Jeżeli zapewnili Państwo pracownikom w delegacji bezpłatne całodzienne wyżywienie (co najmniej 3 posiłki dziennie), wówczas diety nie będą im się należały. W przeciwnym przypadku, np. gdy delegowani mieli zagwarantowane tylko śniadanie i obiad, powinni otrzymać diety. Wysokość kwoty za jedną, pełną dobę spędzoną w delegacji musi wynieść co najmniej 23 zł.

UZASADNIENIE

 Gdy zachodzi potrzeba wykonania przez danego pracownika określonego zadania poza stałym miejscem pracy, pracodawca może go delegować w podróż służbową, z tytułu której przysługują określone należności.

Pracownikowi delegowanemu w obrębie kraju poza miejsce pracy przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów:

• przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów (w wysokości faktycznie poniesionej, wynikającej z rachunku lub ryczałtowo, za każdy nocleg w wysokości 150% diety krajowej, wynoszącej obecnie zgodnie z rozporządzeniem o krajowych podróżach służbowych 23 zł),
• innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Niezależnie od faktu dokonania przez pracodawcę zwrotu wymienionych kosztów, pracownikowi należą się diety, które są ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Przy czym obowiązek wypłacenia diet nie jest uzależniony od spełnienia przez pracownika celu delegacji wyznaczonego przez pracodawcę.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do momentu powrotu (przyjazdu). Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

PRZYKŁAD

Pracownik wyjechał w podróż służbową 6 lipca 2009 r. o godzinie 8.00, a wrócił następnego dnia o godzinie 15.00. Pracodawca zapewnił pracownikowi obiad i kolację pierwszego dnia oraz śniadanie drugiego. Należności z tytułu podróży służbowych pracodawca wypłaca w wysokościach przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej. Pracownik w pierwszej dobie podróży służbowej (w godz. od 8.00 do 8.00) nie otrzymał pełnego wyżywienia, dlatego przysługuje mu pełna dieta w wysokości 23 zł. Za drugą, niepełną dobę (7 godz.) należy mu wypłacić połowę diety, czyli 11,50 zł.

Dieta nie jest wypłacana:

• pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
• w przypadku gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
• gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację. Nie jest to co prawda uregulowane wprost przepisami, jednak taki pogląd utrwalił się w literaturze prawa pracy.

Przy delegacji krajowej, w przeciwieństwie do zagranicznej podróży służbowej, nie ma podstaw, aby wypłacaną dietę pomniejszać procentowo w stosunku do zapewnionych pracownikowi posiłków. Oznacza to, że zagwarantowanie pracownikowi jedynie częściowego wyżywienia (np. w postaci dwóch posiłków dziennie) nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia należnej diety.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku ustalania regulaminu. W przypadku gdy powyższe kwestie nie zostały przez pracodawcę uregulowane we wspomnianych aktach prawa wewnętrznego bądź w umowie o pracę, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów krajowej delegacji określone w rozporządzeniu z 19 grudnia 2002 r. o krajowych podróżach służbowych.

WAŻNE!

W aktach wewnątrzzakładowych dieta z tytułu podróży służbowej odbywanej na terytorium kraju nie może zostać ustalona na niższym poziomie niż dla pracowników tzw. budżetówki, która obecnie wynosi 23 zł.

Regulacje wewnętrzne mogą przewidywać wyższą wysokość diety. Jednak nadwyżka ponad 23 zł będzie stanowić dla pracowników przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Podstawa prawna

• art. 77⁵ § 3, § 4 i § 5 Kodeksu pracy,
• § 3, § 4 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).