| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby organizacji

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby organizacji

Pracownicy organizacji mogą używać swoich prywatnych samochodów w jazdach lokalnych lub zamiejscowych (w podróżach służbowych). W takiej sytuacji, pracownikom przysługuje zwrot kosztów tego używania.  O sposobie udokumentowania i rozliczenia tych działań decyduje rodzaj wyjazdu.

Oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych

Kwota ryczałtu a zwolnienie z podatku

Zwolnieniem z podatku dochodowego objęto ryczałt za jazdy lokalne – ale tylko w określonych warunkach. Zwolniony z podatku jest bowiem zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem do celów służbowych pojazdu będącego własnością pracownika w jazdach lokalnych tylko w przypadku, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez pracodawcę albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Zwolnienie dotyczy zasadniczo trzech grup pracowników: listonoszy, leśników i pracowników socjalnych.

Zwolnienie przysługuje do wysokości:

  • miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
  • nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (do wysokości kilometrówki), jeśli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Jazdy zamiejscowe

W przypadku podróży służbowych, czyli jazd zamiejscowych, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie takiej podróży samochodem niebędącym jego własnością. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości kilometrówki – tj. iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawka wspomniana wyżej.

UWAGA!

Wzór ewidencji przebiegu jest zwykle dostępny w sklepach, które oferują druki do prowadzenia działalności.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, a także opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Warto też pamiętać, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, opłaty parkingowe i inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem takiej podróży.

Jeśli chodzi o udokumentowanie i rozliczenie z pracodawcą, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tych kosztów pracownik załącza dokumenty – w szczególności: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie trzeba dokumentować diet i wydatków objętych ryczałtami (wzór 3).

Zobacz także: Jazdy lokalne pracowników stowarzyszenia

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Strict Minds Communication

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »