| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Wszystko o podróżach służbowych

Wszystko o podróżach służbowych

Mimo zawartej w Kodeksie pracy definicji podróży służbowej w praktyce występuje wiele wątpliwości związanych z tym tematem.  

Koszty noclegów
Za nocleg w delegacji służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (§ 7 rozporządzenia o podróżach krajowych). Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z hotelu bądź innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie (motel, gospoda, zajazd, pensjonat, schronisko itp.), przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. od 1 stycznia 2007 r. w kwocie 34,50 zł).
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli:
• nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00,
• pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu bezpłatnego,
• pracownik nie miał możliwości codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania.
Pracownikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg:
• w razie gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania (stałego lub czasowego pobytu),
• za czas pobytu w miejscowości zamieszkania, gdy pracownik przebywający w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni powrócił do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Obowiązujące przepisy nie określają obowiązku potwierdzenia pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową na terenie kraju w miejscu delegowania.
W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z tzw. poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Pracodawca może zobowiązać pracownika do potwierdzenia na druku delegacji np. korzystania z noclegów zapewnionych przez pracodawcę. W ten sposób pracownik potwierdza swoją obecność w miejscu, do którego został delegowany. Formy dokumentowania odbytych przez pracowników podróży służbowych mogą być określone przez pracodawcę według jego indywidualnych potrzeb i zasad.
Inne wydatki
Pracodawca nie ma obowiązku zwracać pracownikowi wszystkich kosztów. Podróż służbowa oczywiście może wiązać się z innymi wydatkami, które po udokumentowaniu powinny być pracownikowi zwrócone. Jednak o tym, czy dane wydatki podlegają zwrotowi, powinny rozstrzygać zakładowe przepisy płacowe określające kwestie rozliczania podróży służbowych pracowników bądź też stosowne zapisy zawarte w umowach o pracę.
W przeciwnym razie decydujące znaczenie mają uzgodnienia poczynione z pracownikiem przed rozpoczęciem przez niego podróży służbowej.
WAŻNE!
Tak zwane uzasadnione wydatki, które pracownik poniósł w podróży służbowej, zależą przede wszystkim od celu tej podróży i rodzaju działalności pracodawcy.
Dlatego też pracodawca, który jest zainteresowany określonymi efektami takiej podróży, powinien w chwili delegowania pracownika uwzględnić także konieczność ponoszenia innych wydatków. Jednocześnie, aby uniknąć sporów w kwestii zasadności poniesienia takich kosztów oraz ich wysokości, pracodawca powinien uzgodnić tę kwestię z pracownikiem jeszcze przed rozpoczęciem podróży służbowej.
Jeżeli natomiast pracodawca nie dokona takich uzgodnień, a nie wynika to wprost z postanowień umowy o pracę lub innych przepisów, powinien liczyć się z tym, że to pracownik będzie dokonywał oceny zasadności poniesienia określonych wydatków. Chodzi przy tym wyłącznie o wydatki uzasadnione (np. pomoce naukowe potrzebne przy szkoleniu, które pracownik podczas podróży ma przeprowadzić), gdyż wydatki poniesione przez pracownika niecelowo (np. upominki dla współpracowników) nie podlegają w ogóle zwrotowi. Wydatki poniesione przez pracownika powinny być zawsze udokumentowane.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Dominika Kłosińska-Pyka

Aplikantka radcowska w OIRP w Łodzi

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »