Zanim przeczytasz artykuł Forum Kadr
Zanim przeczytasz artykuł Kadry - tematy dnia
Zanim przeczytasz artykuł Kadry - wiadomości
statystyki

Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne

Stan prawny: 2008-12-31 15:39

Każda działalność wiąże się z tworzeniem dokumentów. Firmy i instytucje przykładają dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu. Jak powinien poprawnie przebiegać taki proces.

Etapy postępowania z dokumentacją:

• przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,

• wewnętrzny obieg informacji,

• opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),

• wysyłanie informacji na zewnątrz,

• gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.

Kluczem do zrozumienia przebiegu procesu obiegu dokumentów jest system kancelaryjny. Każdą pracę dotyczącą ustalania zasad obiegu dokumentów należy zaczynać od ustalenia, na jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierać obieg dokumentów w danej firmie. System kancelaryjny determinuje bowiem wszystkie pozostałe czynności z tym związane.

Do dyspozycji są trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

System dziennikowy

To najczęściej spotykany system kancelaryjny. W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku - 23/07 - rok bieżący

Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:

• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,

• dwa dzienniki - jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,

• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, zaproszenia).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.

System bezdziennikowy

Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to dokument zawierający klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności firmy/instytucji. Rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dlatego też system bezdziennikowy zwany jest też czasami systemem dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie bezdziennikowym:

WK. DZ. 1-3/2007

Skrót nazwy firmy i działu (WK. DZ)

Numer z rzeczowego wykazu akt (1)

Numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw (3)

Rok bieżący (2007)

System bezdziennikowy jest obowiązkowym systemem w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych).

System mieszany

Równocześnie stosuje się dziennik podawczy i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.

Wady i zalety systemów

Wybierając jeden z powyższych systemów, należy wiedzieć, na czym polegają założenia każdego z nich, jak również, jakie są ich wady i zalety. W tabeli poniżej zawarta jest próba systematyzacji dwóch systemów: dziennikowego i bezdziennikowego. System mieszany łączy oba systemy, znosi niejako większość ich wad, a zwiększa ich skuteczność.

Agnieszka Korach

Akademia Asystentek i Sekretarek

Źródło: INFOR

Artykuł z dnia: 2008-08-18, ostatnia aktualizacja: 2008-12-31 15:39

KOMENTARZE

Podobne artykuły:

  • Dane o stanie zdrowia kandydata do pracy

    Czy pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o pracę podania danych dotyczących jej stanu zdrowia i wyrażenia zgody na ich przetwarzanie?...

  • Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników

    Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kart ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia) oraz akt osobowych pracowników....

  • Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownikaartykuł płatny

    Zatrudniamy pracownika, który bardzo często, czasami dwa razy w miesiącu, przychodzi do działu kadr z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Pracownik twierdzi, że zaświad...

  • Dokumentacja pracowniczaartykuł płatny

    Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze, z jakich przepisów to wynika? - pyta Czytelnik z Wrocławia....

  • Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywnyartykuł płatny

    Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świa...

NIEZBĘDNIK

W SERWISIE

  • Najnowsze
  • Najważniejsze

Forumdołącz do dyskusji »

zobacz bieżący Newsletter »NEWSLETTER

ZamknijZamów bezpłatny newsletter