Deklaracje te są składane w celu wykazania zaliczki na podatek oraz podatku ryczałtowego, jakie zostały pobrane przez płatników w 2011 r. Należy w nich uwzględniać zaliczki na podatek oraz podatek ryczałtowy pobrany od wszystkich przychodów, które zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji podatników w 2011 r., niezależnie od okresu, za jaki przysługiwały. W obowiązujących od 1 stycznia 2012 r. nagłówkach nowych wzorów formularzy PIT-4R i PIT-8AR po raz pierwszy podano, że mogą być one złożone w wersji elektronicznej.

Deklarację PIT-4R muszą złożyć płatnicy, którzy w 2011 r. pobrali zaliczki na podatek dochodowy m.in. od przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, emerytur i rent, umów zlecenia i o dzieło, kontraktów menedżerskich i innych świadczeń. Są to:

• zakłady pracy, a także komornik sądowy lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną,
• organy rentowe, a także osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,
• jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne,
• organy zatrudnienia,
• wojewódzkie urzędy pracy,
• areszty śledcze oraz zakłady karne,
• spółdzielnie,
• oddziały Wojskowej Agencji Mieszkaniowej,
• centrum integracji społecznej,
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką,
• instytucje finansowe prowadzące indywidualne konta zabezpieczenia emerytalnego (IKZE).

Z kolei deklarację PIT-8AR muszą złożyć płatnicy, którzy w 2011 r. pobrali zryczałtowany podatek dochodowy m.in. od:

• przychodów z umów zlecenia i o dzieło, jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekraczała 200 zł,
• świadczeń otrzymywanych przez emerytów lub rencistów będących byłymi pracownikami,
• świadczeń pieniężnych otrzymanych przez funkcjonariuszy służb mundurowych oraz żołnierzy.

Płatnik ma obowiązek sporządzić deklaracje roczne według ustalonego wzoru w dwóch egzemplarzach. Jeden musi przekazać do właściwego urzędu skarbowego, a drugi pozostawić w dokumentacji zakładowej.

Płatnik, który wbrew obowiązkowi nie złoży w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych, a jeśli złoży informację nieprawdziwą – do 240 stawek dziennych. Stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani przekraczać jej 400-krotności (art. 80 § 1–3 i art. 23 § 3 Kodeksu karnego skarbowego). W 2012 r. stawka dzienna może wynieść od 50 zł (1500 zł : 30) do 20 000 zł (50 zł x 400).

Podstawa prawna:

• art. 30 ust. 1 pkt 4a, pkt 13, art. 32 ust. 2, art. 37 ust. 4, art. 38 ust. 1a, art. 41, art. 42 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 23 § 3, art. 80 § 1–3 Kodeksu karnego skarbowego,
• art. 82 § 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.),
• § 1 pkt 2 lit. a i lit. c oraz załączniki nr 5 i 7 do rozporządzenia Ministra Finansów z 9 listopada 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 252, poz. 1514),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 13 września 2011 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2012 r. (Dz.U. Nr 192, poz. 1141).