REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej wynosi 20% kwoty diety (6 zł). Nalicza się go za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej, ale tylko wówczas, gdy pracownik ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zasady przyznawania ryczałtu na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 20% kwoty diety i wynosi obecnie 6 zł. Jest on naliczany za każdą rozpoczętą dobę podróży, jeżeli w tym czasie pracownik ponosił koszty dojazdów komunikacją miejscową.

Autopromocja

Ryczałt nie jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi automatycznie, wynikającym wyłącznie z liczby rozpoczętych dób podróży służbowej. Prawo do ryczałtu jest uwarunkowane udokumentowaniem (biletami, paragonami, rachunkami, fakturami) kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, tramwajem lub rowerem).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Brak prawa do ryczałtu na dojazdy w podróży służbowej

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydatki przekraczające ryczałt

Ryczałt na jazdy lokalne w wielu miastach nie wystarczy na zakup dwóch biletów komunikacji miejscowej (na przejazd w obie strony). Zatem w rzeczywistości nie jest to kwota wyrównująca poniesiony przez pracownika wydatek. Skoro pracodawca nie kwestionuje, że pracownik musiał wydać na przejazdy lokalne więcej niż wynosi ryczałt, to należy uznać, że powinien zwrócić pracownikowi nadwyżkę kosztów. Jako zasadę należy przyjąć uzgadnianie przez strony takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowanie się pracownika z pracodawcą przed ich dokonaniem. Wyjątkowo pracodawca może uznać poniesione z tego tytułu koszty, o których dowiedział się po fakcie. Zaleca się, aby dla porządku tego rodzaju kwestie uregulować w treści regulaminu wynagradzania lub w załączniku do tego regulaminu stanowiącym odrębny regulamin podróży służbowych.

Przykładowy zapis może brzmieć następująco:

(...) § 6

  1. W przypadku poniesienia przez pracownika podczas podróży służbowej kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej przekraczających kwotę ryczałtu przeznaczoną na pokrycie tych kosztów pracodawca zwraca pracownikowi powstałą nadwyżkę.
  2. Zwrotu nadwyżki dokonuje się na podstawie skasowanych biletów, a w przypadku ich braku – na podstawie paragonu, rachunku lub faktury za przejazd albo oświadczenia w przypadku zagubienia ww. dokumentów.
  3. Pracodawca nie zwraca nadwyżki, o której mowa w ust. 1, jeżeli pracownik pokrył koszt przejazdu komunikacją miejscową z otrzymanej zaliczki lub służbową kartą płatniczą, jeżeli została mu powierzona. (...)

Rozliczenie przejazdów miejscowych

Pracownik przedstawia w rozliczeniu bilety na przejazd komunikacją miejscową. Jest to wystarczający dokument potwierdzający dokonanie wydatku (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) tylko wówczas, gdy pracownik przekazuje skasowane bilety. Pracownik otrzymuje bowiem zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z przemieszczaniem się. Przejazd komunikacją miejscową wymaga posiadania oraz skasowania biletu. Nieskasowanie biletu przez pracownika oznacza niewypełnienie warunków umowy przewozu. Powstaje w tym przypadku uzasadnione domniemanie, że w rzeczywistości pracownik nie przemieszczał się środkiem komunikacji lokalnej w miejscowości docelowej. Bilet zakupiony, ale nieskasowany, nie może być traktowany jako potwierdzenie poniesienia kosztów przejazdu, lecz jedynie poświadcza poniesienie wydatku na jego nabycie.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Joanna T. wyjechała na 3 dni w podróż służbową do Wrocławia. Przez 2 dni miała dojeżdżać na szkolenie w obrębie tego miasta. Pracownica zakupiła 4 bilety na dojazdy komunikacją miejscową. W pierwszym dniu szkolenia wykorzystała jeden bilet, aby tam dojechać. Ze szkolenia wróciła z koleżanką, która jak się okazało zamieszkuje w sąsiednim hotelu. Joanna T. na szkolenie w kolejnym dniu pojechała i wróciła z koleżanką, nie wykorzystując zakupionych biletów. W tym przypadku pracownica nie otrzyma zwrotu za bilety, ponieważ z nich nie skorzystała. Pracodawca nie ma zatem obowiązku wypłaty ryczałtu za dojazdy miejscowe.

Skutki składkowo-podatkowe

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przewiduje możliwość rozliczenia faktycznych kosztów przejazdów przekraczających ryczałt. Jeżeli zatem koszty te zostały udokumentowane, to nie wystąpi żaden skutek w zakresie poboru zaliczki na podatek i składek od kwoty zwrotu przekraczającej ryczałt. Nadal jest to wydatek delegacyjny przewidziany w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zwolniony z obciążeń publicznoprawnych (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Zwrot przez pracodawcę udokumentowanych kosztów przekraczających ryczałt na dojazdy nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Jeden z naszych pracowników odbywał podróż służbową na terenie kraju. W jednym z dni pobytu miał wziąć udział w międzynarodowej naradzie. Pracownik skorzystał w tym celu z taksówki, mimo że dostępne były autobusy i tramwaje kursujące do miejsca umówionego spotkania. Czy w tej sytuacji możemy wypłacić pracownikowi ryczałt na dojazd, mimo że koszt taksówki był wyższy?

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie zobowiązuje pracodawcy do pokrywania wyższych kosztów niż przewidziane w tych przepisach (rozporządzenie nie zawiera określenia „pracodawca pokrywa”, „pracodawca wyraża zgodę”), ale też nie można interpretować § 9 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego wypłaty ryczałtu na dojazdy miejscowe w ten sposób, że pracodawca ma pełną dowolność w tym zakresie i może pokryć jedynie część wydatku na taki dojazd. Powinni Państwo przeanalizować poniesiony przez pracownika wydatek pod kątem jego zasadności. Należy zwrócić przy tym uwagę na celowość wyboru przez pracownika taksówki jako środka transportu oraz stopień ważności dla interesów firmy spotkania, w którym osoba ta uczestniczyła, i na tej podstawie podjąć decyzję o ewentualnym zwrocie nadwyżki poniesionych kosztów.

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Przygotuj się na ograniczenia w handlu w Wielką Sobotę. Sklepy będą pracować krócej!

    Wielkanoc tuż, tuż, więc nic dziwnego, że sklepy są oblężone. W Wielki Piątek wiele z nich przedłużyło godziny handlu. Warto zrobić wcześniej zakupy, bowiem w sobotę handel będzie ograniczony. W jakich godzinach sklepy będą handlować w Wielką Sobotę?

    ZUS: 1431 zł odszkodowania za każdy procent uszczerbku na zdrowiu. Od 1 kwietnia 2024 r. nowe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    Od 1 kwietnia 2024 r. obowiązują nowe, wyższe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Lekarz orzecznik może przyznać 1431 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    REKLAMA

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    Elektroradiolog - kim jest i co robi?

    Elektroradiolog to nowy zawód medyczny. Wielu idąc na tzw. prześwietlenie, tj. n. badanie w pracowniach rentgenowskich RTG - nie zdaje sobie sprawy, że jest to wymagający zawód, który wiąże się z pracą w szkodliwych i trudnych warunkach dla zdrowia tego pracownika - ze względu na promieniowanie. Praca przy wykonywaniu badań z zakresu diagnostyki obrazowej (rentgenografia, rentgenoskopia, radiologia stomatologiczna, mammografia, densytometria rentgenowska, tomografia komputerowa) jest wymagająca.

    REKLAMA