| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Jednak aby tego dokonać, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Pracownikowi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, za odbytą podróż służbową przysługuje dieta, pokrycie wydatków stosownie do uzasadnionych potrzeb oraz zwrot kosztów za przejazd. W sytuacji gdy pracodawca np. nie posiada własnego środka transportu lub nie jest w stanie zapewnić innej możliwości przejazdu, na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jego własnością.

Rozliczenie na podstawie przejechanych kilometrów

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową pojazdem prywatnym przysługuje zwrot kosztów przejazdu obliczanego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może jednak przekraczać maksymalnych stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych określonych w § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – zwanego dalej rozporządzeniem.

Stawka maksymalna dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika wynosi:

  • do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Warto zaznaczyć, że pracodawca może przyznać pracownikowi ryczałt za wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych. W takich przypadkach miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalany jest przez pracodawcę. Pracodawca, ustalając limit, musi pamiętać o ograniczeniach zawartych w rozporządzeniu.

Rozporządzenie określa, że limit kilometrów jest zależny od liczby mieszkańców w gminie lub mieście zatrudnienia pracownika i nie może być wyższy niż:

  • 300 km – gdy liczba mieszkańców wynosi do 100 tys.,
  • 500 km – gdy liczba mieszkańców wynosi ponad 100 tys. do 500 tys.,
  • 700 km – gdy liczba mieszkańców wynosi ponad 500 tys.

Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu w danym miesiącu do celów służbowych. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, takie jak: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz wskazywać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Należy pamiętać, że za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z przyczyn wymienionych wyżej oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą.

Przykład

Pracodawca zawarł z jednym ze swoich pracowników umowę, na podstawie której przyznał limit 500 km na jazdy lokalne samochodem o pojemności silnika 1,6 cm3.

Pracownik ten był nieobecny w miejscu pracy z powodu choroby przez 4 dni. Na początku grudnia wystąpił do pracodawcy o zwrot kosztów za przejazdy, przedkładając pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w listopadzie 2011 r., w którym przedstawił następujące rozliczenie:

500 km x 0,8358 zł = 417,90 zł (ryczałt miesięczny przyznany na jazdy lokalne),

4 dni x 1/22 x 417,90 = 75,98 zł (potrącenie wynikające z 4 dni nieobecności w pracy z powodu choroby z kwoty miesięcznego ryczałtu),

417,90 – 75,98 = 341,92 (należność wypłacona pracownikowi za listopad 2011 r.).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

ABC-ksiegowe

ABC-ksiegowe.pl - najnowsze informacje dotyczące obszaru księgowości, rachunkowości i prawa oraz praktyczne wskazówki, ułatwiające samodzielne prowadzenie księgowości.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »