| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Dokumentacja płacowa > Jak prawidłowo udostępniać pracownikowi dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie

Jak prawidłowo udostępniać pracownikowi dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie

Naszym pracownikom nie wydajemy pasków wynagrodzeń. Każdy zatrudniony otrzymuje co miesiąc raport ubezpieczeniowy (ZUS RMUA). Ostatnio jeden z pracowników stwierdził, że postępujemy bezprawnie nie przekazując mu co miesiąc informacji o składnikach wynagrodzenia i zaczął kwestionować prawidłowość ich naliczenia. Ponadto wystąpił o udostępnienie mu dokumentów płacowych dotyczących naliczenia wynagrodzenia wszystkich pracowników jego działu. W ten sposób chce wykazać, że wynagrodzenie, jakie otrzymuje, jest niższe w porównaniu do zarobków innych osób w tym dziale. Czy możemy mu udostępnić te dokumenty?

Przepisy Kodeksu pracy przyznają pracownikowi prawo wglądu do dokumentów płacowych na jego żądanie. Takie żądanie pracownik może wyrazić zarówno na piśmie, jak również w formie ustnej. Nie ma przeszkód, aby prawo żądania udostępnienia dokumentów płacowych pracodawca zrealizował przez przekazanie pracownikowi kserokopii lub wydruku komputerowego tych dokumentów i jednoczesne umożliwienie mu porównania ich z oryginałem. Należy jednak pamiętać, aby takie dokumenty dotyczyły tylko konkretnego pracownika.

Gdy pracodawca prowadzi zbiorczo dokumenty płacowe, których udostępnienia żąda pracownik (np. listy płac), może pojawić się problem z ich udostępnieniem. Pracodawca bezwzględnie nie ma bowiem prawa udostępniać pracownikowi informacji o wynagrodzeniu innych pracowników. Za niedopuszczalne należy więc uznać udostępnienie pracownikowi (nawet do wglądu) zbiorczej listy płac.

Jeśli pracownik chciałby zapoznać się z taką listą w części dotyczącej jego wynagrodzenia, pracodawca mógłby przedstawić mu ją jedynie w taki sposób, aby dane dotyczące innych pracowników były niewidoczne. Kopia lub wydruk tego dokumentu mogłyby zostać przekazane pracownikowi dopiero po usunięciu danych dotyczących wszystkich pozostałych pracowników.

WAŻNE!

Pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą i karną za złamanie zasad dotyczących ochrony tajemnicy wynagrodzenia pracowników.

Pracodawca ma również obowiązek udzielania pracownikom informacji do celów emerytalno-rentowych. Dotyczy to też byłych pracowników zakładu. Jeśli w tych dokumentach pojawią się nieprawidłowości, które przyczynią się do zaniżenia świadczenia pracownika, pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu szkody poniesionej przez pracownika. W wyroku z 25 kwietnia 2008 r. (I PK 245/07, OSNP 2009/17–18/228) Sąd Najwyższy stwierdził, że (...) „wydanie przez pracodawcę obiektywnie nieprawidłowego zaświadczenia o zarobkach może prowadzić do powstania szkody u pracownika, której wysokość określa różnica pomiędzy emeryturą otrzymaną a taką, którą powinien otrzymać, gdyby pracodawca należycie wywiązał się ze swych obowiązków. Pracownik otrzymujący zaświadczenie pracodawcy ma prawo uważać, że obejmuje ono wszystkie składniki wynagrodzenia oraz że zostało wydane zgodnie z prawem. Z tego powodu za szkodę odpowiada pracodawca, nawet gdy pracownik nie odwołuje się do sądu od decyzji przyznającej mu emeryturę, nie stanowi to bowiem przyczynienia się do powstania szkody. Przyjęcie takiego przyczynienia byłoby możliwe tylko wówczas, gdyby pracodawca poinformował pracownika przy wydaniu zaświadczenia, że nie może nim objąć wszystkich składników wynagrodzenia za pracę, gdyż nie posiada odpowiedniej dokumentacji”.

Podstawa prawna

  • art. 772 § 5 art. 85 § 5, art. 149 § 1, 24112 § 2 pkt 3 Kodeksu pracy,
  • art. 18, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • § 8 pkt 1–2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
  • art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Łukasz Nysztal

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »