| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Regulamin podróży służbowych - przykładowe zapisy

Regulamin podróży służbowych - przykładowe zapisy

Regulamin podróży służbowych może przewidywać własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. Warto ustalić w nim stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

Jeżeli dieta, o której mowa w § 1, nie pokryła kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróży zagranicznej, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między otrzymaną dietą a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi z tego tytułu. W razie wątpliwości co do ich poniesienia pracownik, na żądanie pracodawcy, powinien złożyć na piśmie odpowiednie uzasadnienie.

(...)

Ustalając wysokość stawek diety zagranicznej i za używanie pojazdu prywatnego należy mieć na uwadze, aby:

  • nie były one rażąco niskie,
  • odpowiadały przynajmniej standardowym wydatkom, jakie w czasie podróży musi ponieść pracownik (lub osoba współpracująca z pracodawcą) – dotyczy to zarówno stawek za użytkowanie prywatnego pojazdu w czasie delegacji, jak i zagranicznej diety.

Wyznaczając wysokość zarówno diety, jak i stawki użytkowania prywatnego pojazdu w delegacji proponowanym rozwiązaniem jest analiza niezbędnych wydatków, jakie może ponieść pracownik, na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów, którą powinien przygotować i przedstawić pracodawcy przed wysłaniem w podróż służbową. Można też dokonać uśredniania stawek za 1 kilometr przebiegu, np. nie różnicując wysokości stawki w zależności od pojemności silnika samochodu osobowego.

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi po zmianach w VAT

Przykładowy zapis dotyczący stawek za używanie prywatnego pojazdu w delegacji

(...) § 5 [Stawki za używanie prywatnego pojazdu]

Pracownikowi w delegacji służbowej przysługuje zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które wynoszą:

  1. dla samochodu osobowego bez względu na pojemność skokową silnika – 0,65 zł,
  2. dla motocykla – 0,20 zł,
  3. dla motoroweru – 0,10 zł.

W przypadku gdy koszt używania samochodu osobowego lub motocykla ustalony według stawek, o których mowa w § 5, przewyższy rzeczywiste koszty paliwa zużytego na przejazd w delegację, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami.

Rzeczywiste koszty poniesione na zakup paliwa pracownik dokumentuje oświadczeniem o wielkości zużycia paliwa na 100 km pojazdu wykorzystywanego w delegacji, o którym mowa w § 2. Pracodawca ma prawo do weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia.

(...)

Powierzenie karty płatniczej

Powierzenie pracownikowi udającemu się w podróż służbową firmowej karty płatniczej wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie. Szczegółowe poinformowanie pracownika o zasadach korzystania ze służbowej karty w czasie delegacji pomoże uniknąć stronom wątpliwości co do zasadności użycia karty przez pracownika i jego odpowiedzialności za tak przekazane mienie.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

URLOPY WYPOCZYNKOWE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Jarosław Oworuszko

Dyrektor Finansowy LeasePlan

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »