| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Jak ograniczać wydatki na podróż służbową

Jak ograniczać wydatki na podróż służbową

Pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy powoduje, że pracodawcy często decydują się na ograniczanie kosztów wykonywanej działalności. W firmach, w których znaczną część kosztów stanowią wydatki na podróże służbowe, sposobem na ograniczanie tych obciążeń może być m.in. limitowanie wydatków na nocleg czy organizowanie wideokonferencji.

Pracodawcy z sektora prywatnego wysyłając pracowników w delegację mogą zawrzeć uregulowania dotyczące należności przysługujących z tego tytułu w:

  • układzie zbiorowym,
  • regulaminie wynagradzania albo
  • umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.

W przeciwnym przypadku rozliczanie podróży służbowych powinno następować na zasadach stosowanych do pracowników sfery budżetowej (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).

Pracodawcy prywatni zamierzający ograniczyć koszty delegacji mają prawo ustalić niższą wysokość diety z tytułu podróży służbowych poza terytorium Polski niż jest to przewidziane dla pracowników sfery budżetowej, przy czym obecnie nie może ona być niższa niż 23 zł (art. 775 § 4 Kodeksu pracy).

Korzyści (+)

Pracodawca może obniżyć wysokość diety zagranicznej do wysokości diety krajowej.

Takie rozwiązanie musi być zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli zakład pracy nie jest zobowiązany do ich wydawania – w treści umowy o pracę. Inna forma obniżenia kwoty diety zagranicznej (np. ustne poinformowanie pracownika) nie będzie skuteczna i ważna.

Zagrożenia (–)

Obniżenie wysokości diety zagranicznej do wysokości diety krajowej wyłącznie w formie ustnego powiadomienia pracownika jest nieważne.

Możliwość obniżenia kosztów związanych z podróżami pracowników i zleceniobiorców istnieje także w przypadku wydatków na nocleg. Oszczędności w tym zakresie mogą powstać m.in. w przypadku:

  • rezerwowania miejsc noclegowych z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu usługę można zakupić po niższej cenie,
  • wynajmowania w docelowych miejscowościach np. mieszkań, co w przypadku częstych lub dłuższych wyjazdów może okazać się tańsze od pobytów np. w hotelach czy pensjonatach,
  • nabywania kart rabatowych na usługi hotelowe, które mogą dać oszczędności nawet do kilkudziesięciu procent w stosunku do standardowych cen.

Nie bez znaczenia, z punktu widzenia redukcji kosztów, jest także optymalne wyznaczenie lokalizacji noclegu delegowanych osób. Jeżeli miejsce noclegowe zostanie wybrane w bezpośredniej bliskości miejsca pracy wyznaczonego na czas delegacji, pracownik nie będzie ponosił wydatków na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Wówczas z tego tytułu nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów, co dla pracodawcy może być korzystne.

Czynnikiem ograniczającym wydatki na noclegi może być również wyznaczenie w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę maksymalnej wysokości kosztów noclegu, której przekroczenie będzie dopuszczone wyłącznie przy wyraźnej zgodzie pracodawcy.

Przykładowy zapis odnoszący się do powyższych kwestii mógłby wyglądać następująco:

1. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terytorium Polski przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż 350 zł brutto za jedną noc.

2. W uzasadnionych okolicznościach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę wskazaną w ust. 1, jednak przed poniesieniem wydatku pracownik jest zobowiązany uzgodnić to każdorazowo z pracodawcą.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Beata Przybyła

Prowadzę biuro rachunkowe od 18 lat.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »