| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Okres podróży służbowej a czas pracy pracownika

Okres podróży służbowej a czas pracy pracownika

Pracownik odbywa podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu wydanego przez pracodawcę. Polecenie takie powinno określać zadanie, jakie pracownik jest zobowiązany wykonać, oraz termin i miejsce jego wykonania.

Rozliczenie podróży służbowej
Podstawą do rozliczenia kosztów podróży służbowej są:
• polecenie wyjazdu służbowego krajowego
• polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego
• rachunek kosztów podróży służbowej wraz z dowodami potwierdzającymi poniesione wydatki
• ewidencja przebiegu pojazdu.
Jeżeli cena noclegu obejmuje śniadanie, jego kosztu nie wydziela się z ceny usługi noclegowej, lecz rozlicza wyłącznie jako koszt noclegu. Natomiast, jeżeli śniadanie jest odrębną usługą świadczoną przez hotel, na fakturze jest to rozliczone w dwu pozycjach. Wówczas do rachunku kosztów podróży służbowej wpisuje się koszt samego noclegu. Koszt śniadania nie podlega zwrotowi, rozlicza się go w ramach diety. Nie zwraca się także wydatków wynikających z korzystania przez pracownika z tzw. baru hotelowego. Nie są to koszty obciążające pracodawcę w ramach świadczeń związanych z odbywaną podróżą służbową. Jednakże korzystanie z baru może wiązać się z wydatkami reprezentacyjnymi. Wówczas taki koszt podlega zwrotowi w ramach poniesionych innych wydatków z upoważnienia pracodawcy. Podobnie traktuje się koszty rozmów telefonicznych prowadzonych z hotelu. W rachunku kosztów podróży służbowej nie rozlicza się bowiem kosztów potwierdzających wydatki ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez pracodawcę, np. zakupów towarów na zlecenie pracodawcy, opłat parkingowych czy za przejazd autostradą, kosztów paliwa do samochodu służbowego. Nie rozlicza się także w tym miejscu wydatków za wyżywienie pracownika, jeżeli korzysta on z diety.
Pracownik powinien rozliczyć podróż służbową niezwłocznie, w terminie wskazanym przez pracodawcę, umożliwiającym wypełnienie przez pracodawcę obowiązków podatkowych. Pracodawca decyduje także o procedurze akceptacji rozliczenia pracownika, ewentualnych korektach i konsultacji z działem księgowości.
Wszystkie wydatki służbowe ponoszone w trakcie podróży należy udokumentować fakturami lub rachunkami (jeżeli podmiot świadczący usługę nie wystawia faktur) wystawionymi na pracodawcę (nie może to być paragon). Dotyczy to zarówno wydatków wykazywanych w rachunku podróży służbowej, jaki i wydatków w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez pracodawcę. Nie dotyczy natomiast diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Zrównane z fakturami są:
• dowody zapłaty za przejazd autostradami płatnymi, jeżeli dowody te będą zawierać:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
- numer kolejny i datę wystawienia
- nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata
- kwotę należności wraz z podatkiem
- kwotę podatku.
• bilety jednorazowe wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozu osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym (autobusy, mikrobusy) statkami pełnomorskimi, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promami, samolotami i śmigłowcami na odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, jeżeli zawierają:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
- numer i datę wystawienia biletu
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Faktura za zakup paliwa musi zawierać numer rejestracyjny pojazdu, wpisany tak samo jak cała faktura za paliwo. Jeżeli faktura jest wystawiana systemem graficznym drukowanym, w ten sam sposób należy wpisać numer. Jeżeli faktura wystawiana jest odręcznie, numer rejestracyjny pojazdu należy wpisać tym samym charakterem pisma i kolorem tuszu. Przy rozliczaniu kosztów paliwa należy określić rodzaju samochodu: ciężarowy albo osobowy.
EWA DRZEWIECKA

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Bundz

Opiekun Klienta SOHOfinance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »