| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Dokumentacja płacowa > Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Każde zdarzenie, które wpływa na poprawność uprzednio sporządzonej listy płac, należy zewidencjonować. Nie zawsze jednak wymaga to korekty listy wynagrodzeń. Jak prawidłowo sporządzać i korygować listę płac?

O ile pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika np. na odliczenie nadpłaconego mu wynagrodzenia z kolejnej bezpośredniej wypłaty, o tyle problem pojawia się, jeśli miałoby to nastąpić później. Co do zasady, sposób korekty w obu takich przypadkach jest identyczny.

Nadpłata wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego po terminie wypłaty wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim (bezpośrednio) terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Takie odliczenie nie wymaga zgody pracownika.

Polecamy również: Regulamin wynagradzania

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę należy odróżnić od potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Mimo że w następstwie zarówno odliczenia, jak i potrącenia z wynagrodzenia dochodzi do pomniejszenia wypłaty należnej pracownikowi, to odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dokonywane jest na innych zasadach niż potrącenie. Podstawowa różnica polega na tym, że do odliczeń z wynagrodzenia nie należy stosować tych regulacji, które chronią je przed nadmiernymi potrąceniami. Oznacza to, że w przypadku dokonywania odliczenia nie pozostawiamy pracownikowi kwoty wolnej ani nie stosujemy granicy odliczenia, czyli nie dbamy o to, aby odliczenie nie przekroczyło określonej wysokości procentowej wynagrodzenia. Odliczenia dokonujemy zatem w całości, bez uwzględniania dodatkowych regulacji. Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dotyczy jednak ograniczonego zakresu świadczeń. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej wtedy, kiedy po obliczeniu i postawieniu do dyspozycji pracownika jego wynagrodzenia wystąpi okoliczność uzasadniająca naliczenie wynagrodzenia w niższej wysokości (np. dostarczenie zaświadczania o czasowej niezdolności do pracy po wypłacie wynagrodzenia, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadająca na ostatnie dni miesiąca). Problem ten, co do zasady, nie występuje u pracodawców, u których wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w następnym miesiącu. To co istotne, odliczenie z wynagrodzenia, o którym mowa w art. 87 § 7 Kodeksu pracy (dalej k.p.), nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca jest jednak ograniczony wymogiem dokonania takiego odliczenia w najbliższym terminie płatności. W praktyce powoduje to utrudnienie zwłaszcza w sytuacji, kiedy w najbliższym terminie płatności pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, a np. zasiłek chorobowy czy inne świadczenie chorobowe. Ograniczenie to skutkuje tym, że pracodawca nie może odliczyć z pensji pracownika nadpłaconego wynagrodzenia po upływie kilku miesięcy od wystąpienia nadpłaty. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 4 października 1994 r. (sygn. akt I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89):

§

Istota odliczenia przewidzianego w art. 87 § 7 k.p. polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika, podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu, o wynagrodzenie wypłacone mu w (...) poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje.

Pracodawca nie może bez zgody pracownika potrącić nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia przysługującego zatrudnionemu w kolejnym miesiącu, jeżeli nadpłata nie jest związana z okresem nieobecności pracownika, ale wynika z innych okoliczności, np. z błędnego wyliczenia wysokości wynagrodzenia przez pracodawcę (pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 1 lipca 2009 r. w sprawie potrąceń z nadpłaconego wynagrodzenia za pracę, sygn. GPP-110–4560–43/09/PE/RP). Jeżeli pracodawca przez pomyłkę zawyżył wynagrodzenie pracownika, a ten nie wyraża zgody na potrącenie nadpłaty z bieżącego wynagrodzenia, to zatrudniającemu pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

PRZYKŁAD

Wynagrodzenia u pracodawcy D. wypłacane są 28. dnia miesiąca. Po wypłacie wynagrodzenia za luty br. Mariusz W., wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 3300 zł, dostarczył zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy na okres od 28 lutego do 5 marca br. (6 dni). Za luty Mariusz W. otrzymał pełne wynagrodzenie 3300 zł (pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia).

Odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za luty br. należy dokonać z wynagrodzenia należnego za marzec br., pomniejszając go o łączną liczbę dni absencji chorobowej, w następujący sposób:

3300 zł : 30 dni = 110 zł

110 zł x 6 dni absencji chorobowej = 660 zł

3300 zł – 660 zł = 2640 zł (wynagrodzenie za marzec).

Na dokonanie odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Trudniejsza sytuacja ma miejsce wówczas, kiedy w miesiącu następującym po miesiącu, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, pracownik jest nadal niezdolny do pracy i w efekcie nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę, lecz wyłącznie świadczenia chorobowe. Prostym rozwiązaniem byłoby wówczas odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia, jakie będzie przysługiwało pracownikowi za miesiąc po powrocie do pracy (odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia brutto od wynagrodzenia brutto za miesiąc po powrocie do pracy). Ponieważ w tej sytuacji nie będzie to najbliższy termin płatności, na dokonanie odliczenia będzie potrzebna zgoda pracownika.

Jeżeli za cały następny miesiąc (po miesiącu nadpłaty) pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, pracodawca może dokonać odliczenia bez zgody pracownika. Tak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450):

§

(...) Z ochrony przewidzianej dla wynagrodzenia za pracę korzystają także tzw. wypłaty gwarancyjne, tj. wynagrodzenie przysługujące pracownikowi z mocy prawa za czas niewykonywania pracy. Do nich należą między innymi wynagrodzenie urlopowe (i w konsekwencji ekwiwalent za niewykorzystany urlop) oraz wynagrodzenie za okres (...) niezdolności do pracy z powodu choroby(...).

Na pytanie redakcji Sposobu na płace Departament Prawny Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnił, że oznacza to, że z wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy mogą być dokonywane odliczenia na zasadach określonych w art. 87 § 7 k.p.

Odliczenie z wynagrodzenia chorobowego należnego w najbliższym miesiącu nadpłaconego wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego po terminie wypłaty nie wymaga zgody pracownika.

Zobacz także: Wynagrodzenie brutto a wynagrodzenie netto

Część ekspertów radzi, aby w sytuacji kiedy w miesiącu następującym po miesiącu, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, pracownik nie wraca do pracy (np. choruje przez cały miesiąc), dokonać korekty listy płac za miesiąc, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, a następnie ustalić kwotę netto nadpłaty. Zgodnie z prezentowanym poglądem, tak ustaloną kwotę netto nadpłaty należy odjąć od kwoty netto wypłaconego świadczenia chorobowego. Metoda ta w praktyce nie znajduje jednak uzasadnienia. W miesiącu, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, powstał bowiem określony przychód po stronie pracownika (pracownik otrzymał pieniądze również za okres, za który wynagrodzenie mu nie przysługiwało), a co jest z tym związane, był zobowiązany do zapłaty podatku od uzyskanego w danym miesiącu przychodu. Nie można zatem skorygować wysokości przychodu, od którego została naliczona zaliczka na podatek za miesiąc, w którym powstała nadpłata.

PRZYKŁAD

Za styczeń br. Zygmunt R. otrzymał pełne wynagrodzenie w wysokości 3000 zł. Na początku lutego br. dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 27 stycznia do 28 lutego (33 dni). Z ostatnim dniem lutego nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem. Za luty należy wypłacić mu wyłącznie świadczenie chorobowe. W styczniu pracownik wykorzystał przysługujący mu proporcjonalnie urlop wypoczynkowy, zatem nie ma prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Aby dokonać odliczenia wynagrodzenia nadpłaconego w styczniu, rekomendowanym rozwiązaniem będzie korekta składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za ten miesiąc. Za styczeń płatnik przekaże wówczas składki w prawidłowej wysokości. Natomiast w rozliczeniu za luty na liście płac należy wykazać ujemne podstawy wymiaru składek i ujemne składki. Oznacza to, że w raporcie ZUS RCA za luty będą widoczne zerowe podstawy i zerowe składki. Takie rozliczenie spowoduje, że podstawa opodatkowania i zaliczka na podatek zostaną prawidłowo skorygowane. W lutym zostanie naliczona mniejsza (o nadpłatę ze stycznia) zaliczka na podatek, a tym samym nastąpi odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia. Skorygowana zostanie również podstawa wymiaru składki zdrowotnej i składka na ubezpieczenie zdrowotne. Dokonując odliczenia nadpłaty z wynagrodzenia chorobowego nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Jeżeli pracodawca rozliczyłby absencję pracownika dokonując korekty wynagrodzenia za styczeń, to listy płac za styczeń i luty wyglądałyby następująco: 

ROZLICZENIE 1

01/2013

02/2013

Suma

1

Wynagrodzenie zasadnicze

3000,00

3000,00

6000,00

2

Pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego

-500,00

-3000,00

-3500,00

3

Wynagrodzenie chorobowe za okres 27.01 – 28.02 (33 dni)

345,15

1932,84

2277,99

4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

2500,00

0,00

2500,00

5

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

2500,00

0,00

2500,00

6

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

244,00

0,00

244,00

7

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

37,50

0,00

37,50

8

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

61,25

0,00

61,25

9

Razem ZUS – pracownik

342,75

0,00

342,75

10

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

222,50

11

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

46,33

92,66

12

Przychód

2845,15

1932,84

4777,99

13

Podstawa opodatkowania

2391,00

1822,00

4213,00

14

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ)

2502,40

1932,84

4435,24

15

Podatek dochodowy – 18%

384,05

281,63

665,68

16

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

193,94

149,80

343,74

17

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

225,22

173,96

399,18

18

Zaliczka na podatek do US

190,00

132,00

322,00

19

Do wypłaty

2087,18

1626,88

3714,06

20

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

244,00

0,00

244,00

21

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 6,5%

162,50

0,00

162,50

22

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 1,80%*

45,00

0,00

45,00

23

Fundusz Pracy – 2,45%

61,25

0,00

61,25

24

FGŚP – 0,10%

2,50

0,00

2,50

25

Razem ZUS – pracodawca – 20,61%

515,25

0,00

515,25

* przykładowa wysokość składki

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Źródło:

Sposób na płace

Zdjęcia

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia
Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Radców Prawnych R. Ptak i Wspólnicy sp.k.

Obsługa prawna przedsiębiorców

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »