| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

Procedura wysyłania pracownika w podróż prywatnym samochodem

Krok 1

Pracownik wnioskuje o zgodę na przejazd swoim pojazdem prywatnym (czy szerzej – pojazdem niebędącym własnością pracodawcy).

Krok 2

Pracodawca wyraża na to zgodę (przy czym ma całkowitą swobodę w zakresie swojej decyzji).

Krok 3

Pracodawca ustala kwotę zwrotu.

W delegacji krajowej pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Analogicznej regulacji nie ma w odniesieniu do wyjazdów zagranicznych.

4.3. Inne wydatki

Katalog świadczeń delegacyjnych jest otwarty, tzn. zawiera na końcu kategorię „innych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę”. Niemożliwe byłoby bowiem wymienienie konkretnie wszystkich występujących w praktyce kosztów delegacyjnych. Pracodawca musi kierować się zasadą obowiązku zwrotu kosztów poniesionych na skutek realizacji polecenia służbowego.

Nie każdy wydatek może zostać określony przed wyjazdem. Warto, aby pracownik przed poniesieniem niezaplanowanego wydatku próbował skontaktować się z pracodawcą (przełożonym) w celu poinformowania go o konieczności (niezbędności) poniesienia wydatku na określony cel, podając również wysokość kosztów z tym związanych.

Każdy wydatek ponoszony przez pracownika podczas podróży nie tylko musi być określony (ewentualnie uznany) przez pracodawcę, ale przede wszystkim musi być niezbędny, tzn. taki, bez którego poniesienia zadanie służbowe nie mogłoby zostać wykonane. Jeśli wydatek nie będzie spełniał tego kryterium, możemy spotkać się z kwestionowaniem przez organy kontrolne zwolnienia podatkowo-składkowego tego wydatku.

Niezbędność oznacza, że przy określaniu dodatkowych wydatków pracodawca musi stosować kryterium oceny. Jeśli zadanie służbowe może być wykonane bez poniesienia danego wydatku, to wydatek ten nie jest niezbędny. Może zatem zostać zakwestionowany przez organy kontrolne.

Za konieczny wydatek można uznać np. opłatę za przesyłkę lub przewiezienie niezbędnych dla pracownika materiałów służbowych, ściśle powiązanych z realizacją celu wyjazdu. Będą to także bilety wstępu, gdy np. pracownik jedzie na targi turystyczne, by ocenić sposób i działania podejmowane przez inne regiony w celach promocyjnych turystyki).

Wydatkiem niezbędnym jest opłata wizowa. Jej poniesienie warunkuje możliwość wjazdu na teren państwa, które od polskich obywateli wymaga posiadania wizy. Jeżeli zatem pracownik tego wydatku nie poniesie, nie będzie mógł wjechać na teren państwa będącego celem podróży, a zatem nie może wykonać zadania służbowego. Takie stanowisko zajął WSA w Gliwicach w wyroku z 7 grudnia 2011 r. (I SA/Gl 901/11), kwestionując interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Sąd uznał za niezasadne stanowisko organu podatkowego, że wydatek poniesiony przez pracownika na zakup wizy, w związku z odbywaną przez niego zagraniczną podróżą służbową, a następnie zwrócony mu przez pracodawcę nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Zdaniem sądu, jeżeli pracownik wykonujący polecenie służbowe pracodawcy jest zmuszony ponieść dodatkowy wydatek związany z wykupieniem wizy, niezbędnej do przekroczenia granicy kraju i odbycia podróży służbowej poza jego granicami, to zwrócony delegowanemu pracownikowi przez pracodawcę ww. wydatek korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego.

W przepisach obowiązujących od 1 marca 2013 r. pojawił się przykładowy katalog „innych wydatków” ponoszonych przez pracownika podczas delegacji, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Wymienienie tutaj m.in. opłat za parkowanie czy przejazd płatnymi autostradami wyraźnie umieszcza te koszty wśród innych wydatków związanych z podróżą. Oznacza to, że nie mogą być one nadal traktowane jak część składowa ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu („kilometrówki”). Takie opinie od kilku lat były wyrażane przez sądy administracyjne oraz Ministerstwo Finansów, co skutkowało dotychczas odmową wliczenia tych opłat w koszty uzyskania przychodu ponad kwotę „kilometrówki”.

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Pałucki Trusiński Hermelin

Kompleksowa obsługa przedsiębiorstw.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »