| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

6.2. Noclegi

Za nocleg podczas delegacji zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach limitu ustalonego na ten cel, który jest określony w załączniku do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności... W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów noclegu w kwocie przekraczającej ten limit (§ 16 ust. 3 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 października 2008 r. (IPPB2/415–1034/08–4/SP) stwierdził, że za sytuację uzasadniającą przekroczenie limitu należy uznać okoliczność, że w danym mieście nie ma możliwości zdobycia tańszego noclegu. Zakwaterowanie w danym hotelu umożliwia właściwe wykonanie zadań związanych z wyjazdem służbowym (np. są tam również zakwaterowani kontrahenci, co daje możliwość wspólnej pracy).

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% tego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 16 ust. 2 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

Jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg, pracownik nie ma prawa do ryczałtu. Dotyczy to sytuacji, gdy nieponoszenie kosztów noclegu przez pracownika było związane – choćby pośrednio – z osobą pracodawcy. Pracownik nie zostanie zatem pozbawiony ryczałtu, jeżeli np. nocuje u rodziny, nawet gdy pracodawca ma tego świadomość.

PRZYKŁAD

Kierowca TIR nocuje na homologowanym miejscu do spania w kabinie pojazdu. Spędzenie nocy w kabinie pojazdu wyposażonej w miejsce do spania nie pozbawia pracownika prawa do ryczałtu. Pracodawca nie zapewnił mu bowiem bezpłatnego noclegu. Zapewnienie noclegu nie może sprowadzać się tylko do zapewnienia możliwości snu, ale także pewnej przestrzeni do wypoczynku, zaplecza sanitarno-higienicznego (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06). Ponadto wypłacane pracownikom diety oraz ryczałty za noclegi, niezależnie od posiadania przez pracowników leżanek w samochodach przystosowanych do nocowania, mogą stanowić dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 grudnia 2007 r., ITPB1/415–293/07/PSZ).

Wypłata ryczałtu za noclegi w podróży zagranicznej nie jest uzależniona od przedstawienia dowodów, że koszt noclegu pracownik rzeczywiście poniósł. Taka opinia wywodzi się z samej konstrukcji ryczałtu jako świadczenia należnego w kwocie założonej z góry przez prawodawcę. W zakresie wykluczenia prawa do ryczałtu nie bierzemy pod uwagę jedynie tego, że pracownik nie ponosił kosztów noclegu, ale że było to dodatkowo związane z określonymi działaniami pracodawcy lub podmiotu mającego związek z pracodawcą (kontrahenta, firmy współpracującej, instytucji zapraszającej itp.). W takich bowiem sytuacjach pracownik ma zagwarantowany nocleg (bezpośrednio lub pośrednio na koszt pracodawcy), a zatem wypłata ryczałtu byłaby dodatkowym, nieuzasadnionym świadczeniem dla pracownika.

6.3. Ryczałty na jazdy lokalne

Tak jak dotychczas, w delegacjach zagranicznych występują dwa ryczałty na przejazdy miejscowe, tj. na pokrycie kosztów dojazdów:

  • z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego oraz
  • środkami komunikacji miejscowej.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego przysługuje w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety (§ 17 ust. 1–2 rozporządzenia ws. podróży służbowych). Dotychczas takiego ograniczenia nie było. Korzystanie z noclegu stanowiące warunek, od którego zależy prawo do tego ryczałtu, zostało przypisane tylko do miejscowości innej niż docelowa.

PRZYKŁAD

Pracownik leci w podróż służbową z Warszawy do Londynu. Nocuje w Londynie, gdzie oczekuje na połączenie do Rio de Janeiro. Londyn nie jest miejscowością docelową, ale pracownik nabywa prawo do ryczałtu za jazdy lokalne. Kolejny ryczałt otrzyma w miejscowości docelowej, tj. Rio de Janeiro. Aby otrzymać ryczałt w Rio de Janeiro, nie jest tam konieczny nocleg.

PRZYKŁAD

Pracownik poleciał samolotem do Berlina na kilkugodzinne spotkanie. Wracał tego samego dnia. Pracownik nabędzie prawo do ryczałtu za jazdy lokalne, ponieważ Berlin jest miejscowością docelową. Nocleg jest natomiast wymagany w innej miejscowości niż docelowa.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

PRZYKŁAD

Pracownik jedzie na tydzień w delegację do Berlina, gdzie codziennie będzie uczestniczył w spotkaniach z niemieckim partnerem w sprawie międzynarodowego projektu realizowanego m.in. przez jednostkę, w której pracownik jest zatrudniony. Hotel, w którym pracownik się zatrzymał, znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie miejsca spotkań z niemieckim partnerem. W tej sytuacji pracownik nie ma prawa do 10% ryczałtu, ponieważ nie ponosi kosztów dojazdów do miejsca wykonywania zadania służbowego.

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Ministerstwo Sprawiedliwości

Patron merytoryczny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »