Na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm. – zwanej dalej ustawą) środki funduszu rehabilitacji są przeznaczane na finansowanie rehabilitacji zawodowej, społecznej i leczniczej, w tym na indywidualne programy rehabilitacji osób niepełnosprawnych opracowywane przez powołane przez pracodawców komisje rehabilitacyjne oraz ubezpieczenie osób niepełnosprawnych. Powinny być one wydatkowane zgodnie ze sporządzonym u pracodawcy zakładowym regulaminem wykorzystania środków funduszu rehabilitacji. Szczegóły dotyczące treści takiego regulaminu zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (DzU nr 245, poz. 1810 ze zm. – zwanym dalej rozporządzeniem).

Ustawodawca w art. 33 ust. 9 ustawy wskazał, że dysponentem zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych jest pracodawca. Oznacza to, że wyłączną kompetencję uregulowania zasad dysponowania środkami zakładowego funduszu rehabilitacji posiada pracodawca wraz ze wskazanymi w rozporządzeniu podmiotami.

Na podstawie § 5 rozporządzenia pracodawca ustala zakładowy regulamin wykorzystania środków funduszu rehabilitacji w uzgodnieniu z:

• osobami, zapewniającymi doraźną i specjalistyczną opiekę medyczną, poradnictwo i usługi rehabilitacyjne na rzecz niepełnosprawnych pracowników zakładu;
• działającymi w zakładzie związkami zawodowymi lub w przypadku ich braku przedstawicielami wybranymi przez niepełnosprawnych pracowników.

Uzgodnień należy dokonać w ustalonym przez strony terminie, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od dnia przedłożenia przez pracodawcę regulaminu do uzgodnienia. W przypadku braku uzgodnienia po upływie tego terminu regulamin ustala sam pracodawca. Niezwłocznie po jego ustaleniu regulamin podaje się do wiadomości pracowników zakładu przez jego ogłoszenie w miejscu ogólnie dostępnym.

W regulaminie należy określić przede wszystkim katalog poszczególnych wydatków zfron, szczegółowe zasady wykorzystywania środków funduszu oraz tryb składania i rozpatrywania wniosków oraz przyznawania świadczeń z pomocy indywidualnej.

Regulamin powinien dotyczyć poszczególnych wydatków tworzących zfron, czyli:

• puli ogólnej, tzw. duży zfron – maksymalnie 75% środków zfron,
• środków przeznaczonych na pomoc indywidualną – co najmniej 10% środków zfron,
• środków przeznaczonych na indywidualne programy rehabilitacji (IPR) – co najmniej 15% środków zfron.

Powinien także określać szczegółowo rodzaje wydatków, na które przeznaczane są środki zfron, wskazane w § 2 pkt 1–13 rozporządzenia.

Każdy pracodawca posiadający status ZPChr ustala regulamin zfron, w którym uszczegółowia zasady wykorzystywania środków funduszu. Dlatego też wszelkie kwestie nieuregulowane przepisami ustawy o rehabilitacji oraz rozporządzenia, a dotyczące zfron, powinny znaleźć się w regulaminie. Jeśli chodzi o pomoc indywidualną powinny być tam wskazane m.in. formy udzielenia pożyczki, wysokość dochodu, od którego uzależnia się wysokość kwoty pomocy, procedura dotycząca umorzenia pożyczki.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia zawiera regulacje dotyczące wydatkowania środków funduszu rehabilitacji w ramach pomocy indywidualnej.