| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Rozliczanie podatku dochodowego od pracowników

Rozliczanie podatku dochodowego od pracowników

Pracodawca zobowiązany jest w stosunku do pracownika nie tylko do wypłaty wynagrodzenia za pracę. Jest on również płatnikiem składek ZUS oraz podatku dochodowego. Musi więc dokonywać rozliczenia wynagrodzenia pod kątem podatkowym oraz odprowadzać comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy.

Należy też wspomnieć, że zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585) za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. W takiej sytuacji podstawa opodatkowania będzie odpowiednio mniejsza.

Przykład

Z pracownikiem, który pracuje na etacie, zawarto dodatkowo umowę o dzieło na kwotę 3000 zł brutto.

Pracownik z tytułu tej umowy podlega ubezpieczeniom społecznym. Wobec tego rozliczenie zaliczki od wynagrodzenia za umowę o dzieło będzie wyglądać następująco:

● przychód z umowy o dzieło: 3000 zł,

● składki ZUS finansowane z wynagrodzenia: 411,30 zł = 3000 zł x 13,71%,

● koszty uzyskania przychodu: 517,74 zł = (3000 zł – 411,30 zł) x 20%,

● podstawa opodatkowania: 2071,00 zł = (3000 zł – 411,30 zł – 517,74 zł),

● zaliczka na podatek: 372,80 zł = 2070,96 zł x 18%,

● składka zdrowotna: 232,98 zł = (3000 zł – 411,30 zł) x 9%,

● składka zdrowotna do odliczenia: 200,62 zł = (3000 zł – 411,30 zł) x 7,75%,

● zaliczka na podatek wpłacana do urzędu skarbowego:

172 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych) = 172,15 = (372,77 – 200,62 zł),

● wynagrodzenie z tytułu wykonania dzieła – do wypłaty:

2183,72 zł = 3000 zł – (411,30 zł + 232,98 zł + 172 zł).

Możliwości zmniejszenia podatku w ciągu roku

Jeżeli pracownik złoży zakładowi pracy oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź jako osoba samotnie wychowująca dziecko rozliczyć się razem z tym dzieckiem, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu, dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali i odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, z wyjątkiem renty rodzinnej, to zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej.

Jest to bardzo istotne uprawnienie pracownika, ponieważ w trakcie roku podatkowego może on zmniejszyć swoje obciążenia fiskalne z tytułu zapłaty podatku dochodowego. Pracodawca, któremu pracownik złożył oświadczenie, będzie pobierał niższe zaliczki, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.

W przypadku zmiany stanu faktycznego, upoważniającego do obniżki zaliczek, lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów w ten sposób pracownik jest zobowiązany poinformować o tym pracodawcę. W takiej sytuacji od następnego miesiąca pracodawca znów będzie pobierał wyższe zaliczki.

Przykład

Pracownik w lutym 2010 r. złożył oświadczenie, że będzie opodatkowywał się za 2010 r. wspólnie z małżonką. Jego dochody zmieszczą się w pierwszym przedziale skali podatkowej, a małżonka nie osiągnie w 2010 r. żadnych dochodów. Pracodawca przy obliczaniu zaliczek w 2010 r. będzie mu potrącał podwójną kwotę wolną 92,66 zł (46,33 zł x 2), począwszy od zaliczki pobranej w marcu (niewpłaconej w marcu do urzędu skarbowego, ale pobranej z wynagrodzenia pracownika wypłaconego w marcu, do urzędu zaliczka ta będzie wpłacana w kwietniu).

W sytuacji gdy zmienią się okoliczności, które uprawniają do tego szczególnego sposobu wyliczania zaliczek, pracownik jest zobowiązany poinformować o tym pracodawcę. Od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik przestał spełniać te warunki, zaliczki pobierane są według zasad ogólnych.


Rozliczenie zaliczki na poczet pensji

Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia jest przychodem ze stosunku pracy, mimo że nie jest wprost wymieniona w art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do przychodów określonych w tym przepisie należy zaliczać również inne, niewymienione w nim wprost świadczenia – jeżeli są uzyskiwane przez pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą.

Od zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia jednostka, jako płatnik, jest zobowiązana obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (art. 31 ustawy podatkowej) oraz odprowadzić tę zaliczkę na warunkach określonych w art. 38 ust. 1 ustawy podatkowej.

Płatnicy, o których mowa m.in. w art. 31 ustawy podatkowej, przekazują – z zastrzeżeniem art. 38 ust. 2 i 2a ustawy podatkowej – kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według siedziby płatnika – przesyłając równocześnie deklarację według ustalonego wzoru. Przy czym, jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji (art. 38 ust. 1 ustawy podatkowej).

Z treści art. 38 ust. 1 ustawy podatkowej wynika, że płatnik przekazuje kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy dopiero w następnym miesiącu, po miesiącu, w którym dokonał wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych z tytułu stosunku pracy i pobrał zaliczki na podatek od tych wypłat. Oznacza to, że pracodawca może uwzględnić w danym miesiącu fakt wypłacenia pracownikowi w jednym dniu „zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia” i zwrotu tej zaliczki w „następnym” dniu.

Przykład

Wariant 1

Pracodawca 10 listopada wypłacił pracownikowi 20% przyszłego wynagrodzenia za listopad (płatnego zgodnie z regulaminem wynagradzania do 30. dnia każdego miesiąca). W tej sytuacji pracodawca przy ustalaniu i odprowadzaniu zaliczki na podatek dochodowy za listopad (płatnej do 20 grudnia) odprowadzi zaliczkę na podatek za całość wynagrodzenia za ten miesiąc (20% zaliczki + 80% należnego wynagrodzenia).

Wariant 2

Pracodawca 30 października wypłacił pracownikowi należne wynagrodzenie za październik i jednocześnie – z tytułu zaliczki na pisemny wniosek pracownika – 10% wynagrodzenia za listopad. W takiej sytuacji pracodawca powinien do październikowej wypłaty doliczyć także wypłaconą w październiku zaliczkę na wynagrodzenie listopadowe i od sumy tych kwot ustalić zaliczkę na podatek dochodowy za październik, którą należy odprowadzić do urzędu skarbowego do 20 listopada.

Płatnicy podatku – obowiązki i uprawnienia

Płatnikiem podatku od wynagrodzeń może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, zobowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Podatek dochodowy od osób fizycznych rozliczany jest zasadniczo w systemie zaliczkowym, a jego ostateczne rozliczenie następuje po zakończeniu roku. Rozliczenia rocznego podatku dokonuje podatnik, a w określonych przypadkach może to zrobić płatnik. Płatnik jest również często zobowiązany do rozliczenia zryczałtowanego podatku od różnych świadczeń.

Płatnikami podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników są:

  • zakłady pracy, które są zobowiązane do obliczenia i poboru zaliczki na podatek od dochodów uzyskiwanych w tych zakładach pracy tytułem: stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy, pracy nakładczej, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, udziału w nadwyżce bilansowej (dotyczy spółdzielni pracy),
  • rolnicze spółdzielnie produkcyjne, które pobierają zaliczki od dokonywanych na rzecz członków spółdzielni lub ich domowników wypłat: dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
  • organy rentowe, które pobierają zaliczki od wypłacanych emerytur i rent, świadczeń i zasiłków przedemerytalnych, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, rent strukturalnych oraz socjalnych.

Do poboru zaliczki na podatek dochodowy jako płatnicy zobowiązane są również:

  • osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy – od wypłacanych przez nie emerytur i rent,
  • jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów,
  • organy zatrudnienia – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy,
  • biura terenowe Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
  • areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,
  • spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,
  • oddziały Wojskowej Agencji Mieszkaniowej – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,
  • centra integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy z 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (DzU nr 122, poz. 1143 ze zm.).

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej są zobowiązane pobierać zaliczki od dochodów wypłacanych osobom, które uzyskują je za ich pośrednictwem w ramach działalności wykonywanej osobiście oraz z praw majątkowych. Podmioty te są również zobowiązane do pobierania i odprowadzania do urzędu skarbowego zryczałtowanego podatku, o którym mowa w art. 29, 30 i 30a ustawy podatkowej.

Podatnicy osiągający dochody, od których płatnicy nie mają obowiązku pobrania podatku, są zobowiązani do wpłacania zaliczek we własnym zakresie.

Ważne jest, że płatnikiem nie można stać się na skutek zawarcia umowy cywilnoprawnej, np. płatnikiem nie jest biuro rachunkowe prowadzące rozliczenia przedsiębiorcy. Oznacza to, że w żadnym przypadku nie można płatnikowi przypisywać roli i uprawnień organu podatkowego.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Paulina Kozak

Redaktor

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »