Zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych do ZUS (tj. imiennych raportów i deklaracji rozliczeniowej) to przywilej indywidualnych przedsiębiorców, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie lub ewentualnie jeszcze za osobę współpracującą. Z tego zwolnienia przedsiębiorcy mogą korzystać pod warunkiem, że nie zaszły żadne zmiany w stosunku do dokumentów przekazanych za poprzedni miesiąc. W przypadku gdy w danym miesiącu przedsiębiorca zatrudnił pracownika, musi złożyć deklarację rozliczeniową oraz dwa imienne raporty miesięczne, tj. za siebie i pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, że zatrudniony w danym miesiącu pracownik nie uzyskał żadnego wynagrodzenia. W takiej sytuacji nastąpi również zmiana terminu opłacania składek i składania dokumentów rozliczeniowych. Terminem do opłacania składek dla samodzielnego przedsiębiorcy jest termin do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Natomiast przedsiębiorca zatrudniający nawet jednego pracownika jako pracodawca musi opłacić składki do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zatrudniając pracownika, należy go zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx w ciągu 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Tak więc - skoro zatrudnienie nastąpiło np. 10 kwietnia - to zgłoszenie powinno być złożone do 17 kwietnia. Należne za pracownika składki powinny być wykazywane w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA z tym samym kodem, czyli 01 10 xx.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jaki w danym miesiącu pracownik otrzyma (nie taki, jaki jest zapisany w umowie o pracę). Jeżeli przedsiębiorca zatrudnił w kwietniu pracownika, ale w tym miesiącu nie otrzymał żadnego wynagrodzenia (choćby zaliczki na poczet przyszłego przychodu), to płatnik powinien za niego złożyć imienny raport miesięczny ZUS RCA z zerową podstawą wymiaru i zerowymi składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oprócz tego prowadzący działalność musi dostarczyć do ZUS za siebie raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 00, rozliczając własne składki. Ponadto przedsiębiorca zobowiązany jest przekazać do ZUS za kwiecień deklarację rozliczeniową ZUS DRA, wykazując zsumowane składki z dwóch raportów ZUS RCA.

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).