| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

7. Rozliczenie delegacji

Tak jak dotychczas, pracownik powinien rozliczyć delegację zagraniczną w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Od 1 marca 2013 r. zmieniły się zasady tego rozliczenia.

Uproszczono sposób rozliczania kosztów podróży w zakresie kursu walut stosowanego do zaliczki wypłacanej w złotych. Od 1 marca 2013 r. takie rozliczenie jest dokonywane według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki. Zatem przy rozliczeniu należy brać pod uwagę tylko jeden kurs waluty. Dotychczas stosowane były różne kursy – inny do wypłacanej zaliczki i inny do rozliczenia kosztów podróży.

Do końca lutego do rozliczenia kosztów podróży pracownik musiał dołączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczyło to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składał pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pierwszy problem z taką regulacją dotyczył rodzaju dokumentów, jakie mogły potwierdzać wydatki. Wskazanie w przepisach słowa „rachunki” powodowało wątpliwości, czy chodzi o sformalizowane dokumenty księgowe, takie jak faktury, rachunki, bilety na przejazdy, paragony za przejazd autostradą czy rachunki w znaczeniu potocznym. Dosyć powszechne było jednak stosowanie potocznej definicji rachunku.

Przed 1 marca 2013 r. wątpliwości powstawały również w sytuacji, gdy zamiast dokumentów pracownik składał oświadczenie o wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania. Przepisy bezpośrednio wskazywały, że odnosiło się to do przypadków, w których pracownik nie mógł uzyskać dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku. Taka konstrukcja powodowała, że oświadczenie nie mogło dotyczyć sytuacji np. utraty (zagubienia) biletów na przejazd. Jednak wykładnia ta była dyskusyjna i przeważały w tej sprawie odmienne poglądy, zgodnie z którymi oświadczenie pracownika mogło obejmować również przypadki utraty dokumentów.

W nowym rozporządzeniu znajduje się zapis, zgodnie z którym do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Zgodnie z nową regulacją brak możliwości przedstawienia dokumentu będzie obejmować nie tylko niemożność jego uzyskania przez pracownika, ale również utratę.

WAŻNE!

Na podstawie złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia o utraconym dokumencie potwierdzającym dokonany wydatek i przyczynach jego utraty pracodawca może dokonać zwrotu poniesionego kosztu.

Wiele kwestii odnoszących się do rozliczenia delegacji wynika z oświadczenia pracownika (m.in. wyżywienie w cenie noclegu, godzina przekroczenia granicy, zapewnienie bezpłatnych przejazdów przez stronę zagraniczną). W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Tego rodzaju oświadczenie staje się dokumentem, który może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności, w razie gdy pracodawca wykryje, że zawiera nieprawdę. W skrajnych przypadkach może bowiem nastąpić podejrzenie popełnienia przez pracownika przestępstwa związanego z wyłudzeniem kwoty nienależnych świadczeń z tytułu delegacji.

PRZYKŁAD

Po powrocie z 10-dniowego pobytu w Berlinie pracownik złożył rozliczenie delegacji, do którego na żądanie pracodawcy dołączył oświadczenie, że ponosił wszystkie koszty przejazdów lokalnych, a w ramach noclegów hotel nie zapewniał śniadań. Pracodawca postanowił zweryfikować oświadczenie pracownika i okazało się, że w cenie noclegu codziennie było zapewnione śniadanie, a firma, do której pracownik udał się w celu wykonania zadania służbowego, zapewniła mu nie tylko przejazd z lotniska i po zakończeniu podróży na lotnisko, ale również codzienne przejazdy z i do hotelu. Na skutek nieprawdziwego oświadczenia pracownik otrzymał nienależnie 171,50 euro, co wynika z wyliczenia:

  • 49 euro z tytułu ryczałtu dojazdowego (przejazd z lotniska i na lotnisko), który nie przysługuje m.in. wówczas, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne przejazdy),
  • 49 euro z tytułu ryczałtu na przejazdy miejscowe (instytucja zagraniczna zapewniała mu przejazdy),
  • 73,50 euro diet (15% kwoty diety przewidziane na śniadanie × 10 dób pobytu w delegacji × 49 euro).

W tej sytuacji pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia. Ponadto pracownik może odpowiadać za popełnienie przestępstwa związanego z wyłudzeniem nienależnych świadczeń.

Tabela 1. Wykaz najważniejszych zmian dotyczących podróży służbowych

Do 28 lutego 2013 r.

Od 1 marca 2013 r.

Dieta krajowa wynosiła 23 zł

Dieta krajowa wynosi 30 zł

Dieta krajowa nie była obniżana procentowo o poszczególne posiłki zapewniane przez pracodawcę

Dieta krajowa jest obniżana odpowiednio o:

– 25% w razie zapewnionego śniadania,

– 50% w razie zapewnionego obiadu,

– 25% w razie zapewnionej kolacji

Pracownikowi przysługiwał zwrot kosztów noclegu w podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, bez limitu

Wprowadzono limit wynoszący 20-krotność diety krajowej (600 zł) w przypadku zwrotu kosztów noclegu w kraju na podstawie rachunku. Pracodawca może dobrowolnie pokryć koszt noclegu ponad ten limit

Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługiwała dieta podwyższona o 25%

Kurierom dyplomatycznym nie przysługuje podwyżka diety

Podróż zagraniczną pracownik mógł odbyć jedynie swoim samochodem

Podróż zagraniczną pracownik może odbyć nie tylko swoim samochodem, ale również swoim motocyklem i motorowerem

W podróży zagranicznej pracodawca wyznaczał jedno państwo docelowe

W podróży zagranicznej pracodawca może wyznaczyć kilka państw docelowych

Marek Rotkiewicz

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Instytut Transportu Samochodowego

Instytut Transportu Samochodowego prowadzi, koordynuje i popularyzuje badawczo-wdrożeniową działalność naukową w dziedzinie transportu samochodowego. ITS istnieje od 1952 roku i jest najstarszą tego typu jednostką badawczą w Polsce.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »