| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Zasady podlegania > Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat.

W przypadku sporów m.in. z ZUS czy z urzędem skarbowym posiadanie przez płatnika kopii dokumentów ubezpieczonych jest niezbędne, ponieważ stanowią one dowód w ewentualnym postępowaniu. Dlatego też płatnik składek ma ustawowy obowiązek przechowywania tych dokumentów.

Okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych są zróżnicowane w zależności od kategorii, do której należy dany dokument. Dokumenty dzielimy na zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Dokumenty zgłoszeniowe

Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych zależy od tego, czy zostały przekazane do ZUS w formie papierowej czy elektronicznej. W razie przekazywania do ZUS formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego jego pisemne odzwierciedlenie z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA) płatnik jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów, które zostały złożone w formie papierowej. Mimo to płatnik powinien je trzymać wraz z dowodami nadania również przez okres co najmniej 5 lat.

Formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej:

  • ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej,
  • ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego,
  • ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych,
  • ZUS ZIUA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej,
  • ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.

Formularze zgłoszeniowe płatnika składek:

  • ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  • ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej,
  • ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek,
  • ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek,
  • ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek,
  • ZUS ZAA – informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.

Dokumenty rozliczeniowe

Od 1 stycznia 2012 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

NOWY KODEKS PRACY 2018

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

GACH MIZIŃSKA Kancelaria prawna

Kancelaria GACH MIZIŃSKA spółka jawna to kancelaria specjalizująca się w doradztwie podatkowym oraz w doradztwie prawnym na rzecz przedsiębiorców.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK