| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Składki na ubezpieczenie > Korekta danych w dokumentach ubezpieczeniowych

Korekta danych w dokumentach ubezpieczeniowych

Płatnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie i przekazywanie do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Jeśli popełnił w nich błąd, powinien je niezwłocznie skorygować. Sposób korygowania dokumentów i termin, w jakim trzeba sporządzać te korekty, zależy od rodzaju dokumentu i rodzaju popełnionej nieprawidłowości.

WAŻNE!

Jeśli w dokumencie zgłoszeniowym do ubezpieczeń płatnik podał identyfikator ubezpieczonego o błędnej strukturze (np. 8-znakowy PESEL), powinien złożyć prawidłowo wypełniony dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać „X” w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”.

PRZYKŁAD

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń jako Agnieszka Malinowska. Poinformowała pracodawcę, że wyszła za mąż i zmieniła nazwisko na Kowalska. Pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZIUA. Jako poprzednie dane identyfikacyjne należy podać nazwisko Malinowska oraz identyfikatory (np. PESEL), które były podane w dotychczasowym zgłoszeniu.

Jeśli w dokumencie ZUS ZIUA w bloku III lub IV płatnik wpisał błędne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, należy na nowo złożyć poprawnie wypełniony dokument zgłoszenia korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA. Dokument ten należy wypełnić w następujący sposób:

  • w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać dane płatnika,
  • w bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” wpisać dane nieprawidłowe, podane jako dane aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIUA,
  • w bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” wpisać prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Zmiana lub korekta danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego

Informację o innych danych adresowych lub ewidencyjnych ubezpieczonego należy sporządzać na formularzach zgłoszenia do ubezpieczeń (ZUS ZUA lub ZUS ZZA), wypełniając je w trybie zmiany lub korekty.

Aby zgłosić zmianę danych, tj. zaktualizować te dane, należy wpisać „1” w odpowiednim polu bloku „Dane organizacyjne”. Aby natomiast skorygować nieprawidłowe dane, należy wpisać kod „2” w odpowiednim polu tego bloku. W obu przypadkach należy wpisać wszystkie prawidłowe dane we wszystkich kolejnych blokach.

PRZYKŁAD

Pracownik zmienił adres zamieszkania 20 grudnia 2010 r. Płatnik powinien zmienić adres ubezpieczonego przez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA w trybie zmiany danych, tj. poprzez wpisanie cyfry „1” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 02 (formularz ZUS ZUA).

PRZYKŁAD

Płatnik w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA błędnie podał adres zamieszkania pracownika – zamiast ul. Jaśminowej wpisał Jemiołową. Płatnik składek ma obowiązek skorygować dane adresowe ubezpieczonego składając formularz ZUS ZUA w trybie korekty, tj. wpisując cyfrę „2” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 02.

Zmiana schematu ubezpieczeń lub tytułu do ubezpieczeń

Poinformowanie ZUS o zmianie/korekcie niektórych danych odbywa się przez ponowne zgłoszenie osoby do ubezpieczeń (na ZUS ZUA lub ZUS ZZA) po uprzednim jej wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń (na ZUS ZWUA). Dotyczy to takich danych, jak:

  • rodzaje ubezpieczeń, jakim podlega ubezpieczony (tzw. schemat ubezpieczeń),
  • termin objęcia ubezpieczeniami,
  • tytuł, z którego dana osoba podlega ubezpieczeniom.

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z błędną datą powstania obowiązku ubezpieczeń – zamiast 4 października 2010 r. wpisał 4 listopada 2010 r. W celu skorygowania tego błędu musi wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z datą dokonania zgłoszenia, tj. 4 listopada 2010 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia z datą powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. 4 października 2010 r.


PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA od 1 listopada 2010 r. W grudniu 2010 r. zleceniobiorca złożył wniosek o objęcie go także ubezpieczeniem chorobowym – od 1 grudnia 2010 r. W związku z tym płatnik powinien złożyć najpierw wyrejestrowanie na ZUS ZWUA z dotychczasowych ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego) od 1 grudnia 2010 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać zgłoszenia do tych ubezpieczeń i do ubezpieczenia chorobowego od 1 grudnia 2010 r.

Korekta kodu tytułu do ubezpieczeń

Jeśli płatnik składek w dokumencie zgłoszeniowym błędnie podał kod tytułu ubezpieczenia, to sposób korekty zależy od tego, czy zły kod jest jednym z kodów, jakie znajdują się w wykazie kodów, czy też taki kod nie istnieje. Jeśli:

  • został podany kod niezgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów, należy złożyć poprawnie wypełnione zgłoszenie do ubezpieczeń (tj. wpisując „x” odpowiednio w polu 01 bloku I, podając prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia,
  • został podany błędny kod, ale znajdujący się w wykazie kodów, należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zgłoszenia (tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia na formularzu ZUS ZWUA), a następnie ponownie złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA).

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił do ubezpieczeń pracownika z ustalonym prawem do emerytury na formularzu ZUS ZUA od 1 grudnia 2010 r. Wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia – zamiast kodu 01 10 10, wpisał kod 01 10 00. Jest to kod zgodny ze słownikiem, ale nieprawidłowy w przypadku tej osoby, bo nie wskazuje na prawo do emerytury. Płatnik powinien więc złożyć następujące dokumenty: ZUS ZWUA, w którym wyrejestruje tę osobę z datą 1 grudnia 2010 r. z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, a następnie ZUS ZUA z datą 1 grudnia 2010 r. z właściwym kodem 01 10 10.

Zmiana danych identyfikacyjnych płatnika składek

Do zgłaszania zmian lub korygowania danych identyfikacyjnych płatnika składek (NIP, REGON, PESEL, nazwa skrócona, nazwisko, imię pierwsze, seria i numer dokumentu) służy formularz ZUS ZIPA. Należy go wypełnić w następujący sposób:

  • w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 – wpisać odpowiednio cyfrę „1” lub „2”,
  • w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać dane płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
  • w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać prawidłowe dane identyfikacyjne płatnika składek.

Jeśli w zgłoszeniu płatnika składek podano identyfikator o błędnej strukturze, np. 10-znakowy REGON, należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia, tj. wpisać „x” w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne” w dokumentach ZUS ZPA lub ZUS ZFA.

W przypadku korekty poprzednich lub aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II i III formularza ZUS ZIPA, należy złożyć ponownie dokument zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek na ZUS ZIPA.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Mateusz Ostrowski

Analityk rynku produktów bankowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »