| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Zasiłki i inne świadczenia > Jak wypełniać zaświadczenie ZUS Z-3

Jak wypełniać zaświadczenie ZUS Z-3

Zakłady pracy mają obowiązek wypełnić formularz ZUS Z-3 – zaświadczenie płatnika składek, jeżeli ZUS wypłaca pracownikowi świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Obowiązek ten dotyczy zarówno wypłaty świadczeń, gdy pracodawca nie jest do tego uprawniony (zatrudnia mniej niż 21 pracowników), jak i świadczeń wypłacanych za okres po ustaniu zatrudnienia.

Prawidłowe wypełnienie formularza ma istotne znaczenie, ponieważ decyduje o wypłacie świadczenia przez ZUS. Informacje, które zawiera ZUS Z-3, to:

• dane ewidencyjne płatnika składek, które powinny być zgodne ze zgłoszeniem do ZUS na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA,

• dane ewidencyjne pracownika, które powinny być zgodne z tymi, które zostały wpisane w zgłoszeniu ZUS ZUA,

• okres ubezpieczenia,

• okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia, w tym informacja na temat niezdolności do pracy z powodu wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,

• informacja na temat zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, jeżeli jest ono dołączone do ZUS Z-3,

• liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,

• informacje na temat składników wynagrodzenia pracownika, które wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń,

• informacje na temat zawartych umów cywilnych,
• inne informacje, które mają wpływ na prawo do świadczeń.

Nowego zaświadczenia ZUS Z-3 nie wypełnia pracodawca, jeżeli dostarcza do ZUS kolejne zwolnienie lekarskie pracownika, które dotyczy kolejnego okresu tej samej niezdolności do pracy.

W tym przypadku pracodawca powinien podać datę dostarczenia przez pracownika zwolnienia lekarskiego oraz informację o tym, czy tytuł ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego jeszcze trwa. Informacje te pracodawca powinien poświadczyć podpisem i pieczątką upoważnionej osoby.

Okres ubezpieczenia

Podstawową informacją, która decyduje o przyznaniu lub o odmowie przyznania pracownikowi prawa do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, jest posiadanie przez pracownika odpowiedniego okresu ubezpieczenia chorobowego. Wpisanie daty przystąpienia do ubezpieczenia jest dla ZUS informacją, czy pracownik ma odpowiedni okres wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego.

Jeżeli okaże się, że okres ubezpieczenia chorobowego trwał za krótko, pracownikowi nie będzie przysługiwał zasiłek chorobowy.

Przykład:
Pracownik został zatrudniony od 1 kwietnia 2007 r. w zakładzie pracy, który zatrudnia 5 osób. W 2007 r. wykorzystał już 33 dni zwolnienia, za które zostało wypłacone wynagrodzenie za czas choroby. Dlatego od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Poprzednie zatrudnienie ustało 28 lutego 2007 r.
Przerwa w zatrudnieniu była dłuższa niż 30 dni (od 1 do 31 marca 2007 r.), dlatego prawo do zasiłku chorobowego przysługuje pracownikowi po 30 dniach zatrudnienia. Pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie od 16 do 20 kwietnia 2007 r. Zakład pracy przekazał do ZUS zaświadczenie lekarskie i zaświadczenie płatnika składek. Na tej podstawie ZUS odmówi pracownikowi prawa do zasiłku za cały okres choroby, ponieważ pracownik nie ma 30-dniowego okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego.
Jeżeli zakład pracy ma informację na temat poprzednich okresów ubezpieczenia chorobowego albo społecznego przed 1 stycznia 1999 r., to należy zamieścić ją w formularzu ZUS Z-3. Ma to znaczenie w przypadku, gdy pracownik nie ma 30-dniowego okresu wyczekiwania, ale spełnia warunki do przyznania prawa do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia zwolnienia, ponieważ ma co najmniej 10-letni okres ubezpieczenia. Informacje na temat wcześniejszych okresów ubezpieczenia pracodawca ma ze świadectw pracy, które pracownik dostarczył do zakładu pracy. Dokumenty o 10-letnim okresie ubezpieczenia pracownika pracodawca powinien dołączyć do zaświadczenia ZUS Z-3.

Ważną informacją, która ma wpływ na ustalenie prawa do świadczenia, jest prawidłowe podanie daty ustania zatrudnienia. Co do zasady, pracownikowi przysługuje prawo do świadczeń w okresie ubezpieczenia.

Przykład:
Zakład pracy przedłużył umowę o pracę z pracownicą do dnia porodu. Pracownica urodziła dziecko 15 kwietnia 2007 r. Z tym dniem została rozwiązana umowa o pracę. W świadectwie pracy pracodawca wpisał, że zatrudnienie trwało w okresie od 1 września 2006 r. do 15 kwietnia 2007 r. Taką samą informację pracodawca ma obowiązek zamieścić w formularzu Z-3.
Taki zapis oznacza, że poród nastąpił w okresie ubezpieczenia i pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Na dokumencie ZUS ZWUA zakład pracy powinien wpisać w tym przypadku 16 kwietnia 2007 r. jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Jeżeli świadczenie będzie wypłacał ZUS, to w zaświadczeniu płatnika składek należy zamieścić informację na temat okresów ubezpieczenia społecznego i okresów, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenie chorobowe, niezależnie od przerw, jakie występowały w okresach tego ubezpieczenia. Nie zamieszcza się tylko informacji na temat zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Jeżeli okres zatrudnienia u pracodawcy jest krótszy niż 2 lata, to równocześnie należy podać informację na temat poprzednich okresów ubezpieczenia.

Okresy niezdolności do pracy

Pracodawca ma obowiązek zamieścić w formularzu ZUS Z-3 informacje na temat okresów niezdolności do pracy, za które wypłacił świadczenia. Nieprawidłowe wypełnienie formularza może spowodować, że ZUS wypłaci świadczenie za zbyt długi albo za zbyt krótki okres. Wtedy odpowiedzialność poniesie pracodawca.

Przykład:
Zakład pracy w formularzu wskazał okresy, za które wypłacił pracownicy wynagrodzenie i zasiłek chorobowy oraz przez pomyłkę wskazał, że wypłacił pracownicy zasiłek macierzyński za jeden dzień. Na tej podstawie ZUS wypłacił pracownicy zasiłek macierzyński za 125 dni, zamiast za 126 dni. Pracownica będzie mogła dochodzić od pracodawcy zapłaty zasiłku macierzyńskiego za jeden dzień.

Jeżeli zaświadczenie jest wystawione np. z powodu niezdolności do pracy w 2007 r., a nieprzerwana niezdolność do pracy obejmuje również poprzedni rok, to w zaświadczeniu należy wskazać także okres niezdolności do pracy, za który wypłacono wynagrodzenie chorobowe w ubiegłym roku.


W ZUS Z-3 pracodawca ma obowiązek umieścić informację o tym, że niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy, w drodze do pracy albo w drodze z pracy. Ma to wpływ na wysokość świadczenia, które otrzyma pracownik, ponieważ z tego tytułu przysługuje ono w wysokości 100% podstawy wymiaru. Do zaświadczenia płatnika należy dołączyć niezbędne dokumenty, czyli np. protokół powypadkowy.

Zwolnienie lekarskie

Jeżeli pracownikowi przysługuje prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS, to pracodawca ma obowiązek dołączyć do zaświadczenia ZUS Z-3 zwolnienie lekarskie, a informację na ten temat umieścić w formularzu.

Data wpływu zwolnienia lekarskiego do zakładu pracy decyduje o tym, czy pracownik otrzyma zasiłek w pełnej wysokości albo czy zostanie on obniżony o 25% z powodu dostarczenia zwolnienia do zakładu pracy po upływie 7 dni od jego wystawienia.

Przykład:
Pracownik zachorował 6 kwietnia. Ponieważ 7, 8 i 9 kwietnia były w zakładzie pracy dniami wolnymi, to zwolnienie pracownik dostarczył 10 kwietnia. Taką datę umieścił na odwrocie zwolnienia pracodawca, który przekazał dokumenty ZUS ZLA i ZUS Z-3 do ZUS. Pracownik dostarczył zwolnienie 4. dnia od jego wystawienia. Zasiłek przysługuje mu w pełnej wysokości, ponieważ zwolnienie lekarskie dostarczył w terminie.

Liczba ubezpieczonych

Pracodawca, który wypełnia ZUS Z-3 w punkcie dotyczącym liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, powinien wpisać stan na 30 listopada poprzedniego roku, czyli np. 30 listopada 2006 r. Jeżeli w tym dniu nie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego nikogo, to podaje liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia w pierwszym miesiącu zgłoszenia.

Nie ma znaczenia tytuł do ubezpieczenia chorobowego, dlatego w tym punkcie należy podać liczbę wszystkich osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.

WAŻNE!
Nie ma znaczenia liczba osób zatrudnionych, lecz liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.

Informacja na temat składników wynagrodzenia

Pracodawca wypełniając formularz ZUS Z-3 wpisuje tylko te składniki, od których zostały odprowadzone składki na ubezpieczenie chorobowe i które równocześnie są wliczane do podstawy wymiaru świadczenia.

Jeżeli zasady wynagradzania w zakładzie pracy różnicują składniki, które wlicza się do podstawy wymiaru różnych świadczeń, to należy wpisać tylko te składniki, które są wliczane do podstawy wymiaru świadczenia, o które stara się pracownik.

Przykład:
Pracownicy zgodnie z regulaminem wynagradzania mają prawo do dodatku stażowego w pełnej wysokości również za okres choroby. Dodatek stażowy jest natomiast pomniejszany za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. Pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres po ustaniu zatrudnienia, dlatego zakład pracy wypełniając ZUS Z-3 powinien ująć dodatek stażowy jako składnik wynagrodzenia, który jest wliczany do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego.

Pracodawca powinien wypełnić część formularza dotyczącą wynagrodzenia, które jest wliczane do podstawy wymiaru zgodnie z częstotliwością, z jaką wypłaca on dany składnik wynagrodzenia. Oznacza to, że np. premię, która przysługuje pracownikowi za kwartał, należy wpisać w pkt 11.
Częstotliwość wypłaty danego składnika ma wpływ na sposób wliczenia tego świadczenia do podstawy wymiaru.

Umowy cywilne

Umowy zlecenia i o dzieło zawarte z pracownikiem albo wykonywane przez pracownika na rzecz swojego pracodawcy są wliczane do podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. O tym, czy wynagrodzenie zostanie wliczone do podstawy wymiaru decyduje to, czy umowa trwa w trakcie niezdolności do pracy.

Przykład:
Z pracownikiem zawarto dodatkowo umowę zlecenia od 1 stycznia do 30 kwietnia 2007 r. Pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 19 kwietnia do 8 maja 2007 r. Na podstawie zaświadczenia płatnika składek ZUS wliczy wynagrodzenie, które pracownik otrzymał z tytułu umowy zlecenia, do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za okres od 19 do 30 kwietnia. Od 1 do 8 maja br. ZUS ustali podstawę wymiaru zasiłku chorobowego wyłącznie na podstawie wynagrodzenia z umowy o pracę.

Inne informacje

W zaświadczeniu płatnika pracodawca może umieścić również inne informacje, które mają wpływ na prawo do świadczeń. Taką informacją jest np. okres udzielonego pracownicy urlopu macierzyńskiego. Jednym z dokumentów uprawniających do wypłaty zasiłku macierzyńskiego przez ZUS jest zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego urlopu macierzyńskiego.

Pracodawca może zamieścić ją w formularzu ZUS Z-3 albo na odrębnym dokumencie dołączonym do zaświadczenia płatnika składek.

Przykład:
Pracownicy w związku z urodzeniem 10 kwietnia br. pierwszego dziecka udzielono urlopu macierzyńskiego od dnia porodu do 27 sierpnia 2007 r. w wymiarze 20 tygodni.

W punkcie 15 zaświadczenia płatnika składek należy podać również informację o zmianie wymiaru czasu pracy.

W przypadku gdy ZUS Z-3 dotyczy kolejnej niezdolności do pracy, między którymi nie było 3-miesięcznej przerwy, to taką informację również należy zamieścić w zaświadczeniu.


Podstawa prawna:
• § 1 ust. 1 pkt 1 oraz załącznik nr 1 do rozporządzenia z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU nr 65, poz. 742 ze zm.),
• art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.).

 

HITY INFORU

TERMINARZ

SIE20
TydzieńPWŚCPSN
3128293031123
3245678910
3311121314151617
3418192021222324
3525262728293031

Narzędzia kadrowego

Eksperci infor.pl

Anna Malinowska

Prawnik

Zostań ekspertem Infor.pl »