| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Rozliczenia z pracownikiem podróżującym służbowo

Rozliczenia z pracownikiem podróżującym służbowo

Odpowiednie określenie w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy przez pracownika może zaoszczędzić pracodawcy wydatków związanych z należnościami tej osoby z tytułu podróży służbowych. Za przemieszczanie się po obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy pracownik nie ma bowiem prawa do żadnych świadczeń wynikających z podróży służbowej.

Zakład pracy określając miejsce pracy pracownika nie musi wskazać konkretnej miejscowości. W przypadku niektórych pracowników (np. handlowców, inspektorów, monterów, robotników budowlanych) korzystniejsze jako miejsce wykonywania pracy jest wskazanie określonego obszaru, np. terenu powiatu, województwa. Wówczas pracownikowi za pracę świadczoną na tym terenie nie będą przysługiwały należności z tytułu podróży służbowych. Wskazanie miejsca pracy jako pewnego obszaru musi być uzasadnione rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika. Obszar ten nie może być zbyt duży. W praktyce Inspekcja Pracy dopuszcza ustalenie wielkości obszaru, na którym ma być świadczona praca, jako region obejmujący 3 województwa.

Diety

Wyżywienie pracownika, co do zasady, jest jego prywatną sprawą zaliczaną do potrzeb socjalnych, na zaspokojenie których powinno służyć wynagrodzenie za pracę. Wyjątkiem od tej zasady jest wysłanie pracownika w delegację, gdyż prawie zawsze powoduje to zwiększenie kosztów wyżywienia. W takiej sytuacji pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszt poniesienia wyższych niż zwykle wydatków na posiłki. Wyjazd na polecenie służbowe obciąża kosztowo zakład pracy, a przerzucanie części wydatków na zatrudnionego jest zabronione.

Dieta w krajowej podróży służbowej wynosi 23 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Oznacza to, że dieta nie ma na celu pokrycia kosztów całodziennego wyżywienia pracownika, lecz zrekompensowanie mu różnicy w wydatkach ponoszonych na co dzień na posiłki w miejscowości(ach), gdzie mieszka i pracuje, i w wydatkach poniesionych na ten cel w podróży służbowej.

PRZYKŁAD

Antoni S. codziennie rano w domu pije kawę i zjada 2 kanapki lub zupę mleczną. Następnie przygotowuje sobie do pracy kanapki na drugie śniadanie. Po pracy je w domu obiad i kolację. Wydatki pana Antoniego na dzienne wyżywienie wynoszą od ok. 30 do 40 zł. Wydatki te wzrastają, gdy zostaje wysłany w delegację. Przygotowywanie sobie wówczas całodziennego wyżywienia jest niemożliwe lub znacznie utrudnione. Dlatego pan Antoni jest zmuszony kupować gotowe posiłki. W podróży służbowej jada w barach i restauracjach wydając ok. 60-70 zł na całodzienne wyżywienie. Dieta z tytułu podróży służbowej ma mu zrekompensować tę różnicę.

Dieta ma charakter ryczałtu. A więc bez względu na faktyczną różnicę między kosztami wyżywienia w podróży służbowej a kosztami wyżywienia ponoszonymi przez pracownika w stałym miejscu pracy (50 zł, 30 zł, 0 zł) pracownikowi przysługuje 23 zł na dobę. Dieta przysługuje pracownikowi nawet wówczas, gdy w związku z odbywaniem krajowej podróży służbowej poniesie niższe koszty na wyżywienie.

PRZYKŁAD

Dyrektor handlowy zatrudniony na stałe w Warszawie udał się na tydzień w podróż służbową do Tarnowa. Dyrektor mieszkając w Warszawie stołuje się zwykle w restauracjach. W czasie delegacji jadając w restauracjach zapłaci mniej niż w stolicy, gdyż w Tarnowie są niższe ceny. Mimo to za każdą dobę podróży przysługuje mu pełna dieta.

Zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego krajowych podróży służbowych dieta nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne wyżywienie. Rozwiązanie to dotyczy tylko sytuacji, gdy zapewnienie bezpłatnego wyżywienia ma jakiś związek z pracodawcą, np. zostało zapewnione przez niego (w tym zwrot kosztów na podstawie rachunków), przez jego kontrahenta, przez hotel opłacony przez pracodawcę itp. Dieta należy się natomiast pracownikowi, który stołuje się np. u swojej rodziny mieszkającej w mieście docelowym podróży służbowej, nawet jeśli faktycznie nie poniesie żadnych kosztów wyżywienia. Nie ma tu więc zastosowania zasada, że nie przysługuje zwrot wydatku, którego pracownik faktycznie nie poniósł.

Bezpłatne wyżywienie, które musi być zapewnione pracownikowi, aby nie przysługiwała mu dieta, musi być całodzienne. Przy czym za całodzienne wyżywienie należy uznać minimum 3 posiłki rozłożone na cały dzień i następujące w możliwie równomiernych odstępach czasu.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywający w delegacji w Chełmie otrzymuje w hotelu śniadanie (w godz. od 8.00 do 8.30) i obfitą obiadokolację (w godz. od 18.00 do 19.00). Posiłków tych nie można uznać za całodzienne wyżywienie, nawet jeżeli obiadokolacja składa się z 2 lub więcej dań. W środku dnia brakuje bowiem posiłku, który musi w razie potrzeby kupić z własnych środków.

Niezapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia powoduje konieczność wypłacenia pełnej diety, nawet jeśli pracownik miał prawo do 1 czy 2 posiłków.

Jest to istotna różnica między dietą za krajową podróż służbową a dietą należną z tytułu odbywania podróży zagranicznej, gdyż ta druga ulega procentowemu zmniejszeniu o zapewnione posiłki.

WAŻNE!

Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi pełną dietę z tytułu odbywania podróży służbowej również wtedy, gdy pracownik miał zapewnione śniadania w hotelu w cenie noclegu.

Dieta nie przysługuje pracownikowi za czas delegowania do miejsca jego stałego lub czasowego zamieszkania. Nieistotne jest w tym przypadku miejsce zameldowania pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik wynajmuje mieszkanie w Legionowie i dojeżdża do pracy w Warszawie. Warsztat samochodowy, w którym pracownik jest na stałe zatrudniony, wysłał go w podróż służbową do Legionowa w celu naprawy samochodu w garażu klienta. Naprawa trwała 12 godzin. Na ogólnych zasadach pracownikowi przysługiwałaby 1/2 diety, czyli 11,50 zł. Kwota ta jednak nie przysługuje, gdyż miejscowość docelowa podróży służbowej jest miejscowością czasowego pobytu zatrudnionego.

W przypadku ustalania prawa do diety wliczeniu i sumowaniu podlegają wszystkie godziny podróży bez względu na to, czy w tym czasie była świadczona praca. Zaliczamy więc zarówno te godziny, które harmonogramowo przypadają na godziny pracy, jak i te, które przypadają w czasie delegacji poza tymi godzinami. Obowiązują tu bowiem inne reguły niż właściwe do obliczania czasu pracy w podróży służbowej.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w Białymstoku został wysłany w podróż służbową (bez wyżywienia) do Wrocławia. Wyjechał 14 kwietnia o godzinie 8.00, a wrócił 15 kwietnia o godzinie 21.00. Wyliczenie należnych mu diet przedstawia się następująco:

czas trwania podróży: 16 godzin (8.00-24.00) 14 kwietnia + 21 godzin (0.00-21.00) 15 kwietnia = 37 godzin.

Za pierwszą dobę podróży pracownikowi przysługuje pełna dieta. Za drugą dobę, mimo że nie jest to doba pełna (37 godz. - 24 godz. = 13 godz.), również przysługuje cała dieta, gdyż czas podróży w drugiej dobie jest dłuższy niż 8 godzin (13 > 8). Pracownik powinien otrzymać z tytułu diet: 2 x 23 zł = 46 zł.


Pytania i odpowiedzi

(?) Czy mogę obniżyć wysokie koszty z tytułu diet wydając pracownikom suchy prowiant?

Jeżeli wyda Pan pracownikowi suchy prowiant, obiektywnie zapewniający całodzienne wyżywienie, to nie musi Pan wypłacać zatrudnionemu diety.

Suchy prowiant musi w tej sytuacji wystarczyć na minimum 3 posiłki. Nie może być więc przygotowany w ten sposób, by nadawał się do spożycia „od razu w całości”. Jeżeli podróż służbowa trwa dłuższy okres, suchy prowiant może zastąpić diety oczywiście tylko do czasu, gdy będzie się nadawał do spożycia. Jest to więc rozwiązanie możliwe do zastosowania jedynie w krótszych podróżach. Żaden przepis prawa nie zobowiązuje do zapewnienia pracownikowi w delegacji przynajmniej jednego ciepłego posiłku. W przypadku jednodniowej podróży można jednak zaopatrzyć pracownika w termos z gorącą zupą i w ten sposób zapewnić mu jeden ciepły posiłek.

W razie wątpliwości, czy suchy prowiant wydawany pracownikom udającym się w podróż służbową zapewnia całodzienne wyżywienie, doradzam zwrócić się o pisemną ekspertyzę do specjalisty w zakresie żywienia.

(?) Czy pracownikowi zatrudnionemu w Warszawie należą się diety za czas wyjazdu służbowego do Wałbrzycha, jeżeli jest on zameldowany w Wałbrzychu (w mieszkaniu rodziców)?

Państwa pracownikowi przysługują w tym przypadku diety. Do rozpatrzenia prawa pracownika do diet istotna jest miejscowość faktycznego zamieszkania pracownika w okresie, w którym jest odbywana podróż służbowa. Nie sposób, by pracownik zatrudniony na stałe w Warszawie mieszkał w Wałbrzychu. Należy więc w tej sytuacji wypłacić pracownikowi diety, gdyż osoba ta ma inną miejscowość zamieszkania (czasowego) niż Wałbrzych.

Zwrot kosztów przejazdu

Do pracodawcy należy wybór środka transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż służbową. Oznacza to, że wybranie przez pracownika środka transportu według własnego uznania może spowodować, że pracodawca nie zwróci mu należności za przejazd lub je ograniczy.

PRZYKŁAD 1

Zakład pracy wysłał pracownika stale zatrudnionego w Łodzi w podróż służbową do Lublina. Pracownik otrzymał bilety kolejowe na drogę tam i z powrotem. Pracownik wrócił do Łodzi autobusami PKS. Zmiany środka lokomocji nie uzasadnił żadnymi ważnymi powodami (np. odwołaniem pociągu). W tej sytuacji pracodawca, który wydał już pieniądze na powrotny bilet kolejowy pracownika, nie ma obowiązku zwrócenia mu pieniędzy za bilet autobusowy.

PRZYKŁAD 2

 Pracownik wysłany w delegację z Warszawy do Szczecina w poleceniu wyjazdu służbowego miał wskazany pociąg jako właściwy środek lokomocji. Podróż powrotną postanowił odbyć samolotem, aby zaoszczędzić czas i stawić się jeszcze tego samego dnia w pracy (co byłoby niemożliwe w przypadku powrotnej podróży pociągiem). Zamiast biletu na pociąg pracownik wykupił więc droższy bilet na samolot. W tej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do pokrycia pracownikowi jedynie kosztów biletu do wysokości ceny biletu kolejowego. Niezrefundowanie pracownikowi tej części kosztów podróży byłoby sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Bez względu na postępowanie pracownika, zakład pracy i tak był zobowiązany ponieść wydatek do tej wysokości.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu na określony środek transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na ten środek transportu (zarówno służbowej, jak i niezwiązanej z wykonywaną pracą - np. emerytalnej czy studenckiej). Pracodawca refunduje pracownikowi poniesione koszty podróży na podstawie przedłożonej mu faktury lub biletu.

Na wniosek pracownika firma może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jej własnością. Oznacza to, że pracodawca nie może nakazać pracownikowi odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem. Takie rozwiązanie jest możliwe wyłącznie na wniosek pracownika.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową własnym środkiem transportu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w § 2 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Korzyści

Pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych może ustalić niższe kwoty zwrotu za przejechanie kilometra w podróży służbowej własnym samochodem.

Pracownikom zatrudnionym w zakładach, które nie uregulowały kwot zwrotu za przebyte kilometry, za podróż służbową odbytą własnym samochodem należy się zwrot zgodny z ww. rozporządzeniem. Stawki zwrotu kosztów podróży odbytej samochodem przedstawia tabela:

Pytania i odpowiedzi

(?) Czy pracownik, który udał się w sobotę w podróż służbową do Sopotu, mimo że w poleceniu wyjazdu służbowego miał zapisane rozpoczęcie podróży w poniedziałek, ma prawo do zwrotu kosztów tego wcześniejszego przejazdu?

Pracownikowi przysługuje w tej sytuacji zwrot kosztów podróży. Fakt, że pracownik w swoim prywatnym czasie przemieścił się na miejsce docelowe podróży służbowej, nie zwalnia pracodawcy z konieczności zrefundowania mu kosztów podróży z miejscowości określonej jako początkowa (może to być miejscowość, w której znajduje się zakład pracy lub miejscowość aktualnego zamieszkania pracownika). Oczywiście, za prywatnie spędzony w Sopocie weekend pracownik nie zachowuje prawa do diet i innych należności wynikających z podróży służbowej.

(?) Czy możemy się zgodzić, by pracownik odbył podróż służbową pożyczonym autem? Jeżeli tak, to czy rozliczenie się z nim na podstawie długości przebytej trasy będzie zwolnione od podatku i składek?

Mogą Państwo zgodzić się na takie rozwiązanie. Dane samochodu (marka, model, nr rejestracyjny, pojemność silnika) powinny w tej sytuacji zostać wpisane w poleceniu wyjazdu służbowego (druk delegacji). Do celów dowodowych należy też odebrać od pracownika na piśmie wniosek o odbycie podróży samochodem nienależącym do pracodawcy. Zwrot kosztów podróży zgodnie ze stawkami „kilometrówki” przyjętymi w zakładzie (nie wyższymi niż przyjęte w rozporządzeniu) lub stawkami z rozporządzenia, podobnie jak wszystkie inne należności w związku z podróżą służbową przewidziane przepisami, są dla pracowników wolne od podatku i składek.

Korzyści

Świadczenia (refundacje) dokonane w związku z odbyciem podróży służbowej na rzecz pracownika są wolne od podatku i składek pod warunkiem, że zostały przyznane i naliczone zgodnie z przepisami.

Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (4,60 zł).

Czas podróży służbowej, za którą przysługuje ryczałt za dojazdy, został ograniczony do samego pobytu. Oznacza to, że nie należy tu brać pod uwagę czasu tzw. podróży właściwej, tzn. że nie podlega wliczeniu czas podróży służbowej, w jakim pracownik przemieszcza się z miejscowości, z której wyrusza w podróż, do miejscowości, gdzie ma wykonać zadanie służbowe, ani nie podlega wliczeniu czas powrotu. Jest to uzasadnione tym, że w czasie właściwej podróży pracownik nie ponosi kosztów dojazdów miejscowych.

PRZYKŁAD

 Pracownik wyruszył w podróż służbową z Koszalina 17 kwietnia br. o godz. 9.00. Do Jeleniej Góry, gdzie miał przeprowadzić audyt podległej jednostki, dotarł tego samego dnia o godz. 20.00. W drogę powrotną kontroler wyruszył 18 kwietnia o godz. 17.00. Do Koszalina dotarł 19 kwietnia o godz. 3.20. Rozliczenie jego ryczałtów na dojazdy będzie wyglądało następująco:

od godz. 20.00 17 kwietnia do godz. 17.00 18 kwietnia upłynęło 21 godzin pobytu, co oznacza, że pracownik ma prawo do ryczałtu za dojazdy w wysokości 4,60 zł. Gdyby pracownik przebywał w Jeleniej Górze ponad 3 godziny dłużej, przysługiwałyby mu już 2 ryczałty (9,20 zł), gdyż rozpocząłby drugą dobę pobytu.

Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Pracownik powinien więc złożyć pracodawcy oświadczenie, że dojeżdżał z miejsca, gdzie nocował, do miejsca wykonywania zadania służbowego. Nie nabywa prawa do ryczałtu m.in. pracownik:

• dowożony przez kierowcę z hotelu do miejsca świadczenia pracy i z powrotem,

• przychodzący na piechotę do miejsca wykonywania pracy,

• który mimo przebywania w podróży służbowej danego dnia nie musi stawić się w określonym miejscu w celu świadczenia pracy (np. w czasie weekendu, choroby),

• świadczący pracę w czasie podróży służbowej w tym samym budynku, w którym nocuje.

Prawem pracodawcy, ale nie jego obowiązkiem, jest rozliczenie na wniosek pracownika jego dojazdów na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów, a nie ryczałtowo. Zgodne z przepisami jest rozliczenie dojazdu pracownika każdym środkiem komunikacji miejscowej. Możliwy transport nie ogranicza się zatem do środków komunikacji zbiorowej (metro, tramwaj, trolejbus, autobus), ale obejmuje także taksówki.

Zgoda na rozliczenie kosztów dojazdu pracownika na podstawie poniesionych wydatków jest szczególnie wskazana w przypadkach, gdy pracownik wybrał droższy środek transportu (taksówkę) w związku z dbałością o przewożone mienie pracodawcy (np. niebezpieczny mógłby się okazać przejazd z laptopem nocnym autobusem).


Pytania i odpowiedzi

(?) Czy pracownikowi, którego wysłaliśmy w podróż służbową należącym do nas samochodem, przysługuje ryczałt na dojazdy? Pracownik twierdzi, że z powodu korków nie korzystał z auta do jazdy po mieście?

Jeżeli pracownik nie korzystał ze służbowego samochodu do codziennych dojazdów do miejsca wykonywania pracy w podróży służbowej i nie otrzymał takiego polecenia służbowego, to należy mu wypłacić ryczałt. Z nakazania pracownikowi odbycia podróży samochodem służbowym nie wynika jednoznacznie, iż intencją pracodawcy było również to, by pracownik używał auta do codziennych przejazdów przez miasto.

W takim przypadku nie poniosą Państwo znacząco wyższych kosztów lub mogą Państwo ponieść nawet niższe, gdyż jeżdżąc po mieście pracownik zużyłby pewną ilość paliwa. Jeżeli musiałby skorzystać z parkometru, to również ten koszt obciążałby Państwa zakład. Biorąc pod uwagę korki i fakt, że miasto to może nie być znane pracownikowi, należy takie rozwiązanie uznać za uzasadnione.

Refundacja kosztów noclegu

Koszty noclegów są jednymi z najbardziej znaczących przy podróżach służbowych, dlatego warto, by pracodawca określił limit ceny, do której pracownicy mogą szukać noclegu w podróży służbowej.

Brak możliwości wynajęcia pokoju w danej cenie, czy to np. z powodu zbyt niskiego określenia limitu w stosunku do cen w danym mieście, czy z powodu braku wolnych miejsc nie chroni pracodawcy przed obowiązkiem zrefundowania pracownikowi rzeczywiście poniesionego wydatku.

W praktyce najskuteczniejszym środkiem limitowania wydatków na noclegi w podróżach służbowych jest zlecenie jednemu z zatrudnionych (np. sekretarce, pracownikowi administracji) wcześniejszego rezerwowania pokoju w określonym hotelu pracownikowi udającemu się w delegację. Najlepsze efekty oszczędnościowe procedura ta może dać w połączeniu ze stałą współpracą z daną siecią hoteli, co wiąże się z wynegocjowaniem atrakcyjnych rabatów.

Pracownikowi, który nie przedłożył pracodawcy rachunków (faktur) za nocleg i któremu pracodawca, kontrahent (organizator szkolenia, konferencji) nie zapewnił bezpłatnego noclegu, przysługuje ryczałt w równowartości 150% diety, czyli 34,50 zł. Najczęściej ryczałt jest wypłacany pracownikowi, który nocuje u rodziny lub znajomych.

Aby ryczałt za nocleg należał się pracownikowi, nocleg musi trwać minimum 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Dodatkowo ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.

PRZYKŁAD

Serwisant został wysłany w podróż służbową z Kielc do Radomia. Za pozwoleniem szefa udał się w delegację swoim autem. Wyjechał w środę w południe. Na miejsce dojechał o godz. 14.00 i niezwłocznie przystąpił do naprawy uszkodzonego urządzenia. Naprawę ukończył o godz. 3.00 w nocy i wyruszył w drogę powrotną do Kielc. W tej sytuacji pracownikowi nie przysługuje ryczałt za nocleg. Mimo że pobyt pracownika trwał 6 godzin między 21.00 a 7.00, to do faktycznego nocowania w Radomiu nie doszło.

Inaczej byłoby, gdyby pracownik wyruszył w drogę powrotną do Kielc o godz. 22.00 i przespał się w samochodzie na przydrożnym parkingu w godzinach 23.00 - 5.00. Wówczas ryczałt by mu się należał. Nocleg trwałby bowiem minimum 6 godzin, a postoju na parkingu nie zalicza się do czasu przejazdu.

Ryczałt za nocleg nie przysługuje również, gdy pracodawca uzna, że pracownik obiektywnie ma możliwość codziennego nocowania w swoim miejscu zamieszkania (np. pracownik wykonuje zadanie służbowe w miejscowości oddalonej o 1 kilometr od wsi, w której mieszka).

Pytania i odpowiedzi

(?) Czy musimy kierowcy ciężarówki wypłacać ryczałty za noclegi na przydrożnych parkingach, jeżeli kabina jego samochodu jest przystosowana do spania?

Nie muszą Państwo wypłacać ryczałtu kierowcy, który zgodził się nocować w kabinie. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, jeżeli samochód znajduje się na postoju i jest wyposażony w miejsce do spania, to jego kierowca może tam wykorzystać swój odpoczynek dobowy. Oznacza to, że ma zapewniony bezpłatny nocleg. Pracownik, na parkingu, na którym nocuje, powinien mieć dostęp do węzła sanitarnego.

Oczywiście takie rozwiązanie jest ograniczone warunkami atmosferycznymi. Jeżeli temperatura nie pozwalałaby na nocowanie w kabinie, kierowca ma prawo do spędzenia noclegu w ogrzewanym pokoju, np. w motelu z parkingiem i rozliczenia tego noclegu na podstawie rachunku (faktury).

Zwrot innych kosztów

Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości zamieszkania i z powrotem.

Pracownikowi przysługuje także zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Będą to w szczególności opłaty za przejazdy płatnymi odcinkami dróg, za parkowanie, zwrot za przejazd z dworca do domu taksówką (np. w sytuacji bardzo późnego powrotu do domu) i inne.

PRZYKŁAD

 Pracownik, zgodnie z sugestią dyrekcji, będąc w delegacji w Toruniu zaprosił kontrahentów firmy na kolację do drogiej restauracji na starówce. Faktura za kolację powinna zostać pracownikowi rozliczona po powrocie do firmy, gdyż wydatek ten był przewidywany przez dyrekcję i w jej opinii potrzebny w związku z finalizacją kontraktu.

Zaliczka i rozliczenie kosztów po podróży

Pracodawca na wniosek pracownika musi przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Oznacza to, że angażowanie przez pracownika w krajowej podróży służbowej własnych środków i pokrywanie z nich bieżących wydatków obciążających pracodawcę (koszty noclegu w hotelu, biletu kolejowego) jest dopuszczalne tylko przy braku wykazania inicjatywy przez zatrudnionego w celu uzyskania zaliczki.

Pracownik, który nie wnioskował do pracodawcy o wypłatę zaliczki i pokrywa koszty podróży służbowej z własnych pieniędzy, nie nabywa prawa do odsetek, jeżeli pracodawca rozliczy się z nim w ciągu 2 tygodni od dnia zakończenia podróży.

WAŻNE!

Rozliczenie kosztów delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni od jej zakończenia.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, aby uzyskać refundację pracownik musi złożyć w firmie pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

• art. 8, art. 775 Kodeksu pracy,

• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),

• § 2 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Arkadiusz Mika

specjalista w zakresie prawa pracy

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

BSWW Legal & Tax

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »