| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm. Ci ostatni mają najwięcej wątpliwości związanych z zasadami rozliczania odbywanych podróży w interesach, tym bardziej że organy podatkowe nie zajmują jednolitego stanowiska, a sądy administracyjne coraz częściej prezentują pogląd odmienny od resortu finansów.


Zwolnione od podatku

Wskazane przepisy mają znaczenie przy dokonywaniu ustaleń, czy pracownikowi będzie przysługiwać zwolnienie od podatku dochodowego z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Świadczenia za wyjazd służbowy korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego tylko wtedy, gdy nie przekraczają określonych limitów. Jeżeli pracodawca wypłaci więcej, to od nadwyżki należy odprowadzić podatek. I tak, jeśli pracodawca wypłaci np. 40 zł zamiast określonych w przepisach 23 zł, to od 17 zł należy odprowadzić podatek.

Warto mieć na uwadze, że w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych można dokonać zwrotu kosztów przekraczających limit, jeśli podwyższenie nastąpiło w uzasadnionych przypadkach. Oznacza to, że w takich przypadkach można też liczyć na swoiste zwiększenie kwoty zwolnienia.

Zgadzają się z tym niektóre organy podatkowe, które uważają, że przekroczenie limitu hotelowego podczas podróży służbowej pracownika poza granicami kraju nie będzie stanowiło przychodu pracownika i nie będzie podlegało opodatkowaniu.

Może to dotyczyć zwłaszcza tych sytuacji, kiedy w uzasadnionych przypadkach nie było możliwości skorzystania z noclegu mieszczącego się w limicie określonym w rozporządzeniu, a pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej kwotę limitu.

Skorzysta pracownik i zleceniobiorca

Powołany wcześniej przepis odnosi się zarówno do pracowników, jak i osób niebędących pracownikami, przy czym odrębnie określa warunki korzystania ze zwolnienia od podatku w przypadku tych dwóch grup podatników. W przypadku pracowników zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej, natomiast u osób niebędących pracownikami mowa jest o tego rodzaju świadczeniach otrzymanych w związku z szeroko rozumianą podróżą, o ile spełnione są przesłanki wymienione w ust. 13 w art. 21 ustawy o PIT.

W myśl powyższego przepisu zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) tej ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby fizycznej otrzymującej świadczenie i zostały poniesione w celu uzyskania przychodów.

Niezależnie jednak od tego zwolnienie jest limitowane do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

W związku z tym, jeżeli wykonanie zlecenia wiąże się z odbyciem wyjazdu zagranicznego, zleceniobiorca ponoszący związane z takim wyjazdem wydatki może – gdy takie postanowienia zawiera umowa – otrzymać od zlecającego zwrot świadczeń przewidzianych przepisami rozporządzenia. Świadczenia te (w tym diety) wypłacone w kwotach określonych przepisami rozporządzenia korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Rozliczanie jak u pracownika

Analogiczne zasady rozliczania podróży w celach służbowych, jak w stosunku do pracowników, można stosować w odniesieniu do osób podróżujących w interesach firmy, jeśli podstawą wykonywania tych czynności jest umowa cywilnoprawna, np. umowa zlecenia (nie stosunek prawnopracowniczy). Co prawda nie można tu mówić o podróży służbowej w takim znaczeniu, jak wynika to z przepisów Kodeksu pracy, ale faktycznie takie osoby również mogą otrzymać zwrot poniesionych wydatków w związku z odbytą podróżą.

Wydatki poniesione przez osoby wykonujące określone czynności w oparciu o umowy zlecenia czy dzieło mogą być również zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba tylko pamiętać o podstawowych zasadach, które obowiązują w tym zakresie, m.in. właściwym uprawdopodobnieniu ich związku z prowadzoną działalnością, popartym dokumentami, oraz określeniu, na jakich zasadach ma następować ich zwrot zainteresowanym.

Aby uniknąć kłopotów, należy sporządzić odpowiednią umowę ze zleceniobiorcą (lub wykonującym dzieło). W umowie tej powinniśmy dokładnie ustalić, jak będą wyglądały wzajemne rozliczenia kosztów wyjazdu takich osób. Warto też pamiętać o zachowaniu właściwej formy danej umowy, czasami bowiem ustne uzgodnienia mogą okazać się niewystarczające.

Jeżeli więc umowę zlecenia zawarto na piśmie, gdzie w pisemnym dokumencie został wskazany przedmiot umowy oraz przysługujące zleceniodawcy wynagrodzenie, to w tej samej formie należy ustalić, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy zlecenia czy używania własnego samochodu czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca. Taka zapobiegliwość ma szczególne znaczenie przede wszystkim dla celów dowodowych.

Poza właściwym skonstruowaniem umowy należy też pamiętać o ewidencji przebiegu pojazdu, która jest nieodzowna, jeśli zleceniobiorca będzie odbywał podróż samochodem osobowym. Konieczność jej zaprowadzenia wynika z treści art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT). Zgodnie z brzmieniem powołanego przepisu kosztem może być tylko wydatek nieprzekraczający limitu kilometrów (iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr).

Ewidencja jest więc potrzebna po to, by określić, jaka ilość kilometrów została pokonana. Brak odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza możliwość zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu przez zleceniobiorcę za koszt uzyskania przychodu.

Jeśli jesteś właścicielem

Problematyczne dla wielu podatników jest rozliczanie podróży służbowych właścicieli firm. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku właścicieli firm nie można używać pojęcia podróży służbowej w takim znaczeniu, jakie nadają mu przepisy kodeksu pracy. Do prawnopracowniczego rozumienia tego pojęcia potrzebny jest przecież fakt wydania polecenia służbowego, a trudno zakładać, że właściciel sam sobie takie polecenie wydaje.

Niemniej jednak na potrzeby przepisów podatkowych również w odniesieniu do właściciela przyjmuje się, że może on podróż służbową odbyć, a jej koszty rozlicza się na zasadach analogicznych do rozliczania pracowników. A zatem, zasadniczo, jeżeli właściciel załatwia sprawy firmowe, należy mu się zwrot wydatków. Wartość diety właściciel firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku rozliczania podróży służbowych zastosowanie znajduje ogólna zasada, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Trzeba jednak pamiętać, że zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów diet będzie ograniczone do wysokości limitu.

W przypadku podróży służbowej na terenie kraju limit wynosi 23 zł za dobę, natomiast w odniesieniu do podróży zagranicznej limit jest uzależniony od państwa, do którego odbywała się podróż. Właściciel firmy, który chce zaliczyć do kosztów wydatki związane z dietami, nie musi w tym celu dokumentować ich fakturami czy rachunkami.

Zgodnie z treścią rozporządzenia ministra fnansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te mogą również dotyczyć wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. A zatem w przypadku właściciela firmy wystarczające będzie tzw. rozliczenie podróży służbowej.

Potrzebne są dokumenty Jednak odpowiednie faktury okażą się niezbędne, jeśli właściciel firmy zechce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z posiłkami. Ważne jest tu jednak zastrzeżenie, że wydatki na posiłki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy wydatki na posiłki mogły być uznane za reprezentację firmy.

Będzie to miało miejsce np. wtedy, gdy podatnik zaprosi kontrahenta na obiad. Wydatek taki będzie można rozliczyć w ramach limitu 0,25% przychodów, pod warunkiem jednak, że zostanie on właściwie udokumentowany. Nie można zaś zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wyżywienie samego właściciela firmy – zarówno organy podatkowe, jak i sądy nie znajdują do tego wystarczających podstaw.

Organy podatkowe mogą nam jednak kwestionować zasadność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z odbytą podróżą służbową, która nie zakończyła się podpisaniem umów handlowych z kontrahentami, pomimo iż taki był cel podróży.

W takich okolicznościach warto pamiętać, że NSA nie uznaje takiej praktyki organów podatkowych za właściwą, jednak stwierdza, że na podmiocie gospodarczym w takich sytuacjach ciąży obowiązek przynajmniej uprawdopodobnienia, że odbywane podróże zagraniczne pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podatnik może to uprawdopodobnić np. przez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wstępne oferty czy też porozumienia), które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodu (por. wyrok NSA z wyroku z 18 grudnia 1996 r. (sygn. akt I SA/Po 832/96).

Z tych właśnie powodów tak ważne jest, by właściciel firmy wyjeżdżając w interesach przy rozliczaniu wydatków z nim związanych pamiętał, by zgromadzić wszelkie dokumenty potwierdzające, że konkretny wyjazd miał charakter służbowy. Chodzi tu nie tylko o bilety czy faktury z restauracji, ale również zaproszenie do negocjacji, oferty handlowe, dokumenty potwierdzające przeprowadzone badania rynku, protokoły ustaleń poczynionych z potencjalnymi kontrahentami, oficjalne notatki z przeprowadzonych spotkań itp.

Jest to tym bardziej konieczne, że każdy wydatek powinien być poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie będzie jednak wystarczające ogólnikowe powoływanie się przez stronę na prowadzenie negocjacji, które nie zakończyły się zawarciem kontraktu. Zdaniem NSA nie sposób założyć, że strona ograniczyła się do kontaktów osobistych z przedstawicielami kontrahenta zagranicznego, a nie zachowała żadnej korespondencji, faksów, rachunków telefonicznych, ofert, umowy przedwstępnej itp. (wyrok NSA z 20 marca 1998 r., sygn. akt I SA/Gd 828/96).

Nie można też liczyć na to, że zostaną uwzględnione wydatki, które zostaną udowodnione i udokumentowane dokumentami sporządzonymi w okresie późniejszym. Orzecznictwo sądowe nie pozostawia tutaj wątpliwości: taka praktyka jest niedopuszczalna (por. wyrok NSA z 14 lipca 1999 r., sygn. akt I SA/Gd 1360/97).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Gałecki

Ekspert w zakresie ekonomii i prawa gospodarczego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »