| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

4. Świadczenia wspólne dla delegacji krajowych i zagranicznych

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety;
  • zwrot kosztów:
    • przejazdów,
    • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    • noclegów,
    • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Poszczególne świadczenia w delegacji krajowej i zagranicznej różnią się nie tylko wysokością. Inna jest również ich konstrukcja. Przykładowo, dieta w delegacji krajowej jest przeznaczona na zwiększone koszty wyżywienia, przy wyjeździe zagranicznym – na pełne koszty wyżywienia.

4.1. Zaliczka

W delegacji krajowej zaliczkę na niezbędne koszty podróży pracodawca przyznaje na wniosek pracownika (§ 11 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Zatem w przypadku podróży krajowej obowiązek przyznania zaliczki powstaje w konsekwencji określonego działania pracownika – złożenia wniosku o udzielenie zaliczki. Należy przy tym pamiętać, że wniosek pracownika nie musi być sformalizowany. W pełni wystarczająca jest ustna prośba o zaliczkę.

W przypadku wyjazdu poza granice Polski pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika. Wskazuje na to zawarte w przepisach określenie „pracownik otrzymuje zaliczkę” (§ 20 ust. 1 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

WAŻNE!

Wypłata zaliczki z tytułu podróży zagranicznych jest obowiązkowa.

W obu przypadkach zaliczka jest przyznawana w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej.

Zaliczka nie może stanowić jedynie części z góry znanej kwoty kosztów delegacji. Powinna obejmować co najmniej te koszty, które są możliwe do określenia w chwili jej udzielania. Na pracownika nie może bowiem zostać narzucone „kredytowanie” działalności pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracownik jedzie na 5 dni w delegację z Poznania do Warszawy. Przejazd ma się odbyć pociągiem Eurocity. Z rezerwacji 4 noclegów wynika, że wydatek ten łącznie będzie wynosić 1000 zł. Pracownik złożył wniosek o zaliczkę. Pracodawca wypłacił mu zaliczkę w wysokości 500 zł.

W tej sytuacji pracodawca nie może wypłacić zaliczki w tej kwocie. Koszty delegacji znane w chwili udzielania zaliczki to:

  • koszty przejazdu – łatwe do ustalenia (ok. 250 zł w obie strony),
  • koszty noclegu – 1000 zł,
  • przy braku zapewnienia pracownikowi wyżywienia – około 5 diet (5 x 30 zł = 150 zł),
  • około 5 ryczałtów (5 x 6 zł = 30 zł) na jazdy lokalne (gdy pracodawca nie jest w stanie z góry określić, że pracownik nie będzie ponosił kosztów takich przejazdów).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w wysokości co najmniej 1430 zł.

Przy wyjeździe za granicę pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. W tym miejscu nowe przepisy wskazują, że należy tutaj stosować średni kurs złotego w stosunku do walut obcych, określony przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Rozliczenie delegacji powinno być dokonywane według kursu z dnia wypłaty zaliczki. Tę zasadę należy stosować nie tylko do rozliczenia samej kwoty zaliczki, ale także do rozliczeń przekraczających wysokość zaliczki.

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Controlling i Zarządzanie

Controlling i Zarządzanie to fachowy magazyn kierowany do profesjonalistów rachunkowości zarządczej, controllingu, analizy finansowej i sprawozdawczości zewnętrznej.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »