| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

Zasady zwrotu kosztów dojazdu

Podróże krajowe. W przypadku podróży krajowych zasady zwrotu kosztów dojazdu nie zmieniły się. Za każdą rozpoczętą dobę w czasie podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów komunikacją miejscową w wysokości 6 zł (20% diety). Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik nie ponosi takich kosztów. Wówczas ryczałt nie przysługuje. Jeżeli natomiast faktyczne koszty dojazdów są wyższe niż limit, to pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 9 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

Podróże zagraniczne. Pracownik przebywający w podróży zagranicznej ma prawo do dwóch rodzajów ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu. Prawo do tych ryczałtów przysługiwało także na podstawie przepisów poprzedniego rozporządzenia, jednakże od 1 marca wysokość ryczałtu na pokrycie jednego z nich, tj. kosztów dojazdu z i do dworca, ulega obniżeniu do wysokości 50% diety, jeśli pracownik ponosi te koszty tylko w jedną stronę.

Zatem zgodnie z § 17 rozporządzenia ws. podróży służbowych od 1 marca 2013 r. pracownikowi przysługują rozliczane ryczałtowo koszty dojazdu:

  • z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego – w takim przypadku ryczałt odpowiada wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu; w przypadku gdy pracownik ponosi ww. koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, to ryczałt przysługuje w wysokości połowy diety,
  • środkami komunikacji miejscowej – w takiej sytuacji ryczałt przysługuje w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Zwrot kosztów leczenia

Z dniem 1 marca 2013 r. znowelizowano zasady zwrotu kosztów leczenia za granicą ponoszonych na skutek choroby pracownika powstałej w czasie podróży zagranicznej. Utrzymano zasadę zwrotu kosztów leczenia za granicą ze środków pracodawcy, jednak od 1 marca br. pracodawca nie zwraca pracownikowi tych kosztów, które dotyczą świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Euroopejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Koszty takie są rozliczane w ramach powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Należy zwrócić także uwagę, że obecnie w przypadku choroby powstałej podczas zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje jedynie zwrot udokumentowanych i niezbędnych kosztów leczenia za granicą. W stanie prawnym obowiązującym do 28 lutego br. pracownikowi przysługiwał w takim przypadku zwrot wszystkich kosztów leczenia za granicą oraz leków związanych z chorobą powstałą podczas podróży. Nadal, jak dotychczas, zwrotowi nie podlegają natomiast koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Tak jak poprzednio, w razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju (§ 19 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

Zaliczki w podróży służbowej

Podróż krajowa. Nowe rozporządzenie utrzymało zasadę, według której pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej. Zaliczka ta przyznawana jest na wniosek pracownika. W nowych regulacjach doprecyzowano jednak, że jej wysokość powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji tych kosztów (§ 11 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego z Płocka do Gdańska w celu ustalenia warunków współpracy z kontrahentem. Podróż trwała od 6 marca (godz. 17.00) do 8 marca (godz. 18.20). Pracownik odbył ją prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. W podróży tej przejechał 540 km.

Przed wyjazdem otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 800 zł.

Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej w kwocie 850,33 zł, na którą składały się:

  • diety krajowe w wysokości 75 zł (2 i 1/2 × 30 zł),
  • faktura za nocleg w hotelu w kwocie 324 zł (netto + VAT: 300 zł + 24 zł),
  • przejazd prywatnym samochodem w wysokości określonej w ewidencji przebiegu pojazdu, tj. w kwocie 451,33 zł (540 km × 0,8358 zł/1 km).

Pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę 50,33 zł (850,33 zł – 800,00 zł).

Sposób ujęcia operacji w księgach rachunkowych może przebiegać następująco:

1. WB – wypłata zaliczki w kwocie 800 zł

Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika) 800,00 zł

Ma konto 130 „Bieżący rachunek bankowy” 800,00 zł

2. PK – rozliczenie kosztów podróży służbowej w kwocie 850,33 zł

a) diety w kwocie 75 zł

Wn konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Podróże służbowe) 75,00 zł

b) faktura za nocleg w hotelu w kwocie 324 zł (netto + VAT: 300 zł + 24 zł)

Wn konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Podróże służbowe) 300,00 zł

Wn konto 403 „Podatki i opłaty” (w analityce: Podatek VAT) 24,00 zł

c) przejazd w podróży służbowej samochodem pracownika (kilometrówka): 451,33 zł

Wn konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Podróże służbowe) 451,33 zł

d) łączny koszt podróży służbowej pracownika: 850,33 zł

Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika) 850,33 zł

3. WB – zwrot kosztów podróży służbowej w kwocie 50,33 zł (850,33 zł – 800 zł), tj. po uwzględnieniu wypłaconej zaliczki

Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika) 50,33 zł

Ma konto 130 „Bieżący rachunek bankowy” 50,33 zł

infoRgrafika

Podróż zagraniczna. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów (§ 20 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Zaliczka na podróż zagraniczną (w odróżnieniu od zaliczki na podróż krajową, którą pracownik otrzymuje na swój wniosek) powinna zostać wypłacona pracownikowi nawet bez jego wniosku w tej sprawie.

Zaliczka ta, tak jak dotychczas, za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Regulacje obowiązujące przed 1 marca br. nie wskazywały, według jakiego kursu należy przeliczyć zaliczkę (a także kursu, według jakiego należało dokonywać rozliczenia kosztów podróży). Od 1 marca 2013 r. rozporządzenie ws. podróży służbowych wskazuje, że:

  • przeliczenie zaliczki wypłaconej w walucie polskiej ma nastąpić według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki,
  • rozliczenia kosztów podróży należy dokonać według średniego kursu NBP z dnia wypłacenia zaliczki.

Tak przyjęte rozwiązanie stanowiłoby uproszczenie zasad rozliczania kosztów zagranicznych podróży służbowych, na poczet których pracodawca wypłacił wcześniej zaliczkę, także dla celów podatkowych. Od 1 marca do wyceny wypłaconej zaliczki i rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej obowiązywałby ten sam kurs waluty obcej, tzn. kurs średni NBP z dnia wypłacenia zaliczki. Niestety, pomimo że w przepisach rozporządzenia ws. podróży służbowych podjęto próbę uproszczenia zasad rozliczania kosztów zagranicznych podróży służbowych, na poczet których pracownik otrzymał zaliczkę, to prawdopodobnie nie zmieni ono dotychczasowego sposobu wyceny dla celów podatku dochodowego. Przepisy regulujące wycenę kosztu uzyskania przychodów, w przypadku gdy został on poniesiony w walucie obcej, nie zmieniły się. Wszystkie koszty poniesione w walutach obcych nadal przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (czyli dzień rozliczenia delegacji). Nie zmieniły się również zasady ustalania podatkowych różnic kursowych, o których mowa w art. 24c u.p.d.o.f. oraz art. 15a u.p.d.o.p.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego z Poznania do Berlina w celu wynegocjowania warunków oraz zawarcia umowy handlowej z kontrahentem. Podróż odbył samochodem służbowym. W przeddzień wyjazdu otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 600 euro. Z uwagi na to, że do wyceny zaliczki nie było możliwe przyjęcie kursu faktycznie zastosowanego (nie doszło do faktycznej wymiany waluty na złote), to do przeliczenia wypłaconej zaliczki zastosowano kurs średni ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki, tj. z 8.03.2013 r. (kurs przykładowy: 1 euro = 4,10 zł).

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Natalia Teper

Adwokat amerykański

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »