| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

4. Świadczenia wspólne dla delegacji krajowych i zagranicznych

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety;
  • zwrot kosztów:
    • przejazdów,
    • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    • noclegów,
    • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Poszczególne świadczenia w delegacji krajowej i zagranicznej różnią się nie tylko wysokością. Inna jest również ich konstrukcja. Przykładowo, dieta w delegacji krajowej jest przeznaczona na zwiększone koszty wyżywienia, przy wyjeździe zagranicznym – na pełne koszty wyżywienia.

4.1. Zaliczka

W delegacji krajowej zaliczkę na niezbędne koszty podróży pracodawca przyznaje na wniosek pracownika (§ 11 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Zatem w przypadku podróży krajowej obowiązek przyznania zaliczki powstaje w konsekwencji określonego działania pracownika – złożenia wniosku o udzielenie zaliczki. Należy przy tym pamiętać, że wniosek pracownika nie musi być sformalizowany. W pełni wystarczająca jest ustna prośba o zaliczkę.

W przypadku wyjazdu poza granice Polski pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika. Wskazuje na to zawarte w przepisach określenie „pracownik otrzymuje zaliczkę” (§ 20 ust. 1 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

WAŻNE!

Wypłata zaliczki z tytułu podróży zagranicznych jest obowiązkowa.

W obu przypadkach zaliczka jest przyznawana w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej.

Zaliczka nie może stanowić jedynie części z góry znanej kwoty kosztów delegacji. Powinna obejmować co najmniej te koszty, które są możliwe do określenia w chwili jej udzielania. Na pracownika nie może bowiem zostać narzucone „kredytowanie” działalności pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracownik jedzie na 5 dni w delegację z Poznania do Warszawy. Przejazd ma się odbyć pociągiem Eurocity. Z rezerwacji 4 noclegów wynika, że wydatek ten łącznie będzie wynosić 1000 zł. Pracownik złożył wniosek o zaliczkę. Pracodawca wypłacił mu zaliczkę w wysokości 500 zł.

W tej sytuacji pracodawca nie może wypłacić zaliczki w tej kwocie. Koszty delegacji znane w chwili udzielania zaliczki to:

  • koszty przejazdu – łatwe do ustalenia (ok. 250 zł w obie strony),
  • koszty noclegu – 1000 zł,
  • przy braku zapewnienia pracownikowi wyżywienia – około 5 diet (5 x 30 zł = 150 zł),
  • około 5 ryczałtów (5 x 6 zł = 30 zł) na jazdy lokalne (gdy pracodawca nie jest w stanie z góry określić, że pracownik nie będzie ponosił kosztów takich przejazdów).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w wysokości co najmniej 1430 zł.

Przy wyjeździe za granicę pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. W tym miejscu nowe przepisy wskazują, że należy tutaj stosować średni kurs złotego w stosunku do walut obcych, określony przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Rozliczenie delegacji powinno być dokonywane według kursu z dnia wypłaty zaliczki. Tę zasadę należy stosować nie tylko do rozliczenia samej kwoty zaliczki, ale także do rozliczeń przekraczających wysokość zaliczki.

Polecamy artykuły

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Polish your HR English 2 Angielski (nie) tylko dla HR –owca49.90 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

NOWY KODEKS PRACY 2018

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Finelog

Finelog sprawia, że logistyka przestaje ograniczać Twój biznes. Tam, gdzie większość ludzi widzi tylko problemy, my widzimy wyzwania i, co jeszcze ważniejsze, rozwiązania.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK