| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Kwestię ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej. Jakie diety z tytułu podróży służbowych przysługują pracownikom? Jakie są zasady rozliczania podróży służbowych pracowników?

Diety

Od 1 marca 2013 r. dieta za każdą dobę podróży krajowej pracownika wynosi 30 zł (wcześniej było to 23 zł). Wysokość należności z tytułu diet jest uzależniona od czasu trwania podróży – oblicza się ją za czas „od” rozpoczęcia podróży (wyjazdu) „do” powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Takie uregulowanie oznacza, że czas pobytu pracownika w delegacji to zarówno czas pobytu w miejscowości, do której został on skierowany, jak i czas przemieszczania się środkami transportu w celu dojechania do danej miejscowości oraz powrotu z tej miejscowości.

W przypadku podróży trwającej nie dłużej niż dobę pracownikowi przysługuje:

  • 15 zł za podróż trwającą od 8 do 12 godzin,
  • 30 zł za podróż trwającą powyżej 12 do 24 godzin.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, pracodawca ma obowiązek wypłacić:

  • 15 zł za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin,
  • 30 zł za każdą rozpoczętą dobę ponad 8 godzin.

Kwotę diety zmniejsza się, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej miał zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie – przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% tego świadczenia,
  • kolacja – 25% diety.

Pracodawca nie zawsze będzie miał obowiązek wypłacenia pracownikowi diet za czas podróży służbowej. Dieta nie przysługuje pracownikowi:

  • delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
  • przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni, jeżeli wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu na koszt pracodawcy w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
  • któremu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (tj. trzy posiłki dziennie).

Ważne!

Dieta za czas podróży służbowej w ogóle nie przysługuje pracownikowi, który miał zapewnione podczas podróży całodzienne posiłki.

Noclegi

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (tj. nie wyższej niż 600 zł). Przy czym pracodawca w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. ryczałt w wysokości 45 zł). Jednak tylko wtedy, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

Podobnie jak poprzednio, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zobacz również: Jak obniżyć dietę krajową o zapewnione wyżywienie

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (tj. w wysokości 6 zł). Ryczałt nie przysługuje jednak pracownikowi, który nie poniósł kosztów takich dojazdów (np. odbył podróż samochodem służbowym lub niebędącym własnością pracodawcy).

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, taksówką). W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje już jednak ryczałt z tego tytułu.

Zaliczka

Tak jak do tej pory, pracodawca – na wniosek pracownika – przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróże zagraniczne

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne zamieszczono w trzecim rozdziale nowego rozporządzenia (§ 12–21).

Od 1 marca 2013 r. zmieniono wysokość diet i limitów noclegowych dla większości państw oraz rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach.

Zobacz koniecznie: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Hay Group Polska

firma doradcza

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »