| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Dokumentacja płacowa > Kiedy jest niezbędna korekta listy płac

Kiedy jest niezbędna korekta listy płac

Pracodawca może, bez zgody pracownika, dokonać potrącenia kwoty nadpłaconego wynagrodzenia, jeżeli nadpłata wynika z niezdolności do pracy powstałej po wypłacie wynagrodzenia. Jednak potrącenie nie jest dopuszczalne w sytuacji, gdy niezdolność do pracy trwa ponad 30 dni.

Składki ZUS

W sytuacji krótkotrwałej niezdolności do pracy i braku konieczności korygowania listy płac (sytuacja opisana w przykładzie 1) dokumenty rozliczeniowe przekazywane do ZUS należy sporządzić zgodnie ze stanem faktycznym, tj. zgodnie z kwotami z listy płac i naliczyć składki od całego przychodu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne w raporcie ZUS RCA składanym w sytuacji opisanej w przykładzie powinno stanowić pełne wynagrodzenie wypłacone przez pracodawcę za ten miesiąc.

PRZYKŁAD 2

W sytuacji opisanej w przykładzie pierwszym pracodawca powinien styczniową niezdolność do pracy rozliczyć w raportach za luty. W takiej sytuacji w imiennym raporcie ZUS RSA za luty, w bloku III. B „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek i zestawienie wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej” pracodawca powinien wpisać kod świadczenia/przerwy: 331 (wynagrodzenie chorobowe), okres od 21 do 31 stycznia, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat (11 dni) i kwotę wynagrodzenia chorobowego.

W raporcie ZUS RCA składanym za luty podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinna być pomniejszona o kwotę nadpłaconego w styczniu wynagrodzenia, którą pracodawca potrącił pracownikowi w lutym.

Długotrwała niezdolność do pracy

W przypadku długotrwałej niezdolności do pracy pracodawca powinien skorygować listę płac i dokumentację rozliczeniową (raporty RCA i RSA), jeśli przekazał ją już do ZUS. Jeżeli dokumenty rozliczeniowe nie zostały jeszcze przekazane do ZUS, ich korekta nie będzie konieczna.

PRZYKŁAD 3

Zakładamy, że dostarczone 28 stycznia 2013 r. przez pracownika z przykładu pierwszego zwolnienie lekarskie obejmuje okres od 21 stycznia 2013 r. do 8 marca 2013 r. Pracodawca wypłacił pełne wynagrodzenie za pracę 27 stycznia 2013 r.

W takiej sytuacji pracodawca powinien skorygować listę płac. W pierwszej kolejności powinien obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część stycznia i wynagrodzenie chorobowe za 11 dni niezdolności do pracy.

Po stronie pracownika powstanie nadpłata (otrzymał pełne wynagrodzenie za pracę, a powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę i wynagrodzenie chorobowe). Jednak pracodawca nie może dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za luty bez zgody pracownika. W lutym pracodawca wypłaci bowiem pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, a możliwość odliczenia nadpłaty od wynagrodzenia bez zgody pracownika dotyczy tylko wynagrodzenia za pracę (art. 87 § 7 k.p.). Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia powinna być wyrażona na piśmie.

Należy pamiętać, że w przypadku gdy pracodawca na podstawie poprawionej listy płac naliczy prawidłowo zaliczkę na podatek dochodowy i składki ubezpieczeniowe, które opłaci w następnym miesiącu po powstaniu nieobecności, nie będzie nadpłaty w stosunku do ZUS i urzędu skarbowego i nie będzie musiał dokonywać korekt. Jeżeli jednak pracodawca opłacił już składki do ZUS, to nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek (art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Podstawa prawna:

  • art. 80, art. 87 § 7, art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 2),
  • art. 24 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585, ost. zm. DzU z 2012 r. poz. 1548).

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 4 października 1994 r. (I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Agnieszka Snopek

Młodszy Konsultant ds. Projektów HR w Grupie Tempo

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »