| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

5.2. Koszty noclegu

Za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż 20-krotność stawki diety za jedną dobę hotelową (od 1 marca 2013 r. – 600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit (§ 8 ust. 2 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

WAŻNE!

Od 1 marca 2013 r. zwrot kosztów noclegu w podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem nie może przekroczyć 600 zł za jedną dobę hotelową.

Ponieważ przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, pracownik powinien wskazać na piśmie przyczyny powstania takiej sytuacji. Kwota przekroczenia limitu na nocleg nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Istotne jest jednak, aby przekroczenie było uzasadnione. Tak wskazuje m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 12 września 2007 r. (ITPB1/415–111/07/IB) i Pomorski Urząd Skarbowy w interpretacji z 2 września 2005 r. (DM/P/415–0041/05/ŁB).

W przypadku nieprzedstawienia dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu oraz jeżeli:

  • pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg,
  • pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
  • nocleg był krótszy niż 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 albo nie przypadał w tych godzinach.

PRZYKŁAD

Pracodawca z siedzibą we Wrocławiu często wysyła pracowników w podróże służbowe do Warszawy. W celu zapewnienia im noclegów wynajął w Warszawie mieszkanie, z którego mogą oni korzystać. Pracodawca pokrywa koszty sprzątania mieszkania, zapewnia pranie pościeli i ręczników. Pracownicy mają do dyspozycji mieszkanie o standardzie hotelowym. W tym przypadku nie przysługuje im ryczał za nocleg.

W odniesieniu do pracodawcy spoza sfery budżetowej wynajem mieszkania pracownikom będącym w delegacji może stanowić dla niego koszt uzyskania przychodów. Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2010 r. (ILPB3/423–325/10–2/K), w której wskazał, że wydatki z tytułu wynajęcia mieszkania służbowego, mającego zapewnić nocleg pracownikom w trakcie odbywania przez nich podróży służbowej, podczas której będą wykonywali obowiązki służbowe, takie jak m.in.: przeprowadzanie negocjacji z klientami, uczestnictwo w kursach i szkoleniach zawodowych, wiązać się będą z działalnością gospodarczą pracodawcy mającą na celu uzyskanie przychodów.

Ciężar dowodu co do wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem spoczywa na podatniku (pracodawcy).

Pracodawcy nie zwalnia z obowiązku wypłaty ryczałtu nocleg pracownika u rodziny czy znajomych. Ustawodawca nie uzależnił bowiem wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06). Istotnym warunkiem jest jednak to, aby nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 (zastrzeżenia tego nie ma w delegacji zagranicznej).

PRZYKŁAD

Pracownik dojechał do miejscowości docelowej o godz. 1.30, co wynika z biletu kolejowego przedstawionego w rozliczeniu delegacji. W tej sytuacji nie ma możliwości wypłacenia mu ryczałtu noclegowego, ponieważ do godz. 7.00 nie było minimalnego 6-godzinnego noclegu. Wypłacenie ryczałtu w tej sytuacji oznaczałoby przekazanie świadczenia nieprzewidzianego przez przepisy rozporządzenia, czyli niepodlegającego zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.

5.3. Przejazdy miejscowe

Jednym ze świadczeń przysługujących w związku z delegacją krajową jest ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Przysługuje on w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (od 1 marca 2013 r. wynosi 6 zł).

Ryczałt na dojazdy nie przysługuje, jeżeli:

  • pracownik nie ponosi kosztów dojazdów,
  • pracodawca, na wniosek pracownika, wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (w tym przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, np. bilety).

PRZYKŁAD

Miejsce docelowe delegacji znajduje się 700 m od dworca kolejowego, na który dojechał pracownik. Trasa ta może zostać pokonana autobusem komunikacji miejskiej (przystanek obok dworca i miejsca docelowego). Mimo niezbyt dużej odległości pracownikowi przysługuje ryczałt na przejazdy lokalne.

Wyłączenie prawa do ryczałtu ze względu na nieponoszenie kosztów dojazdów lokalnych dotyczy tych wszystkich przypadków, w których realizacja zadania zleconego przez pracodawcę nie wymaga przemieszczania się środkami transportu miejscowego. Wyłączenie to obejmuje m.in. brak konieczności przemieszczania się w celach służbowych, będący bezpośrednim skutkiem wykorzystywania przez pracownika dni wolnych podczas delegacji. W tym czasie bowiem pracownik nie może wykonywać pracy (w przeciwnym razie nie doszłoby do zapewnienia mu ciągłego wypoczynku tygodniowego). Pracownik nie przemieszcza się również na dworzec czy lotnisko.

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Adamczak

Ekspert z zakresu podatków i rachunkowości

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »