| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Wszystko o podróżach służbowych

Wszystko o podróżach służbowych

Mimo zawartej w Kodeksie pracy definicji podróży służbowej w praktyce występuje wiele wątpliwości związanych z tym tematem.  

Koszty noclegów
Za nocleg w delegacji służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (§ 7 rozporządzenia o podróżach krajowych). Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z hotelu bądź innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie (motel, gospoda, zajazd, pensjonat, schronisko itp.), przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. od 1 stycznia 2007 r. w kwocie 34,50 zł).
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli:
• nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00,
• pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu bezpłatnego,
• pracownik nie miał możliwości codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania.
Pracownikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg:
• w razie gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania (stałego lub czasowego pobytu),
• za czas pobytu w miejscowości zamieszkania, gdy pracownik przebywający w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni powrócił do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Obowiązujące przepisy nie określają obowiązku potwierdzenia pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową na terenie kraju w miejscu delegowania.
W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z tzw. poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Pracodawca może zobowiązać pracownika do potwierdzenia na druku delegacji np. korzystania z noclegów zapewnionych przez pracodawcę. W ten sposób pracownik potwierdza swoją obecność w miejscu, do którego został delegowany. Formy dokumentowania odbytych przez pracowników podróży służbowych mogą być określone przez pracodawcę według jego indywidualnych potrzeb i zasad.
Inne wydatki
Pracodawca nie ma obowiązku zwracać pracownikowi wszystkich kosztów. Podróż służbowa oczywiście może wiązać się z innymi wydatkami, które po udokumentowaniu powinny być pracownikowi zwrócone. Jednak o tym, czy dane wydatki podlegają zwrotowi, powinny rozstrzygać zakładowe przepisy płacowe określające kwestie rozliczania podróży służbowych pracowników bądź też stosowne zapisy zawarte w umowach o pracę.
W przeciwnym razie decydujące znaczenie mają uzgodnienia poczynione z pracownikiem przed rozpoczęciem przez niego podróży służbowej.
WAŻNE!
Tak zwane uzasadnione wydatki, które pracownik poniósł w podróży służbowej, zależą przede wszystkim od celu tej podróży i rodzaju działalności pracodawcy.
Dlatego też pracodawca, który jest zainteresowany określonymi efektami takiej podróży, powinien w chwili delegowania pracownika uwzględnić także konieczność ponoszenia innych wydatków. Jednocześnie, aby uniknąć sporów w kwestii zasadności poniesienia takich kosztów oraz ich wysokości, pracodawca powinien uzgodnić tę kwestię z pracownikiem jeszcze przed rozpoczęciem podróży służbowej.
Jeżeli natomiast pracodawca nie dokona takich uzgodnień, a nie wynika to wprost z postanowień umowy o pracę lub innych przepisów, powinien liczyć się z tym, że to pracownik będzie dokonywał oceny zasadności poniesienia określonych wydatków. Chodzi przy tym wyłącznie o wydatki uzasadnione (np. pomoce naukowe potrzebne przy szkoleniu, które pracownik podczas podróży ma przeprowadzić), gdyż wydatki poniesione przez pracownika niecelowo (np. upominki dla współpracowników) nie podlegają w ogóle zwrotowi. Wydatki poniesione przez pracownika powinny być zawsze udokumentowane.
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Agencja Zatrudnienia KS Service

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »