| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Jednak aby tego dokonać, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczanie podróży służbowych a przepisy wewnętrzne firmy

Warto zauważyć, że w przepisach rozporządzenia wskazano jedynie maksymalne limity stawek, których pracodawca nie może przekroczyć. A contrario pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem prywatnym pracodawca może wypłacić kwotę niższą niż wynikająca z przepisów. Kwestię wysokości stawki reguluje art. 775 § 3 k.p., zgodnie z którym pracodawca nienależący do sfery budżetowej określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej albo w układzie zbiorowym pracy, albo w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Należy dodać, że pracownik dochodzący zwrotu kosztów z tytułu podroży służbowej musi wcześniej znać kwoty ustalone przez pracodawcę.

Przykład

Pracodawca zapłacił jednemu ze swoich pracowników za przejazd w delegacji samochodem prywatnym kwotę niższą niż wynikająca z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Za przejechane 150 km samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm3 pracownik otrzymał 90 zł, zamiast 125,37 zł. Pracownik nie zgadzał się z wypłaconą kwotą, ponieważ – jak się okazało – zapomniał, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych zostały określone przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy, gdzie dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3 ustalono stawkę wynoszącą 0,6 zł, a nie jak w rozporządzeniu 0,8358 zł.

Rozliczenie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Warto dodać, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty nieprzekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu. W tej sytuacji konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję prowadzi pracownik, jednak jej wpisy potwierdzane są przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca.

Dokument ten powinien zawierać m.in.:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania użytkownika pojazdu,
  • numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • dane i podpis pracodawcy.

Przykład

Pracodawca polecił Janowi Kowalskiemu wyjechać w sprawach służbowych poza siedzibę firmy. Pracodawca wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem o pojemności silnika poniżej 900 cm3. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikało, że przejechał on 187 km. Po powrocie pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę w wysokości 97,50 zł (obliczoną jako iloraz przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).

Podstawa prawna:

  • art. 775 § 3 Kodeksu pracy,
  • § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  • § 2–4 rozporządzenia MI z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Kadromierz

Nowoczesne rozwiązanie do organizacji i kontroli czasu pracy personelu dla małych i średnich firm

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »