Prawidłowe wypełnienie formularza ma istotne znaczenie, ponieważ decyduje o wypłacie świadczenia przez ZUS. Informacje, które zawiera ZUS Z-3, to:

• dane ewidencyjne płatnika składek, które powinny być zgodne ze zgłoszeniem do ZUS na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA,

• dane ewidencyjne pracownika, które powinny być zgodne z tymi, które zostały wpisane w zgłoszeniu ZUS ZUA,

• okres ubezpieczenia,

• okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia, w tym informacja na temat niezdolności do pracy z powodu wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,

• informacja na temat zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, jeżeli jest ono dołączone do ZUS Z-3,

• liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,

• informacje na temat składników wynagrodzenia pracownika, które wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń,

• informacje na temat zawartych umów cywilnych,

• inne informacje, które mają wpływ na prawo do świadczeń.

Nowego zaświadczenia ZUS Z-3 nie wypełnia pracodawca, jeżeli dostarcza do ZUS kolejne zwolnienie lekarskie pracownika, które dotyczy kolejnego okresu tej samej niezdolności do pracy.

W tym przypadku pracodawca powinien podać datę dostarczenia przez pracownika zwolnienia lekarskiego oraz informację o tym, czy tytuł ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego jeszcze trwa. Informacje te pracodawca powinien poświadczyć podpisem i pieczątką upoważnionej osoby.

Podstawową informacją, która decyduje o przyznaniu lub o odmowie przyznania pracownikowi prawa do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, jest posiadanie przez pracownika odpowiedniego okresu ubezpieczenia chorobowego. Wpisanie daty przystąpienia do ubezpieczenia jest dla ZUS informacją, czy pracownik ma odpowiedni okres wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego.

Jeżeli okaże się, że okres ubezpieczenia chorobowego trwał za krótko, pracownikowi nie będzie przysługiwał zasiłek chorobowy.

Przykład:

Pracownik został zatrudniony od 1 kwietnia 2007 r. w zakładzie pracy, który zatrudnia 5 osób. W 2007 r. wykorzystał już 33 dni zwolnienia, za które zostało wypłacone wynagrodzenie za czas choroby. Dlatego od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Poprzednie zatrudnienie ustało 28 lutego 2007 r.
Przerwa w zatrudnieniu była dłuższa niż 30 dni (od 1 do 31 marca 2007 r.), dlatego prawo do zasiłku chorobowego przysługuje pracownikowi po 30 dniach zatrudnienia. Pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie od 16 do 20 kwietnia 2007 r. Zakład pracy przekazał do ZUS zaświadczenie lekarskie i zaświadczenie płatnika składek. Na tej podstawie ZUS odmówi pracownikowi prawa do zasiłku za cały okres choroby, ponieważ pracownik nie ma 30-dniowego okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego.

Jeżeli zakład pracy ma informację na temat poprzednich okresów ubezpieczenia chorobowego albo społecznego przed 1 stycznia 1999 r., to należy zamieścić ją w formularzu ZUS Z-3. Ma to znaczenie w przypadku, gdy pracownik nie ma 30-dniowego okresu wyczekiwania, ale spełnia warunki do przyznania prawa do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia zwolnienia, ponieważ ma co najmniej 10-letni okres ubezpieczenia. Informacje na temat wcześniejszych okresów ubezpieczenia pracodawca ma ze świadectw pracy, które pracownik dostarczył do zakładu pracy. Dokumenty o 10-letnim okresie ubezpieczenia pracownika pracodawca powinien dołączyć do zaświadczenia ZUS Z-3.

Ważną informacją, która ma wpływ na ustalenie prawa do świadczenia, jest prawidłowe podanie daty ustania zatrudnienia. Co do zasady, pracownikowi przysługuje prawo do świadczeń w okresie ubezpieczenia.

Przykład:

Zakład pracy przedłużył umowę o pracę z pracownicą do dnia porodu. Pracownica urodziła dziecko 15 kwietnia 2007 r. Z tym dniem została rozwiązana umowa o pracę. W świadectwie pracy pracodawca wpisał, że zatrudnienie trwało w okresie od 1 września 2006 r. do 15 kwietnia 2007 r. Taką samą informację pracodawca ma obowiązek zamieścić w formularzu Z-3.
Taki zapis oznacza, że poród nastąpił w okresie ubezpieczenia i pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Na dokumencie ZUS ZWUA zakład pracy powinien wpisać w tym przypadku 16 kwietnia 2007 r. jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Jeżeli świadczenie będzie wypłacał ZUS, to w zaświadczeniu płatnika składek należy zamieścić informację na temat okresów ubezpieczenia społecznego i okresów, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenie chorobowe, niezależnie od przerw, jakie występowały w okresach tego ubezpieczenia. Nie zamieszcza się tylko informacji na temat zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Jeżeli okres zatrudnienia u pracodawcy jest krótszy niż 2 lata, to równocześnie należy podać informację na temat poprzednich okresów ubezpieczenia.

Pracodawca ma obowiązek zamieścić w formularzu ZUS Z-3 informacje na temat okresów niezdolności do pracy, za które wypłacił świadczenia. Nieprawidłowe wypełnienie formularza może spowodować, że ZUS wypłaci świadczenie za zbyt długi albo za zbyt krótki okres. Wtedy odpowiedzialność poniesie pracodawca.

Przykład:

Zakład pracy w formularzu wskazał okresy, za które wypłacił pracownicy wynagrodzenie i zasiłek chorobowy oraz przez pomyłkę wskazał, że wypłacił pracownicy zasiłek macierzyński za jeden dzień. Na tej podstawie ZUS wypłacił pracownicy zasiłek macierzyński za 125 dni, zamiast za 126 dni. Pracownica będzie mogła dochodzić od pracodawcy zapłaty zasiłku macierzyńskiego za jeden dzień.

Jeżeli zaświadczenie jest wystawione np. z powodu niezdolności do pracy w 2007 r., a nieprzerwana niezdolność do pracy obejmuje również poprzedni rok, to w zaświadczeniu należy wskazać także okres niezdolności do pracy, za który wypłacono wynagrodzenie chorobowe w ubiegłym roku.