| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Składki na ubezpieczenie > Korekta danych w dokumentach ubezpieczeniowych

Korekta danych w dokumentach ubezpieczeniowych

Płatnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie i przekazywanie do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Jeśli popełnił w nich błąd, powinien je niezwłocznie skorygować. Sposób korygowania dokumentów i termin, w jakim trzeba sporządzać te korekty, zależy od rodzaju dokumentu i rodzaju popełnionej nieprawidłowości.

Zmiany i korekty danych płatnika składek, które podlegają wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej (np. nazwa skrócona), należy zgłaszać w formie wniosku EDG-1 w odpowiednim organie ewidencyjnym w ramach tzw. jednego okienka.

ZUS otrzymuje wówczas kopię zmienionego wpisu w ewidencji działalności gospodarczej i z urzędu sporządza odpowiedni dokument.

PRZYKŁAD

W listopadzie 2010 r. Anna P. zarejestrowała działalność gospodarczą pod nazwą „Kancelaria Doradztwa Podatkowego MAGNUS”. W styczniu 2011 r. rozszerzyła działalność i zmieniła nazwę na „MAGNUS”. Powinna to zgłosić w urzędzie miasta na druku EDG-1. Dane z wniosku wraz kopią zaświadczenia o wpisie urząd miasta przekaże do ZUS. Na tej podstawie ZUS sporządzi druk ZUS ZIPA.

Dane adresowe i ewidencyjne płatnika

Aby poinformować ZUS o zmianie danych ewidencyjnych i adresowych płatnika składek, wykazanych w zgłoszeniu na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA, albo o zmianie podstawy do prowadzenia pozarolniczej działalności lub danych o biurze rachunkowym, płatnik składek powinien złożyć nowy druk zgłoszenia ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia korekty lub zmiany. Oznacza to, że powinien wpisać odpowiednio „1” lub „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

PRZYKŁAD

Płatnik składek złożył druk ZUS ZFA, podając adres siedziby w Płocku. Po roku przeniósł swoją działalność do Wrocławia. Powinien wypełnić formularz ZUS ZFA w trybie zmiany, wpisując „1” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach, w tym aktualny adres siedziby płatnika.

Korekta ZUS ZWPA

Jeśli płatnik składek musi skorygować nieprawidłowo złożony druk wyrejestrowania płatnika na ZUS ZWPA, musi:

  • złożyć ponownie dokument wyrejestrowania ZUS ZWPA – jeśli chce skorygować swoje dane identyfikacyjne, podane w bloku II dokumentu,
  • złożyć ZUS ZWPA w trybie korekty (w dokumencie tym należy wpisać „x” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach) – jeśli wystąpi konieczność skorygowania danych wykazanych w bloku III dokumentu „Dane o wyrejestrowaniu płatnika składek”.

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych

Płatnik składek ma obowiązek złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących w każdym przypadku, gdy zostały stwierdzone nieprawidłowości zarówno przez niego, jak i gdy został o tych nieprawidłowościach poinformowany przez ZUS (art. 41 ust. 6 ustawy systemowej). Jeśli błąd został popełniony tylko w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, koryguje tylko tę deklarację. Gdy błędy zostały popełnione w raporcie rozliczeniowym (ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA), korektę raportu lub raportów musi złożyć razem ze skorygowaną deklaracją ZUS DRA.

Deklaracja rozliczeniowa korygująca oraz imienny raport korygujący są nowymi dokumentami zawierającymi skorygowane dane. Należy składać tylko te imienne raporty miesięczne, co do których zaistniała konieczność korekty danych. Deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna zawierać pełne, prawidłowe rozliczenie należnych składek i świadczeń, z uwzględnieniem danych dotyczących wszystkich ubezpieczonych, wynikających zarówno z załączonych do niej imiennych raportów miesięcznych korygujących, jak i poprawnych raportów, które nie wymagały korekty.

WAŻNE!

Nie można skorygować samego raportu; korygując raport trzeba również skorygować deklarację rozliczeniową.

Wszystkie dokumenty rozliczeniowe korygujące w danym komplecie powinny być oznaczone tym samym identyfikatorem (w deklaracji ZUS DRA blok I – Dane organizacyjne, pole 02 – Identyfikator deklaracji: numer/miesiąc/rok).

PRZYKŁAD

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację rozliczeniową + imienne raporty miesięczne) oznaczony numerem identyfikatora 01. Po pewnym czasie stwierdził, że błędnie wyliczył składki na Fundusz Pracy. W związku z tym powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą, którą oznacza numerem identyfikatora 02. Następnie okazało się, że popełnił błędy w imiennych raportach miesięcznych. Musi skorygować imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową. Zarówno deklaracja rozliczeniowa korygująca, jak i imienne raporty miesięczne korygujące będą oznaczone numerem identyfikatora 03.

W przypadku gdy imienne raporty miesięczne i deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym, ZUS może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentu. Może również sporządzić z urzędu wymienione dokumenty, jak też może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach.

Płatnik nie musi składać imiennego raportu korygującego, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł, chyba że podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (art. 41 ust. 6a i 6b ustawy systemowej). Nie trzeba zatem korygować takiego raportu za pracowników i zleceniobiorców, dla których podstawą wymiaru składek jest osiągnięty przychód (gdy w umowie zlecenia wynagrodzenie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie). Natomiast w przypadku, gdy błąd powstał w raporcie np. za osobę prowadzącą działalność, trzeba taki raport skorygować, nawet jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł – ponieważ podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców jest kwota deklarowana, nie niższa niż 60% przeciętnego wynagrodzenia albo 30% minimalnego wynagrodzenia.

WAŻNE!

Płatnik zawsze musi skorygować raport rozliczeniowy za osobę, dla której podstawą wymiaru składek jest kwota deklarowana.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Adwokat Marta Kawecka Właściciel portalu LegalnaBudowa.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »