| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Wysłałem 4 pracowników w kilkudniową podróż służbową. Nocleg zapewniłem im w hotelu. Na miejscu okazało się, że przez pomyłkę zostały dla nich zarezerwowane pokoje „małżeńskie”, tzn. dwa pokoje, a w każdym po jednym dwuosobowym łóżku. Pracownicy odmówili noclegu w takich warunkach i udali się do innego hotelu (w tym już nie było innych wolnych pokoi). Po powrocie z delegacji przedstawili mi rachunek za pobyt i okazało się, że hotel, w którym nocowali, był znacznie droższy, od tego, który ja im zarezerwowałem. Czy mogę odmówić zwrotu kosztów za nocleg?

RADA

Może Pan kwestionować wysokość kosztów noclegu w podróży służbowej. Jeżeli jednak pracownicy wykażą zasadność poniesienia wyższych kosztów, jest Pan zobowiązany zwrócić im te koszty.

UZASADNIENIE

Czas trwania podróży służbowej, miejsce jej rozpoczęcia i zakończenia, jej cel oraz środek transportu niezbędny do jej odbycia ustala pracodawca. Pracownik jednostronnie i samodzielnie, tzn. bez uprzedniego porozumienia z pracodawcą nie może ich zmieniać, chyba że zmiana była racjonalnie uzasadniona i została podyktowana szczególnymi okolicznościami, niezależnymi od pracownika, a kontakt z pracodawcą był utrudniony lub niemożliwy ze względu na okoliczności.

PRZYKŁAD

Pracownik miał reprezentować pracodawcę na targach branżowych. W tym celu miał wyruszyć w podróż służbową koleją z Bydgoszczy do Warszawy. Pracodawca polecił pracownikowi dojazd na miejsce o godz. 9.00 rano. Aby zdążyć na czas, pracownik miał wyjechać z Bydgoszczy pociągiem o godz. 6.10. Gdy przybył na peron, okazało się, że z powodu uszkodzenia linii elektrycznej wszystkie pociągi są opóźnione do odwołania. Wiedząc, że udział w targach jest dla pracodawcy bardzo ważny, podjął decyzję o dojeździe na miejsce prywatnym samochodem. W tym celu próbował skontaktować się z pracodawcą, ale ten miał wyłączony telefon. Pracownik nagrał wiadomość na automatycznej sekretarce i wyruszył w podróż. W takiej sytuacji żądanie zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest uzasadnione. Niemożność korzystania ze środka transportu, który wskazał pracodawca, była niezależna od pracownika i uzasadniała skorzystanie z innego środka transportu.

Pracodawca ustala miejsce noclegu pracowników, jeśli podróż służbowa jest dłuższa niż jeden dzień, a pracownicy nie mogą samodzielnie zmieniać tego miejsca. Jest to uzasadnione faktem, że koszty związane z podróżami służbowymi, w tym również koszty ewentualnych noclegów, ponosi pracodawca. Jednak nie oznacza to, że pracownicy muszą każdorazowo nocować w warunkach, jakie wyznaczy im pracodawca, bez możliwości jakichkolwiek negocjacji czy zmian.

Przepisy prawa pracy nie regulują minimalnych wymagań, jakim powinny odpowiadać miejsca, w których pracownicy mają nocować (tzw. minimalnych standardów). Mogą je normować przepisy wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę, lecz niezwykle rzadko spotyka się takie regulacje w praktyce. Dlatego przy ocenie warunków, w jakich pracownicy mają podróżować czy nocować, należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Wybierając miejsce na nocleg dla pracowników przebywających w podróży służbowej pracodawca powinien stosować obiektywne kryteria oceny oraz uwzględniać przepisy prawa pracy dotyczące ochrony dóbr osobistych pracowników, nierównego traktowania i dyskryminacji oraz mobbingu. Oznacza to, że nie zawsze pracownik musi podróżować własnym samochodem czy pierwszą klasą w pociągu. Podobnie nie w każdej sytuacji żądanie jednoosobowego pokoju będzie uzasadnione.

PRZYKŁAD

Pracodawca wysłał na trzydniowe szkolenie dwie pracownice i zarezerwował im w hotelu 2-osobowy pokój z łazienką. W takiej sytuacji żądanie oddzielnych pokoi nie jest uzasadnione. Gdyby jednak na to szkolenie pracodawca wysłał pracownicę i pracownika, wówczas musiałby im zapewnić osobne pokoje.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Marta Maria Bandzmer

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »