| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Okres podróży służbowej a czas pracy pracownika

Okres podróży służbowej a czas pracy pracownika

Pracownik odbywa podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu wydanego przez pracodawcę. Polecenie takie powinno określać zadanie, jakie pracownik jest zobowiązany wykonać, oraz termin i miejsce jego wykonania.

Rozliczenie podróży służbowej
Podstawą do rozliczenia kosztów podróży służbowej są:
• polecenie wyjazdu służbowego krajowego
• polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego
• rachunek kosztów podróży służbowej wraz z dowodami potwierdzającymi poniesione wydatki
• ewidencja przebiegu pojazdu.
Jeżeli cena noclegu obejmuje śniadanie, jego kosztu nie wydziela się z ceny usługi noclegowej, lecz rozlicza wyłącznie jako koszt noclegu. Natomiast, jeżeli śniadanie jest odrębną usługą świadczoną przez hotel, na fakturze jest to rozliczone w dwu pozycjach. Wówczas do rachunku kosztów podróży służbowej wpisuje się koszt samego noclegu. Koszt śniadania nie podlega zwrotowi, rozlicza się go w ramach diety. Nie zwraca się także wydatków wynikających z korzystania przez pracownika z tzw. baru hotelowego. Nie są to koszty obciążające pracodawcę w ramach świadczeń związanych z odbywaną podróżą służbową. Jednakże korzystanie z baru może wiązać się z wydatkami reprezentacyjnymi. Wówczas taki koszt podlega zwrotowi w ramach poniesionych innych wydatków z upoważnienia pracodawcy. Podobnie traktuje się koszty rozmów telefonicznych prowadzonych z hotelu. W rachunku kosztów podróży służbowej nie rozlicza się bowiem kosztów potwierdzających wydatki ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez pracodawcę, np. zakupów towarów na zlecenie pracodawcy, opłat parkingowych czy za przejazd autostradą, kosztów paliwa do samochodu służbowego. Nie rozlicza się także w tym miejscu wydatków za wyżywienie pracownika, jeżeli korzysta on z diety.
Pracownik powinien rozliczyć podróż służbową niezwłocznie, w terminie wskazanym przez pracodawcę, umożliwiającym wypełnienie przez pracodawcę obowiązków podatkowych. Pracodawca decyduje także o procedurze akceptacji rozliczenia pracownika, ewentualnych korektach i konsultacji z działem księgowości.
Wszystkie wydatki służbowe ponoszone w trakcie podróży należy udokumentować fakturami lub rachunkami (jeżeli podmiot świadczący usługę nie wystawia faktur) wystawionymi na pracodawcę (nie może to być paragon). Dotyczy to zarówno wydatków wykazywanych w rachunku podróży służbowej, jaki i wydatków w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez pracodawcę. Nie dotyczy natomiast diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Zrównane z fakturami są:
• dowody zapłaty za przejazd autostradami płatnymi, jeżeli dowody te będą zawierać:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
- numer kolejny i datę wystawienia
- nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata
- kwotę należności wraz z podatkiem
- kwotę podatku.
• bilety jednorazowe wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozu osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym (autobusy, mikrobusy) statkami pełnomorskimi, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promami, samolotami i śmigłowcami na odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, jeżeli zawierają:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
- numer i datę wystawienia biletu
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Faktura za zakup paliwa musi zawierać numer rejestracyjny pojazdu, wpisany tak samo jak cała faktura za paliwo. Jeżeli faktura jest wystawiana systemem graficznym drukowanym, w ten sam sposób należy wpisać numer. Jeżeli faktura wystawiana jest odręcznie, numer rejestracyjny pojazdu należy wpisać tym samym charakterem pisma i kolorem tuszu. Przy rozliczaniu kosztów paliwa należy określić rodzaju samochodu: ciężarowy albo osobowy.
EWA DRZEWIECKA

Narzędzia kadrowego

Ośrodki konferencyjno- szkoleniowe

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Biuro Rachunkowe BMGM Spółka z o.o.

Usługi księgowe i doradztwo biznesowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »