Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest zobowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm. – zwanej dalej ustawą o rehabilitacji).

Do wyliczenia kwoty należnej wpłaty niezbędne jest ustalenie w pierwszej kolejności liczby zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, tzn. osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W związku z tym nie uwzględnia się tu osób, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne, np. o dzieło czy zlecenie. W sytuacji gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 25 pracowników, musi obliczyć, jakie zatrudnienie osób niepełnosprawnych zapewni mu osiągnięcie 6% wskaźnika, o którym mowa w art. 21 ustawy o rehabilitacji. Obliczenie poziomu zatrudnienia zapewniającego osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% w zakładzie pracy nie powinno przysporzyć problemów, natomiast kwestią bardziej problematyczną jest znaczenie użytego przez ustawodawcę pojęcia „zatrudnienie rzeczywiste”. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 lutego 2010 r. (II FSK 1633/08) wskazał, „że rzeczywiste zatrudnienie to takie, które obiektywnie istnieje, które się naprawdę zdarzyło, to zatrudnienie faktyczne”.

Do liczby pracowników uwzględnianych przy ustalaniu obowiązku wpłat na Fundusz nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach wychowawczych,
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• będących uczestnikami OHP,
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.