| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby organizacji

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby organizacji

Pracownicy organizacji mogą używać swoich prywatnych samochodów w jazdach lokalnych lub zamiejscowych (w podróżach służbowych). W takiej sytuacji, pracownikom przysługuje zwrot kosztów tego używania.  O sposobie udokumentowania i rozliczenia tych działań decyduje rodzaj wyjazdu.

Oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych

Kwota ryczałtu a zwolnienie z podatku

Zwolnieniem z podatku dochodowego objęto ryczałt za jazdy lokalne – ale tylko w określonych warunkach. Zwolniony z podatku jest bowiem zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem do celów służbowych pojazdu będącego własnością pracownika w jazdach lokalnych tylko w przypadku, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez pracodawcę albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Zwolnienie dotyczy zasadniczo trzech grup pracowników: listonoszy, leśników i pracowników socjalnych.

Zwolnienie przysługuje do wysokości:

  • miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
  • nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (do wysokości kilometrówki), jeśli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Jazdy zamiejscowe

W przypadku podróży służbowych, czyli jazd zamiejscowych, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie takiej podróży samochodem niebędącym jego własnością. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości kilometrówki – tj. iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawka wspomniana wyżej.

UWAGA!

Wzór ewidencji przebiegu jest zwykle dostępny w sklepach, które oferują druki do prowadzenia działalności.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, a także opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Warto też pamiętać, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, opłaty parkingowe i inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem takiej podróży.

Jeśli chodzi o udokumentowanie i rozliczenie z pracodawcą, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tych kosztów pracownik załącza dokumenty – w szczególności: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie trzeba dokumentować diet i wydatków objętych ryczałtami (wzór 3).

Zobacz także: Jazdy lokalne pracowników stowarzyszenia

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

NOWY KODEKS PRACY 2018

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Magdalena Łomozik

Dyplomowany konsultant feng shui

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK