| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Dokumentacja płacowa > Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Każde zdarzenie, które wpływa na poprawność uprzednio sporządzonej listy płac, należy zewidencjonować. Nie zawsze jednak wymaga to korekty listy wynagrodzeń. Jak prawidłowo sporządzać i korygować listę płac?

W miesiącu wypłaty brakującej części wynagrodzenia należy naliczyć od takiego świadczenia składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Zobowiązanie składkowo-podatkowe powstaje bowiem w miesiącu dokonania wypłaty lub postawienia przychodu do dyspozycji pracownika.

2. Odsetki od nieterminowej wypłaty

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są: odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 updof.

W piśmie z 7 marca 2001 r. (znak: FUu 077–7/01) po uzgodnieniu stanowiska z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 23 listopada 2000 r., znak: U.520–333/2000) ZUS wyjaśnił, że:

§

Mimo występowania pewnego związku odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy, nie ma dostatecznych podstaw prawnych do naliczania od nich składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

3. Nadpłata wynagrodzenia

Pracodawca, co do zasady, ponosi odpowiedzialność za obliczenie i wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia. Dlatego zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 7 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 408/00; OSNP 2003/13/305):

§

Pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest zasadne i zgodne z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu(...).

W takim przypadku zwrot nadpłaconej kwoty zależy od dobrej woli pracownika. Jeżeli pracownik nie zgadza się na dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawca może wytoczyć mu powództwo cywilne na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Kto bowiem bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, jest zobowiązany do jej zwrotu (art. 405 k.c.).

4. Jeżeli pracownik zwraca nadpłacone wynagrodzenie

Odliczeniu od dochodu podlegają kwoty dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika (art. 26 ust. 1 pkt 5 updof).

5. Zwrot przez pracownika

Gdy pracownik zwraca pracodawcy nadpłacone wynagrodzenie, które wcześniej zwiększyło jego dochód podlegający opodatkowaniu, kwotę dokonanego zwrotu łącznie z pobraną zaliczką na podatek należy odliczyć od jego dochodu (art. 41b updof). Taki tryb postępowania jest możliwy jedynie w przypadku pracownika nadal pozostającego w zatrudnieniu. Odliczenie następuje wówczas na etapie obliczenia i poboru zaliczki na podatek od bieżących dochodów osiąganych przez podatnika. Gdy dochód uzyskany przez pracownika w danym miesiącu nie wystarcza na odliczenie pełnej kwoty zwróconego świadczenia, stwierdzoną nadwyżkę pracodawca może rozliczać sukcesywnie, pomniejszając dochody osiągane przez podatnika w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Sposób rozliczania zwrotu nienależnie pobranych świadczeń przez płatnika, uregulowany w art. 41b updof, prowadzi do wniosku, że jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik powinien odliczyć od dochodu kwoty dokonanych zwrotów łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

W interpretacji indywidualnej z 8 września 2008 r. (sygn. ILPB1/415–401/08–2/AK) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził, że:

§

Pracownik powinien dokonać zwrotu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 rok, bowiem z analizy treści art. 41b ww. ustawy, a także art. 26 ust. 1 pkt 5 wynika, że pracownik dokonując zwrotu nienależnie otrzymanego wynagrodzenia, winien dokonać tego zwrotu w kwocie netto, powiększonej o zaliczkę na podatek dochodowy. Na skutek otrzymanego od pracownika zwrotu nienależnego wynagrodzenia, Wnioskodawca dokona korekty dokumentów rozliczeniowych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i z tego tytułu płatnikowi zwrócone zostaną składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie społeczne.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż w wyrażeniu „zwrot nienależnie pobranego świadczenia” w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie mieści się składka na ubezpieczenie zdrowotne, w związku z czym nadpłaconą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca zwraca pracownikowi, zaś pracownik doliczy tę kwotę do podatku w rozliczeniu rocznym.

Kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenie społeczne finansowana przez pracownika, zwrócona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem pracodawcy (płatnika składek), stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Stąd też kwotę zwróconych składek, bez względu na to, czy jest to zwrot składek nienależnie pobranych od pracownika w ubiegłym roku podatkowym, czy też w bieżącym roku, pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu zwrotu i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień powołanego powyżej art. 12 i 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bez konieczności sporządzania korekt informacji PIT-11 za rok ubiegły. Kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

W przypadku zwrotu składek za rok ubiegły, nie ma podstaw prawnych do korekty deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 sporządzonej przez pracodawcę, gdyż informacja ta wystawiona za rok, ma odzwierciedlać stan faktyczny, a więc wysokości pobranych przez płatnika składek, a nie wysokości składek należnych. Natomiast w PIT-11 sporządzonym za rok, w którym dokonano zwrotu nadpłaconych składek, pracodawca wykazuje całość pobranych z dochodu pracownika składek, a kwotę zwróconych składek wykazuje łącznie z innymi przychodami pracownika.

Reasumując pracownik winien zwrócić Wnioskodawcy otrzymane dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2007 rok w kwocie netto powiększone o zaliczkę na podatek dochodowy. Wnioskodawca powinien dokonać korekty dokumentów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a następnie otrzymaną nadpłatę składek (składkę na ubezpieczenie społeczne finansowaną przez pracownika) doliczyć do dochodu pracownika i potrącić należną zaliczkę. Ponadto winien dokonać zwrotu składki zdrowotnej pracownikowi, którą pracownik obowiązany jest stosownie do art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych doliczyć do podatku obliczonego zgodnie z art. 27 ww. ustawy.

Podobny podgląd został wyrażony przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 16 czerwca 2008 r. (sygn. IPPB2/415–419/08–4/MG):

§

Na skutek otrzymanego od pracownika zwrotu nienależnego wynagrodzenia, Spółka dokona korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS i z tego tytułu płatnikowi zwrócone zostaną składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie społeczne. (...) nadpłaconą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca zwróci pracownikowi, zaś pracownik doliczy tę kwotę do podatku w rozliczeniu rocznym. Sytuacja zwrotu składek na ubezpieczenia zdrowotne, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (...) została unormowana w art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z powołanym przepisem w przypadku otrzymania przez pracownika zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenia zdrowotne w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym wystąpiły te okoliczności, podatnik (pracownik) jest obowiązany doliczyć do podatku kwoty uprzednio odliczone. (...) Przechodząc do kwestii zwrotu składek na ubezpieczenie społeczne, w związku z dokonaną przez pracodawcę korektą dokumentów ZUS, należy także zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, iż (...) kwotę zwróconych składek (...) pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu zwrotu i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień (...) art. 12 i 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...). Kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

6. Możliwość odliczenia nadpłaty od bieżącego wynagrodzenia

Jeżeli pracodawca uzyska pisemną zgodę pracownika na zmniejszenie jego bieżącego wynagrodzenia o nadpłatę powstałą w poprzednich miesiącach, to kwotę tego potrącenia należy wykazać w odrębnej pozycji na liście płac.

7. Zwrot wynagrodzenia przez byłego pracownika

W sytuacji gdy zwrotu nienależnie pobranego świadczenia za rok ubiegły dokona były pracownik, a zatem w chwili dokonania zwrotu nie będzie łączył już podatnika z płatnikiem stosunek pracy, pracodawca nie rozliczy podatnikowi tego zwrotu, ponieważ nie będzie dochodów, które mógłby pomniejszyć o ten zwrot, zgodnie z art. 41b updof. Taka sytuacja nie upoważnia płatnika do dokonania korekty informacji PIT-11 wystawionej za rok ubiegły. Wystawiona bowiem przez płatnika informacja odzwierciedla zaistniały w ubiegłym roku stan faktyczny, a więc sporządzona była prawidłowo i tym samym brak jest podstaw prawnych do jej korygowania.

Polecamy serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

W takim przypadku, zgodnie z regulacją zawartą w art. 26 ust. 1 pkt 5 updof, uprawnienie do rozliczenia zwróconego świadczenia przysługuje podatnikowi, który odliczy je od dochodu w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia, na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę (np. przelew czy przekaz), ewentualnie na podstawie wystawionego przez byłego pracodawcę zaświadczenia. Kwotę świadczeń zwróconych pracodawcy wykazuje w PIT-O (załącznik do zeznania PIT-36 lub PIT-37). W przypadku gdy kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku podatkowym, podatnik może odliczyć kwotę przekraczającą ten dochód od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Pozostaje jeszcze kwestia korekty składek. Podstawą do skorygowania dokumentów rozliczeniowych złożonych w ZUS jest uzyskanie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia od byłego pracownika. Pracodawca nie powinien korygować dokumentów rozliczeniowych, jeśli nie zdecyduje się na dochodzenie nadpłaconego wynagrodzenia, jak również wówczas, kiedy wystąpi z żądaniem zwrotu do byłego pracownika, ale zwrotu tego nie uzyska.

PRZYKŁAD

W grudniu 2012 r. z powodu błędu pracodawca nadpłacił Marii P. wynagrodzenie w wysokości 1000 zł brutto. Umowa z pracownicą została rozwiązana 31 grudnia 2012 r. Zamiast kwoty 4000 zł, w grudniu Maria P. otrzymała 5000 zł. Błąd został wykryty w styczniu br., a była pracownica (na prośbę pracodawcy) zwróciła nadpłaconą kwotę w lutym br. W grudniu 2012 r. zarówno podatek, jak i składki ZUS zostały naliczone od 5000 zł.

Zestawienie różnic między wynagrodzeniem wypłaconym a należnym za grudzień 2012 r.

ROZLICZENIE

Kwota otrzymana

Kwota faktycznie należna

Różnica wynikająca z nadpłaty

1

2

3

4

5

1

Wynagrodzenie

5000,00

4000,00

1000,00

2

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe

5000,00

4000,00

1000,00

3

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe

5000,00

4000,00

1000,00

4

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

488,00

390,40

97,60

5

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

75,00

60,00

15,00

6

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

122,50

98,00

24,50

7

Razem składki ZUS – 13,71%

685,50

548,40

137,10

8

Przychód

5000,00

4000,00

1000,00

9

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

0,00

10

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

46,33

0,00

11

Podstawa opodatkowania

4203,00

3340,00

863,00

12

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

4314,50

3451,60

862,90

13

Zaliczka na podatek dochodowy – 18%

710,21

554,87

155,34

14

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

334,37

267,50

66,87

15

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

388,31

310,64

77,67

16

Podatek do US

376,00

287,00

89,00

17

Do wypłaty

3550,19

2853,96

696,23

Analiza treści art. 41b updof wskazuje, że podatnik powinien dokonać zwrotu nienależnego świadczenia w kwocie faktycznie otrzymanej, powiększonej o zaliczkę na podatek dochodowy. Wyrażenie „zwrot nienależnie pobrane świadczenie” nie obejmuje pobranych przez płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne podatnika, których podstawę wymiaru stanowiły nienależne świadczenia.

§

Pracownik powinien zatem zwrócić pracodawcy kwotę netto nadpłaconego wynagrodzenia powiększoną o zaliczkę na podatek dochodowy: 696,23 zł + 89,00 zł = 785,23 zł (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 7 września 2011 r., sygn. IPTPB2/415–311/11–2/MP).

Jeżeli pracownik zwróci wyliczoną kwotę 785,23 zł byłemu pracodawcy w 2013 r., to powinien odjąć ją od dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy w rozliczeniu rocznym składanym za ten rok.

W omawianym przypadku zwrócone przez pracownika nienależnie wypłacone mu wynagrodzenie nie może stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dlatego pracodawca powinien sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym zostały rozliczone składki od nienależnej wypłaty za grudzień 2012 r.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących sporządzonych za ten miesiąc powinien składać się z:

  • raportu ZUS RCA, w którym pracodawca rozliczy pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od prawidłowych podstaw wymiaru, tj. z wyłączeniem z podstawy wymiaru kwoty nienależnego wynagrodzenia,
  • deklaracji ZUS DRA, w której pracodawca zamieści dane dotyczące wszystkich osób ubezpieczonych, tj. zarówno tych osób, za które zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i za pracownika, za którego został sporządzony raport korygujący.

Po dokonaniu korekty na koncie w ZUS powstanie nadpłata.

Podstawa prawna:

  • art. 55 § 11, art. 87 § 1, art. 92, art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
  • art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.)
  • art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.)
  • art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 41b, art. 45 ust. 3a, art. 21 ust. 1 pkt 95 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
  • art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 1 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.)
  • art. 405 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.)

Więcej przeczytasz w Sposobie na płace >>>

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Źródło:

Sposób na płace

Zdjęcia

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia
Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Sklepy KOMFORT S.A.

Sklepy KOMFORT S.A. to największa w Polsce sieć specjalizująca się w sprzedaży pokryć podłogowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »