| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Wszystko o urlopach wypoczynkowych

Wszystko o urlopach wypoczynkowych

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje jedynie pracownikom. Nie mają go więc osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne czy prowadzące własną działalność gospodarczą. Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze, co wyklucza jakiekolwiek finansowe rekompensaty wypłacane w zamian za urlop. W przypadku jednak, gdy następuje rozwiązanie stosunku pracy, a wykorzystanie urlopu w naturze jest niemożliwe, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni płatnego wypoczynku. Informacje o tym, jak planować, obliczać i udzielać urlopu, piszemy w naszym opracowaniu.

Kiedy przysługuje ekwiwalent

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 k.p.). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia, jak również tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 k.p.). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, aby pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

WAŻNE!

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

W wyroku z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07, OSNP 2009/17–18/229) Sąd Najwyższy stwierdził, że gdy zachodzą okoliczności uniemożliwiające lub usprawiedliwiające odmowę wykorzystania zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. (czyli do końca września następnego roku kalendarzowego po tym, za który wypoczynek się należał), pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za ten urlop. Żądanie jego wypłaty nie powinno być postrzegane jako nadużycie ze strony zatrudnionego.

PRZYKŁAD

Mariusz M., pracujący w przedsiębiorstwie budowlanym w dwuosobowym dziale płac, ma 14 dni niewykorzystanego urlopu za 2012 r. W maju 2013 r. drugi pracownik działu miał wypadek i stał się na dłuższy czas niezdolny do pracy. Zdarzenie to sprawiło, że nie ma komu powierzyć zadania związanego z płacową obsługą firmy. W związku z tym Mariusz M. nie będzie mógł skorzystać z zaległego urlopu do końca września 2013 r. W zaistniałych okolicznościach, biorąc pod uwagę wyrok SN z 7 maja 2008 r., będzie miał on prawo po 30 września 2013 r. zażądać od pracodawcy wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane 14 dni urlopu.

Od 1 stycznia 2004 r. ekwiwalentu nie należy wypłacać w przypadku skierowania pracownika do pracy za granicą, powołania go do służby wojskowej lub do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące.

W praktyce może się zdarzyć, że pracodawca nie będzie musiał wypłacać ekwiwalentu, ponieważ na mocy odrębnych przepisów jest zobligowany do objęcia pracownika ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu. Wówczas za niewykorzystany urlop płaci ubezpieczyciel. Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu będzie niższe niż obliczony ekwiwalent za urlop, pracodawca musi wyrównać ewentualną różnicę.

W razie śmierci pracownika, gdy stosunek pracy wygasa, ekwiwalent za niewykorzystany urlop przekształca się w prawa majątkowe należne w równych częściach małżonkowi pracownika oraz innym osobom uprawnionym do pobierania po nim renty rodzinnej. Kiedy takich osób nie ma, prawa majątkowe po zmarłym pracowniku wchodzą do masy spadkowej.

Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu, podobnie jak w przypadku innych roszczeń ze stosunku pracy, przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.

Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Reguły obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych zasad, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Ponadto przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop należy uzupełnić podstawę wymiaru, w przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu. Licząc podstawę wymiaru ekwiwalentu, należy również uwzględniać składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

  • ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru, zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli 5 na str. 34;
  • skalkulować stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w 2013 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 20,92);
  • podzielić otrzymaną stawkę przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (np. 7 godzin w przypadku niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym, którym lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad osobą niepełnosprawną wyda zaświadczenie o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy; w przypadku niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej – 7 godzin i 35 minut);
  • pomnożyć otrzymaną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Tabela 4. Różnice w zakresie wyliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe

Ekwiwalent za niewykorzystany
urlop wypoczynkowy

Pomijamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Uwzględniamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Nie uzupełniamy podstawy wymiaru

Uzupełniamy podstawę wymiaru, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu

Do jego ustalania nie stosujemy współczynnika urlopowego

Przy obliczaniu stosujemy tzw. współczynnik urlopowy

Wypłata powinna nastąpić łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego

Wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia

Tabela 5. Zasady ustalania średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu

Rodzaj składnika

Sposób uwzględniania w podstawie
ekwiwalentu urlopowego

Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej

Stałe składniki uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, wynagrodzenie akordowe i prowizyjne)

Składniki te uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują). Jeżeli pracownik nie przepracował takiego okresu, dokonujemy tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, i pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne – przy ustalaniu tej podstawy należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało.

Składniki płacy za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne, roczne)

Składniki te przyjmuje się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 12 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

WAŻNE!

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

PRZYKŁAD

Pracodawca 31 maja 2013 r. rozwiązał stosunek pracy z Piotrem N. Pracownikowi pozostało 15 dni (120 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Piotr N. był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (w podstawowym systemie czasu pracy – praca od poniedziałku do piątku) i otrzymywał stałą płacę zasadniczą w wysokości 5000 zł brutto oraz przewidziane w regulaminie wynagradzania premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających maj 2013 r., czyli od maja 2012 r. do kwietnia br., premie wypłacono w następujących kwotach:

  • za II kwartał 2012 r.: 1900 zł (wypłata w czerwcu 2012 r.),
  • za III kwartał 2012 r.: 1750 zł (wypłata we wrześniu 2012 r.),
  • za IV kwartał 2012 r.: 2100 zł (wypłata w grudniu 2012 r.),
  • za I kwartał 2013 r.: 1850 zł (wypłata w marcu 2013 r.).

Uwzględniając fakt, że Piotr N. w II, III i IV kwartale 2012 r. oraz I kwartale 2013 r. faktycznie przepracował 235 dni, przysługujący mu ekwiwalent urlopowy należy wyliczyć jak niżej.

Krok 1. Dopełnienie premii kwartalnych:

(1900 zł + 1750 zł + 2100 zł + 1850 zł) : 235 dni pracy w II, III i IV kwartale 2012 r. oraz w I kwartale 2013 r. = 32,34 zł;

32,34 zł × 251 dni nominalnie do przepracowania w II, III i IV kwartale 2012 r. oraz w I kwartale 2013 r. = 8117,34 zł.

Krok 2. Skalkulowanie średniej podstawy ekwiwalentu:

5000 zł (płaca zasadnicza) + (8117,34 zł : 12) = 5676,45 zł;

Krok 3. Wyliczenie kwoty należnego ekwiwalentu:

5676,45 zł : 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy dla pełnego etatu) = 271,34 zł,

271,34 zł : 8 = 33,92 zł,

33,92 zł × 120 godz. niewykorzystanego urlopu = 4070,40 zł.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie został ujęty w katalogach świadczeń zwolnionych ze składek lub z podatku. Stanowi on zatem przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobierać składki i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia 2011 r. do 7 października 2012 r. współczynnik ten, w zależności od rozkładu czasu pracy, mógł przyjmować różną wysokość, nawet dla pracowników tego samego pracodawcy. Było to konsekwencją nowelizacji przepisów Kodeksu pracy, która zniosła obowiązek wyznaczania pracownikom dnia wolnego za święto przypadające w dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Wskutek tych zmian pracownicy mogli mieć różne wymiary czasu pracy, co przekładało się na różną wysokość współczynnika.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Federacja Konsumentów

Federacja Konsumentów

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »