| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm. Ci ostatni mają najwięcej wątpliwości związanych z zasadami rozliczania odbywanych podróży w interesach, tym bardziej że organy podatkowe nie zajmują jednolitego stanowiska, a sądy administracyjne coraz częściej prezentują pogląd odmienny od resortu finansów.

Zgodnie z regulacjami zawartymi w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (DzU z 2005 r. nr 21, poz. 96 ze zm.) przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem zamieszkania pracownika.

Pracodawca powinien więc zadbać o to, by w umowie o pracę dokładnie określić miejsce wykonywania pracy przez pracownika. Ma to znaczenie o tyle, że nie będzie podróżą służbową podróż zarówno do samej miejscowości, jak i w jej obrębie, jeżeli pracownik ma w niej stałe miejsce pracy, jak również miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeśli została ona wskazana pracownikowi jako miejsce pracy.

O podróży służbowej można więc mówić dopiero wtedy, gdy pracownik odbywa ją do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Trzeba też pamiętać, że podróż pracownika do miejscowości, która została wskazana w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy nie jest podróżą służbową, a jedynie dojazdem pracownika do miejsca pracy.

Inaczej będzie jednak w przypadku, kiedy pracownik zostaje zatrudniony np. na podstawie umowy na czas określony i od razu zostaje oddelegowany za granicę, a jego powrót stamtąd jest przewidziany dopiero po zakończeniu zatrudnienia. W takiej sytuacji powstaje wątpliwość czy mamy do czynienia z podróżą służbową, czy też nie, tym bardziej że przez cały okres trwania umowy stałe miejsce wykonywania pracy znajduje się za granicą.

W takim przypadku należy zwrócić uwagę na stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w wyroku z 30 maja 2001 r., gdzie stwierdzono, że gdy zachodzą tego typu okoliczności, nie można uznać, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. (sygn. akt I PKN 424/00).

Można ustalać zasady rozliczeń

Generalnie zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych określają odpowiednie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej: z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Pozostali pracodawcy mogą w inny sposób ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej swoim pracownikom, ponieważ przepisy wymienionych rozporządzeń ich nie dotyczą. W takim przypadku trzeba jednak pamiętać o tym, by zasady rozliczania podróży służbowych zostały określone w odpowiednim dokumencie.

Ustalenia z tego zakresu mogą być zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi tworzyć regulaminu wynagradzania. Gdy brak jest tego typu ustaleń, pracownikowi wysyłanemu w podróż służbową przysługują należności ustalone zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników sfery budżetowej.

Zasadniczo, pracodawca może określić warunki zwrotu kosztów podróży służbowej inaczej niż tak, jak wynika to z powołanych wcześniej rozporządzeń (zarówno bardziej, jak i mniej korzystnie). Możliwość ustalenia własnych zasad rozliczania służbowych wyjazdów nie oznacza jednak pełnej dowolności. Trzeba mieć na uwadze zastrzeżenie, że w żadnym wypadku dieta za dobę podróży służbowej tak krajowej, jak i zagranicznej nie może być ustalona na poziomie niższym niż dieta określona w rozporządzeniu dotyczącym krajowych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.

Jednak najczęściej pracodawcy opierają się na zasadach ustalonych w odniesieniu do podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. W związku z tym, z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podróż zagraniczna

Co do zasady czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się:
-  przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
- przy podróży lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- przy podróży morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Zasadniczo, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. W takim przypadku zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy.

Trzeba też pamiętać, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Z kolei na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (ryczałty nie przysługują przy podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu). Przy podróży samochodem obowiązują stawki za kilometr.

Generalnie, pracodawca powinien przekazać pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Jednak za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Przy kwalifikowaniu wyjazdu pracownika decydujące znaczenie ma określenie, czy pracownik wykonuje zadanie na zlecenie pracodawcy oraz czy zadanie jest wykonywane poza miejscem pracy. Jednak należy liczyć się z tym, że tego co sami uznamy za podróż służbową może nie potwierdzić urząd skarbowy.

Najwięcej problemów odnosi się do podróży służbowych pracowników kierowców. Sprawy nie ułatwia fakt, że często same urzędy skarbowe wydają różne decyzje w tym zakresie. Tymczasem w piśmie z 4 kwietnia 2006 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnił, że miejscem wykonywania pracy wymagającej przemieszczania się (kierowcy, przedstawiciele handlowi) jest miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań, a następnie składa sprawozdanie. W piśmie znajduje się jednak informacja, że zgodnie z charakterem pracy stałym miejscem pracy może być więcej niż jedna miejscowość lub określona trasa.

Jednocześnie dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że zawarcie w treści umowy o pracę zapisu, że miejscem wykonywania pracy przez kierowcę jest siedziba firmy, nie oznacza, że w każdym przypadku wyjazd kierowcy poza siedzibę pracodawcy w związku z wykonywaniem pracowniczych czynności prowadzenia pojazdu może być utożsamiane z podróżą służbową (decyzja z 23 maja 2006 r., nr PB I-2/4117/IS/IN-7/US Skiern./06/JF).

W konsekwencji należy uznać, że wykonywanie w tych miejscach obowiązków służbowych nie powoduje obowiązku wypłacania diet. Wskazano, że w pojęciu podróży służbowej nie mieści się stałe pokonywanie odległości w związku z wykonywaniem usług prowadzenia samochodu, w celu realizacji zlecenia transportowego. Dlatego wyjazd z miejsca stałego postoju nie może być traktowany jako rozpoczęcie podróży służbowej, a jedynie rozpoczęcie godzin pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego.

W uzasadnieniu do tej decyzji podkreślono również, że istotę czynności pracownika zatrudnionego w charakterze kierowcy stanowią stałe wyjazdy do różnych miejscowości, zarówno w kraju, jak i za granicą, a nie praca w siedzibie pracodawcy.
Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty noclegu.

Jeśli pracownik przedstawi faktury potwierdzające zapłatę za hotel – dostanie zwrot w takiej wysokości, ile zapłacił za hotel. Natomiast jeśli pracownik nie posiada odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesiony wydatek, wtedy należy mu się ryczałt w wysokości 150% diety za każdy nocleg. Ryczałt pracownikowi nie przysługuje, jeśli miał on zapewniony bezpłatny nocleg, za czas przejazdu oraz jeśli pracodawca stwierdzi, że pracownik może codziennie wracać do domu.

Należy pamiętać, że pracodawca ma także możliwość zwrotu pracownikowi tzw. innych udokumentowanych wydatków, określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Warto wiedzieć, że w takim przypadku to sam pracodawca decyduje o tym, co uzna za taki wydatek i w jakiej części dokona zwrotu. Przepisy bowiem nie precyzują tych kwestii, pozostawiając swobodę uznania pracodawcy, który nie musi tworzyć żadnych wytycznych przed podróżą pracownika.

Decyzję w tym zakresie można podjąć po zakończeniu podróży przez pracownika. W praktyce najczęściej zwraca się opłaty za wstęp na targi i konferencje, za przejazd autostradą czy parking. Podstawowym wymogiem, jaki musi być spełniony, aby inne wydatki podlegały zwrotowi jest to, by były one związane z działaniem w zakresie celu podróży, czyli realizowaniem zadań służbowych w interesie pracodawcy.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Prawna Piszcz, Norek i Wspólnicy

Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »