Pracodawcy spoza sfery budżetowej mają możliwość ustalenia innych warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, niż zostało to przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. dotyczącym zagranicznych podróży służbowych. Warunki te na ogół nie zależą wyłącznie od woli pracodawcy. Muszą się bowiem na nie zgodzić związkowcy (jeżeli warunki stanowią część układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) lub zainteresowany pracownik przystając na takie postanowienia umowy o pracę. Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość samodzielnego ustalenia warunków wypłacania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej przez pracodawcę tworzącego regulamin wynagradzania, u którego nie działają związki zawodowe. W takiej sytuacji prywatny pracodawca nie może jednak ustalić diety na niższym poziomie niż 23 zł za dobę.

Przeznaczenie diety

Przeznaczenie diety w zagranicznej podróży służbowej jest trochę inne niż w przypadku diet krajowych. Podczas gdy krajowa dieta ma pracownikowi zrekompensować podwyższone koszty wyżywienia, dieta zagraniczna służy ich całkowitemu pokryciu (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować. W szczególności takimi drobnymi wydatkami będą płatne napoje na pokładzie samolotu lub w pociągu, skorzystanie z płatnej toalety, zakup planu miasta czy opłacenie usługi bagażowego. Pracownik nie musi w rzeczywistości ponosić żadnych z ww. lub innych drobnych wydatków po to, by uzyskać prawo do tej części diety. Wobec powyższego nawet odebranie od zatrudnionego oświadczenia, że nie poniósł on żadnych drobnych wydatków, nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia mu 25% diety przeznaczonej na ten cel.

W konsekwencji pracodawca zapewniający pracownikowi w podróży zagranicznej bezpłatne całodzienne wyżywienie musi wypłacić pracownikowi 25% diety za każdą dobę podróży.

Zmniejszanie diety o zapewnione posiłki

W przeciwieństwie do diety krajowej, gdzie aby jej nie wypłacać pracodawca musi zapewnić pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, nawet częściowe zapewnienie zatrudnionemu wyżywienia w podróży zagranicznej powoduje odpowiednie obniżenie jego diety.

PRZYKŁAD

Spółka wysłała w podróż służbową do Belgii swojego przedstawiciela handlowego. Sekretarka zarezerwowała mu noclegi w hotelu w Liege, gdzie pracownik w cenie doby hotelowej miał zapewnione śniadania. W tej sytuacji pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 85% przewidzianej dla Belgii (100% - 15% za śniadanie = 85%). Ponieważ spółka stosuje przepisy rozporządzenia dotyczące podróży służbowych w sferze budżetowej, dieta pracownika wyniesie: 45 euro (dieta za dobę podróży do Belgii) × 85% = 38,25 euro.

Odpowiednio zapewniony w ramach biletu obiad na pokładzie samolotu zmniejszy dietę o 30%, a całodzienne wyżywienie wliczone w cenę karty promowej o 75% (15% za śniadanie + 30% za obiad + 30% za kolację).

Dieta przysługuje także pracownikowi, który zachorował w zagranicznej podróży służbowej. Jeżeli pracownik ten przebywa w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, dieta powinna zostać zmniejszona do 25%. Przepisy nie ograniczają zmniejszenia diety do pobytu w szpitalu, w którym pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie. Oznacza to, że nawet pobyt w zagranicznym zakładzie leczniczym, w którym pracownik w pełni lub częściowo odpłatnie korzysta z wyżywienia, powoduje obniżenie diety do 1/4 jej stawki dziennej.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Sposób obliczania diety

Kolejną różnicą między dietą przysługującą pracownikowi w podróży krajowej a dietą należną za podróż zagraniczną jest sposób jej obliczania. Podczas gdy w krajowej podróży służbowej pracownik nie ma prawa nawet do części diety, jeśli podróż trwała poniżej 8 godzin, to w zagranicznej podróży służbowej zachowuje w takim przypadku prawo do 1/3 diety.

Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Dieta w danej wysokości przysługuje dla docelowego państwa podróży służbowej. Oznacza to, że do ustalania diety nie ma znaczenia, że pracownik udając się do danego kraju przejeżdża po drodze przez inne kraje. Istotna jest stawka diety obowiązująca dla kraju, w którym będzie on wykonywał zadanie służbowe będące celem podróży.

PRZYKŁAD

Pracownik udał się w podróż służbową do Bukaresztu (Rumunia). Pociąg, którym jechał, przekroczył granicę ze Słowacją 5 maja 2008 r. o godz. 13.00. Następnie o godz. 17.30 pociąg wjechał na terytorium Węgier, by o 21.00 wjechać do Rumunii. W drodze powrotnej pociąg opuścił Rumunię 7 maja o godz. 14.50, by wjechać do Polski 8 maja o godz. 1.00. Stawka diety w Rumunii wynosi 36 euro, zaś w przypadku Słowacji i Węgier stawka ta wynosi 33 euro. Mimo iż pracownik znaczną część podróży spędził przejeżdżając przez te kraje, do rozliczenia jego należności nie bierzemy pod uwagę stawek diet obowiązujących dla krajów leżących na trasie jego podróży. Za całą podróż od 5 maja od godz. 13.00 do 8 maja do godz. 1.00 naliczamy diety według stawek właściwych dla kraju docelowego podróży służbowej, czyli dla Rumunii. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej będzie wyglądało następująco:

Zdarzają się sytuacje, w których rozliczenie należności pracownika jest bardziej skomplikowane. Jedna podróż służbowa może bowiem służyć załatwieniu kilku spraw w różnych krajach. Czy wówczas należy określić kraj, w którym załatwienie sprawy służbowej było najważniejsze i tylko to państwo będzie docelowym krajem podróży służbowej? Otóż nie. Przepisy nie ograniczają liczby państw docelowych podróży służbowej. Należy więc uznać, że państw docelowych jednej podróży służbowej może być kilka.