Czy wyjazd szkoleniowy powinien być rozliczany jak podróż służbowa

RADA

W tym przypadku wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej. Mimo że nie jest to podróż służbowa, wyjazd szkoleniowy mogą Państwo rozliczyć w sposób przyjęty przy rozliczaniu podróży służbowych.

UZASADNIENIE

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową muszą być spełnione następujące warunki:

• pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
• w trakcie wyjazdu pracownik musi wykonywać zadanie służbowe,
• zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

W przypadku wyjazdu na szkolenie pracownicy nie otrzymują zazwyczaj polecenia wyjazdu. W trakcie takiego wyjazdu pracownicy nie wykonują zadań służbowych, oczywiście z wyjątkiem sytuacji, gdyby np. pełnili funkcję organizatora szkolenia.

Podstawą rozliczania delegacji są przepisy rozporządzeń w sprawie podróży służbowych (odpowiednio krajowych lub zagranicznych). Zasady rozliczania wyjazdów szkoleniowych regulują natomiast przepisy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (rozporządzenie z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych). Przepisy te stanowią, że w przypadku nauki w formie szkolnej pracodawca może przyznać pracownikowi określone świadczenia, w tym może zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, jeśli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika (§ 4 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych).

Wyjazd na szkolenie jest jednak formą pozaszkolną kształcenia pracownika i obowiązują tu inne zasady. W sytuacji określonej w pytaniu pracownikom przysługiwał zatem zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu, ale tylko w przypadku, gdy zostali oni przez Państwa skierowani na szkolenie i w umowie z pracownikiem nie postanowili Państwo inaczej (§ 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych).