| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Jednak aby tego dokonać, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczanie podróży służbowych a przepisy wewnętrzne firmy

Warto zauważyć, że w przepisach rozporządzenia wskazano jedynie maksymalne limity stawek, których pracodawca nie może przekroczyć. A contrario pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem prywatnym pracodawca może wypłacić kwotę niższą niż wynikająca z przepisów. Kwestię wysokości stawki reguluje art. 775 § 3 k.p., zgodnie z którym pracodawca nienależący do sfery budżetowej określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej albo w układzie zbiorowym pracy, albo w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Należy dodać, że pracownik dochodzący zwrotu kosztów z tytułu podroży służbowej musi wcześniej znać kwoty ustalone przez pracodawcę.

Przykład

Pracodawca zapłacił jednemu ze swoich pracowników za przejazd w delegacji samochodem prywatnym kwotę niższą niż wynikająca z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Za przejechane 150 km samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm3 pracownik otrzymał 90 zł, zamiast 125,37 zł. Pracownik nie zgadzał się z wypłaconą kwotą, ponieważ – jak się okazało – zapomniał, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych zostały określone przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy, gdzie dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3 ustalono stawkę wynoszącą 0,6 zł, a nie jak w rozporządzeniu 0,8358 zł.

Rozliczenie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Warto dodać, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty nieprzekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu. W tej sytuacji konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję prowadzi pracownik, jednak jej wpisy potwierdzane są przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca.

Dokument ten powinien zawierać m.in.:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania użytkownika pojazdu,
  • numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • dane i podpis pracodawcy.

Przykład

Pracodawca polecił Janowi Kowalskiemu wyjechać w sprawach służbowych poza siedzibę firmy. Pracodawca wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem o pojemności silnika poniżej 900 cm3. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikało, że przejechał on 187 km. Po powrocie pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę w wysokości 97,50 zł (obliczoną jako iloraz przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).

Podstawa prawna:

  • art. 775 § 3 Kodeksu pracy,
  • § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  • § 2–4 rozporządzenia MI z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Sławomir Buchta

Specjalista ds. leasingu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »