia, którego termin wypłaty przypada w okresie późniejszym. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 lipca 2001 r. (I PKN 552/00; OSNP 2003/12/291) stwierdził, że to wynagrodzenie zaliczkowe nie jest zaliczką w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

WAŻNE!

Nie jest zaliczką na poczet przyszłego wynagrodzenia nadpłata wynagrodzenia za pracę.

Zasady rozliczania zaliczek otrzymanych na poczet zakupów

Udzieloną pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów należy traktować jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 Kodeksu pracy). Ze względu na taki charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Pracownik dokonując zakupów na rzecz firmy z własnych środków otrzymałby od pracodawcy zwrot tych wydatków. Pracodawca może jednak na poczet tej należności wypłacić pracownikowi zaliczkę, którą następnie ten będzie zobowiązany rozliczyć. Gdy wartość zakupu przewyższa wysokość zaliczki, pracownik otrzyma zwrot różnicy między wypłaconą zaliczką a faktycznie wydaną kwotą. Jeśli natomiast wartość wydatków będzie niższa, pracownik jest zobowiązany do zwrotu niewykorzystanych kwot, a w przypadku gdy nie dokona planowanych zakupów – do zwrotu całej zaliczki. Jeżeli pracownik tego nie uczyni, pracodawcy przysługuje prawo do potrącenia kwoty zaliczki z wynagrodzenia pracownika.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Ministerstwo Finansów

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »