| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm. Ci ostatni mają najwięcej wątpliwości związanych z zasadami rozliczania odbywanych podróży w interesach, tym bardziej że organy podatkowe nie zajmują jednolitego stanowiska, a sądy administracyjne coraz częściej prezentują pogląd odmienny od resortu finansów.


Wydatki i na hotel, i na mieszkanie Często się zdarza, że w związku z prowadzeniem działalności, np. w zakresie handlu z zagranicą, konieczne są zagraniczne wyjazdy służbowe w celu pozyskania klientów. Z tymi wyjazdami wiąże się też konieczność ponoszenia wydatków na zakwaterowanie.

Jeśli wynajęcie mieszkania w celu zakwaterowania w czasie pobytu służbowego jest podyktowane względami ekonomicznymi, gdyż wydatki poniesione na ten cel są niższe niż wydatki poniesione na wynajęcie hotelu, to będą one stanowiły koszt uzyskania przychodu w wysokości faktycznie poniesionej.

Trzeba jednak pamiętać, żeby był spełniony warunek, że ich poniesienie ma lub będzie miało wpływ na osiągnięcie przychodu, a podatnik będzie w stanie ten związek jednoznacznie wykazać i udokumentować. Stanowisko takie zajął naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie w postanowieniu z 17 lutego 2006 r. nr P-3-415-34/05.

KIEDY ROZLICZYĆ PODRÓŻ

Koszty podróży należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Rozliczenia należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia trzeba załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

JAK NALICZAĆ DIETĘ ZA ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ

Dietę na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki nalicza się następująco:
• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży:
– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
– od 8 do 12 godzin – przysługuje 1 diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:
• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolację – 30% diety;
• inne wydatki – 25% diety.

Pracownik dostanie 25% diety w przypadku, gdy otrzymuje za granicą całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Dieta w takiej samej wysokości przysługuje pracownikowi za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą.

Diety nie dostanie pracownik, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Przysługuje mu jednak wyrównanie do wysokości należnej diety.

ŚWIADCZENIA WOLNE OD PODATKU

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (z zastrzeżeniem ust. 13 tego przepisu).

LIMITOWANE ZALICZENIE DO KOSZTÓW

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w koszty uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących, w wysokości nieprzekraczającej wysokość diet określonych dla pracowników.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA

Za podróż służbową należy uznać wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

INTERPRETACJA URZĘDU

Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. Spółka cywilna nie zatrudnia pracowników, a większość zleceń wykonują wspólnicy spółki cywilnej. Spółka cywilna, prowadzi (m.in.) działalność gospodarczą w zakresie informatyki.
Zlecenie, które ma do wykonania spółka cywilna, odbywa się poza granicami Polski i będzie wykonywane przez współwłaścicieli spółki. Czy podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów równowartość diet z tytułu podróży służbowej, odbytej przez wspólników spółki cywilnej w celu wykonania zlecenia klienta?

(…) To sam przedsiębiorca podaje miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Nie można utożsamiać miejsca wykonywania działalności z miejscem wykonywania czynności składających się na taką działalność. Pojęcia te należy rozróżniać.

Miejsce wykonywania działalności gospodarczej jest jedno (będzie to miejsce określone we wpisie do ewidencji), zaś czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej mogą być wykonywane w różnych miejscach, w tym także poza granicami kraju.

Dlatego też bezpośrednie wykonywanie zadań spółki poza granicami kraju należy uznać za zagraniczną podróż służbową, a nie pobyt za granicą w celu prowadzenia działalności gospodarczej.

W związku z powyższym do przedstawionego stanu faktycznego będzie miał zastosowanie przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Konkludując, stwierdzić należy, że przedsiębiorca (wspólnik spółki cywilnej) będzie mógł uznać za koszty uzyskania przychodów ze źródła, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, wartość diet do wysokości kwot, stanowiących równowartość wysokości diet przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź Polesie z 8 września 2006 r. nr IA-415/107/2006

CO NA TO NSA

Nie można wnioskować, iż przedsiębiorca, wykonując zadania gospodarcze firmy poza obszarem kraju, nie odbywa podróży służbowej, i to tylko z powodu, że nie jest on pracownikiem albo wykonywane przez niego zadania należą do zakresu działalności gospodarczej.

Za zagraniczną podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą należy uznać wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę zadań firmy poza granicami kraju i nieuprawniony jest pogląd, że realizacja zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowej.

Zatem pozbawiając podatnika prawa do odliczenia wartości diet – kosztów poniesionych w związku z podrożą służbową z tego powodu, że trasę pokonywano w ramach świadczenia usług transportowych, naruszono art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wyrok NSA z 15 września 2005r., sygn. akt FSK 2175/04

PODRÓŻ SŁUŻBOWA MAŁŻONKA

Przedsiębiorcy mają też wątpliwości, jak rozliczać podróże służbowe małżonka, w przypadku gdy załatwia on sprawy firmy. Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT, nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości własnej pracy małżonka. Warto jednak pamiętać, że NSA w wyroku z 25 kwietnia 1995 r. (sygn. akt SA/Kr 228/95) uznał, że wydatki na pokrycie kosztów (diety, ryczałt za hotel) nie odzwierciedlają wartości pracy, a tym samym mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

RESORT FINANSÓW WYJAŚNIA

W przypadku osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług transportu samochodowego, brak uzasadnienia dla przyjęcia, że wykonywanie przez te osoby zadań poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej wiąże się z odbyciem podróży służbowej. Należy bowiem przyjąć, że świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności.

Bez wpływu na powyższe pozostaje przy tym okoliczność ewentualnego posiadania przez przedsiębiorcę oznaczonej we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej siedziby. (...) W konsekwencji powyższego przedsiębiorcy świadczącemu usługi transportu samochodowego nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych.
Pismo Ministerstwa Finansów z 5 grudnia 2003 r. nr PB2/AS-033-0600-2495/03

 

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Szkoła Jazdy Subaru

Kursy z doskonalenia techniki jazdy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »