Jeśli pracownicy organizacji używają do potrzeb jej działalności swoich prywatnych samochodów osobowych, pracownikom tym należy się zwrot kosztów tego używania.
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie:
reklama
reklama
- do jazd lokalnych – umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych (poza umową niezbędne jest też oświadczenie pracownika o używaniu przez niego jego prywatnego samochodu),
- do jazd zamiejscowych (w podróżach służbowych) – przepisów w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podstawowym dokumentem jest tu ewidencja przebiegu pojazdu).
Zobacz wideoszkolenie: Samochody służbowe 2015
Jazdy lokalne
W jazdach lokalnych podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się zwrotu kosztów używania samochodu niebędącego własnością organizacji, jest umowa z pracownikiem (wzór 1).
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Limit ten ustala co prawda pracodawca, ale trzeba pamiętać, że jest on uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony – i nie może przekroczyć:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit kilometrów może być podwyższony, ale dotyczy to jedynie pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.
Zobacz również: Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników
Stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika i wynoszą obecnie:
- 0,5214 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3),
- 0,8358 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3).
Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu osobowego przez pracownika
Pojemność skokowa silnika |
Limit |
Limit |
Limit |
do 900 cm3 |
156,42 |
260,70 |
364,98 |
powyżej 900 cm3 |
250,74 |
417,90 |
585,06 |
Co istotne, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.