| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Inne formy zatrudnienia > Umowy cywilnoprawne > Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych

Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych

Nowelizacja Kodeksu cywilnego z 8 września 2016 r. wprowadziła nową formę oświadczeń woli - formę dokumentową. Warto wykorzystać tę zmianę m.in. do rejestrowania czasu pracy zleceniodawców. Dziś uwiarygodnienie ich prawa do 13 zł to zmora wielu firm.

Inaczej jest w przypadku umów cywilnoprawnych. Przepisy nie narzucają formy zawarcia umowy-zlecenia czy o dzieło, więc można je zawierać nawet w formie ustnej (nie ma konieczności potwierdzania ich na piśmie), co jednak jest niewskazane ze względów dowodowych. Lepiej już wykorzystać formę dokumentową i zawrzeć umowę np. w postaci wymiany e-maili.

Zazwyczaj jednak umowy-zlecenia i o dzieło nadal zawierane są na piśmie. Inaczej jest natomiast w przypadku rachunków wystawianych w ramach tych umów – tu coraz częściej stosowana jest forma dokumentowa. Nie ulega też wątpliwości, że rachunki te mogą być sporządzane w tej właśnie formie (np. jako arkusz kalkulacyjny) i przesyłane bez podpisu (np. e-mailem). Należy jednak podkreślić, że podpis na rachunku uwiarygodnia chociażby koszt uzyskania przychodów, a tym samym – o ile nie jest to w jakiś znaczny sposób utrudnione – z tego względu lepiej zachowywać przy nich formę pisemną.

Zobacz: Wypowiedzenie

Chcąc wprowadzić formę dokumentową w sprawach kadrowych (i nie tylko kadrowych), warto również rozważyć wprowadzenie pewnych ograniczeń. Dokument jest bowiem pojęciem bardzo szerokim, a niektóre jego formy (np. SMS) mogą sprawiać kłopoty techniczne chociażby przy próbie udokumentowania (np. w procesie sądowym). Tym samym zapis np. w umowie mówiący krótko o zastosowaniu takiej formy może okazać się problematyczny.

Aby nie być narażonym na otrzymywanie „niewygodnie zapisanych” informacji, można zastrzec, że forma dokumentowa będzie zawężona do konkretnych rodzajów dokumentów, którymi mogą się posłużyć strony umowy. Przykładowo można to zapisać w ten sposób: „Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazywania na koniec danego miesiąca informacji o liczbie godzin świadczenia usług w tym miesiącu w formie dokumentowej (wyłączenie pisemnie lub e-mailowo) w terminie do 5. dnia miesiąca następnego”. Można też zrobić to prościej, np. poprzez wskazanie wprost e-maila jako formy przekazu informacji.

Zobacz: Wynagrodzenie

Należy mieć również na uwadze, że skoro forma dokumentowa pisemna została wyraźnie zdefiniowana (w uproszczeniu: kartka z podpisem), nie można więc obecnie uznawać, że obejmuje ona także e-maile. Warto używać właściwych zwrotów, dzięki czemu uniknie się wielu nieporozumień. ⒸⓅ

Dokumentem jest jednostka zapisu i przechowywania informacji (np. określony plik, konkretna kartka papieru). Nośnik danych (np. dysk, płyta, pendrive) to – mówiąc obrazowo – „elektroniczna koperta”.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W EMERYTURACH

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Bird & Bird

Kancelaria doradztwa prawnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK