| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Wysłałem 4 pracowników w kilkudniową podróż służbową. Nocleg zapewniłem im w hotelu. Na miejscu okazało się, że przez pomyłkę zostały dla nich zarezerwowane pokoje „małżeńskie”, tzn. dwa pokoje, a w każdym po jednym dwuosobowym łóżku. Pracownicy odmówili noclegu w takich warunkach i udali się do innego hotelu (w tym już nie było innych wolnych pokoi). Po powrocie z delegacji przedstawili mi rachunek za pobyt i okazało się, że hotel, w którym nocowali, był znacznie droższy, od tego, który ja im zarezerwowałem. Czy mogę odmówić zwrotu kosztów za nocleg?

RADA

Może Pan kwestionować wysokość kosztów noclegu w podróży służbowej. Jeżeli jednak pracownicy wykażą zasadność poniesienia wyższych kosztów, jest Pan zobowiązany zwrócić im te koszty.

UZASADNIENIE

Czas trwania podróży służbowej, miejsce jej rozpoczęcia i zakończenia, jej cel oraz środek transportu niezbędny do jej odbycia ustala pracodawca. Pracownik jednostronnie i samodzielnie, tzn. bez uprzedniego porozumienia z pracodawcą nie może ich zmieniać, chyba że zmiana była racjonalnie uzasadniona i została podyktowana szczególnymi okolicznościami, niezależnymi od pracownika, a kontakt z pracodawcą był utrudniony lub niemożliwy ze względu na okoliczności.

PRZYKŁAD

Pracownik miał reprezentować pracodawcę na targach branżowych. W tym celu miał wyruszyć w podróż służbową koleją z Bydgoszczy do Warszawy. Pracodawca polecił pracownikowi dojazd na miejsce o godz. 9.00 rano. Aby zdążyć na czas, pracownik miał wyjechać z Bydgoszczy pociągiem o godz. 6.10. Gdy przybył na peron, okazało się, że z powodu uszkodzenia linii elektrycznej wszystkie pociągi są opóźnione do odwołania. Wiedząc, że udział w targach jest dla pracodawcy bardzo ważny, podjął decyzję o dojeździe na miejsce prywatnym samochodem. W tym celu próbował skontaktować się z pracodawcą, ale ten miał wyłączony telefon. Pracownik nagrał wiadomość na automatycznej sekretarce i wyruszył w podróż. W takiej sytuacji żądanie zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest uzasadnione. Niemożność korzystania ze środka transportu, który wskazał pracodawca, była niezależna od pracownika i uzasadniała skorzystanie z innego środka transportu.

Pracodawca ustala miejsce noclegu pracowników, jeśli podróż służbowa jest dłuższa niż jeden dzień, a pracownicy nie mogą samodzielnie zmieniać tego miejsca. Jest to uzasadnione faktem, że koszty związane z podróżami służbowymi, w tym również koszty ewentualnych noclegów, ponosi pracodawca. Jednak nie oznacza to, że pracownicy muszą każdorazowo nocować w warunkach, jakie wyznaczy im pracodawca, bez możliwości jakichkolwiek negocjacji czy zmian.

Przepisy prawa pracy nie regulują minimalnych wymagań, jakim powinny odpowiadać miejsca, w których pracownicy mają nocować (tzw. minimalnych standardów). Mogą je normować przepisy wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę, lecz niezwykle rzadko spotyka się takie regulacje w praktyce. Dlatego przy ocenie warunków, w jakich pracownicy mają podróżować czy nocować, należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Wybierając miejsce na nocleg dla pracowników przebywających w podróży służbowej pracodawca powinien stosować obiektywne kryteria oceny oraz uwzględniać przepisy prawa pracy dotyczące ochrony dóbr osobistych pracowników, nierównego traktowania i dyskryminacji oraz mobbingu. Oznacza to, że nie zawsze pracownik musi podróżować własnym samochodem czy pierwszą klasą w pociągu. Podobnie nie w każdej sytuacji żądanie jednoosobowego pokoju będzie uzasadnione.

PRZYKŁAD

Pracodawca wysłał na trzydniowe szkolenie dwie pracownice i zarezerwował im w hotelu 2-osobowy pokój z łazienką. W takiej sytuacji żądanie oddzielnych pokoi nie jest uzasadnione. Gdyby jednak na to szkolenie pracodawca wysłał pracownicę i pracownika, wówczas musiałby im zapewnić osobne pokoje.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Joanna Hetman

Adwokat i radca prawny, ekspert w dziedzinie prawa autorskiego, pracy, handlowego i europejskiego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »