| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Okres podróży służbowej a czas pracy pracownika

Okres podróży służbowej a czas pracy pracownika

Pracownik odbywa podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu wydanego przez pracodawcę. Polecenie takie powinno określać zadanie, jakie pracownik jest zobowiązany wykonać, oraz termin i miejsce jego wykonania.

Odpoczynek po podróży służbowej
Pracownik ma prawo w każdej dobie do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, z wyjątkami określonymi w przepisie (art. 132 i 133 k.p.). Wśród wyjątków nie wymieniono podróży służbowej. Czasu przemieszczania się nie wlicza się do czasu pracy, jednakże nie można traktować go jako odpoczynku, gdyż pracownik nie dysponuje wówczas swobodnie swoim czasem. Wynika z tego, że polecenie wykonania zadań wymagających odbycia podróży służbowej musi wraz z normą czasu pracy mieścić się w ramach wyznaczonych limitami odpoczynku. Ich naruszenie powoduje, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi równoważnego odpoczynku, względnie, jeśli nie jest to możliwe, zwłaszcza po ustaniu stosunku pracy, wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Natomiast zgodnie z par. 1 w związku z par. 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281) dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Przepis ten dotyczy jednak wyłącznie podróży odbywanej w porze nocnej. Nie wynika z niego prawo pracownika do takiego odpoczynku w razie zakończenia podróży w pozostałych wypadkach. Dzień wolny przyznaje się pracownikowi wyłącznie na jego wniosek i w dniu pracy następującym bezpośrednio po zakończonym powrocie nocnym z odbywanej podróży służbowej. Przepisy nie przewidują możliwości przyznania dnia wolnego w innym terminie lub wypłacenia w to miejsce ekwiwalentu pieniężnego.
Należności z tytułu podróży służbowej
Za okresy podróży służbowej wliczane do czasu pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, w tym do wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli taka praca miała miejsce. Ponadto pracownikom odbywającym podróż służbową przysługują diety niezależnie od wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Dieta stanowi bowiem ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w czasie podróży. Nie jest wynagrodzeniem za pracę i nie podlega ochronie z art. 87 par. 1 k.p. (z uzasadnienia wyroku SN z 10 stycznia 2007, III PK 90/06, OSNP 2008/11-12/155, por. wyrok SN z 15 lutego 2000 r., I PKN 536/99, OSNAPiUS 2001/13/443). Oznacza to, że bez pisemnej zgody pracownika pracodawca może potrącić diety wypłacone zaliczkowo z diet, jakich domaga się pracownik. Potrąceniu z diet nie mogą natomiast podlegać kwoty wypłacone zaliczkowo z innych tytułów - na przykład na zakup paliwa, opłaty za przejazdy autostradami i tunelami, opłaty za parkowanie, mycie samochodu itd. Ciężar dowodu co do wypłacenia pracownikowi zaliczek na poczet diet związanych z podróżą służbową, a nie na inny cel, spoczywa na pracodawcy (z uzasadnienia wyroku SN z 10 stycznia 2007, III PK 90/06, OSNP 2008/11-12/155).
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników sfery budżetowej określono w przepisach wykonawczych:
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Pozostali pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określają w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 par. 3 k.p.). Zasady ustalone przez pracodawcę mogą być mniej albo bardziej korzystne niż wynikające z rozporządzeń, z jednym wyjątkiem. Pracodawca nie może bowiem ustalić diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika publicznej sfery budżetowej (art. 775 par. 4 k.p.). Oznacza to, że należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie mogą być niższe od diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ustalonych w rozporządzeniu dotyczącym tych podróży, choć mogą być niższe od diet ustalonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych poza granicami kraju. Pracodawca może więc zrównać wysokość diet z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju i diet z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju, pod warunkiem że nie będą one niższe niż diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przewidziane w rozporządzeniu. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2007 r. (III PK 90/06, OSNP 2008/11-12/155).
Pracodawca spoza sfery budżetowej może pracownikowi pokryć wyższe koszty, np. wyżywienia, wyższej klasy środka lokomocji, ustalić wyższe diety niż wynika to z rozporządzeń. Jednakże swobodę w tym zakresie ograniczają przepisy podatkowe. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Z kolei z treści par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) wynika, że nie stanowią podstawy do naliczania składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Pracodawca poza sferą budżetową może wprowadzić ryczałtowe ustalenie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Ryczałt należy określić w sposób umożliwiający kontrolę jego wysokości. Pracownik może bowiem żądać korekty należności rażąco nieadekwatnej do rzeczywistych kosztów związanych z podróżą służbową. Ryczałt należy wyodrębnić z wynagrodzenia zasadniczego. Technicznie jego wyodrębnienie może wszakże nastąpić w rozmaity sposób. Może on być określony jako samodzielny składnik płacy, ale można go wyodrębnić także przez oznaczenie części wynagrodzenia zasadniczego jako ryczałtu (z uzasadnienia wyroku SN z 11 października 2005, I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268). Obowiązujące w sferze budżetowej rozporządzenia nie przewidują możliwości wypłacania diet pobytowych w formie ryczałtu.
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień o należnościach za podróże służbowe, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według rozporządzeń (art. 775 par. 5 k.p.). W praktyce niewielu pracodawców korzysta z własnych przepisów dotyczących podróży służbowych, dlatego poniżej omówiono przepisy rozporządzeń.
Może mieć miejsce sytuacja, gdy pracownik w związku z podróżą służbową poniesie wyższe koszty niż określone w przepisach. W takim przypadku pracownik ma roszczenie o zwrot udokumentowanych kosztów rzeczywistych. Wynika to z ogólnej zasady, że pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracownik będzie jedynie zmuszony do wykazania zasadności poniesienia dodatkowych wydatków.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Stillwell Polska Sp. z o.o.

Stillwell Polska Sp. z o.o. jest nowoczesną firmą prawniczą zajmującą się obsługą prawną przedsiębiorstw a także sprzedażą gotowych spółek.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »