Informacja ZUS ZSWA, składana do Zakładu za pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach (o szczególnym charakterze), musi zawierać nazwisko i imię osoby ubezpieczonej, jej datę urodzenia, numery NIP i PESEL. Tylko w sytuacji gdy pracownikowi nie nadano któregoś z tych numerów, należy na druku ZUS ZSWA umieścić również serię i numer dowodu osobistego lub paszportu osoby ubezpieczonej. Oprócz tego płatnik wskazuje w niej okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz kod wykonywanej przez ubezpieczonego pracy.

Termin przekazania informacji do ZUS

To pierwsza masowa akcja składania informacji ZUS ZSWA do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za wyjątkiem sytuacji szczególnych, wskazanych w ustawie o emeryturach pomostowych, większość płatników składek po raz pierwszy realizuje ten obowiązek. Muszą go wypełnić do 31 marca tego roku.

Nieliczni spośród nich składali druk ZUS ZSWA wcześniej niż wynikałoby to z zasady ogólnej. Dotyczy to przypadków, gdy:

• pracownik wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej – informację ZUS ZSWA za tego pracownika należy wówczas złożyć w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku za rok bieżący, w którym wpłynął wniosek o emeryturę. Jeżeli pracownik wystąpi o przyznanie emerytury przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie siedmiu dni od dnia wpływu wniosku o emeryturę,
• nastąpiło ogłoszenie upadłości lub likwidacji płatnika – informację ZUS ZSWA za bieżący rok należy przekazać nie później niż w dniu złożenia wyrejestrowania płatnika (przed złożeniem dokumentu wyrejestrowującego ZUS ZWPA). Jeżeli ogłoszenie upadłości lub likwidacji firmy przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przed zgłoszeniem wyrejestrowania płatnika składek przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy.

Zasady wypełniania formularza

Formularz ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. Płatnik składek przekazuje do Zakładu informacje dotyczące pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w 2010 r. W informacji przekazywanej do 31 marca 2011 r. należy – wyjątkowo – uwzględnić osoby wykonujące takie prace również w 2009 r. Informację za 2009 r. trzeba złożyć za pracowników, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach, nawet jeżeli praca taka nie była już przez pracownika wykonywana w 2010 r.