Przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm. – zwanej dalej ustawą o rehabilitacji) nakładają na pracodawcę legitymującego się statusem zakładu pracy chronionej (zpchr) obowiązek utworzenia zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron). Każdy pracodawca dysponujący środkami zgromadzonymi na zfron ma obowiązek utworzyć zakładowy regulamin wydatkowania środków zfron, w którym powinny zostać szczegółowo określone zasady dysponowania środkami tego funduszu.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (DzU z 2007 r. nr 245, poz. 1810 ze zm. – zwanego dalej rozporządzeniem) treść regulaminu ustala pracodawca w uzgodnieniu z osobami, zapewniającymi doraźną i specjalistyczną opiekę medyczną, poradnictwo i usługi rehabilitacyjne na rzecz niepełnosprawnych pracowników tego zakładu oraz z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi lub, w przypadku ich braku, przedstawicielami wybranymi przez niepełnosprawnych pracowników. Środki zgromadzone na zfron powinny być wydatkowane zgodnie z ustanowionym regulaminem, który należy podać do wiadomości pracowników zakładu przez jego ogłoszenie w miejscu ogólnie dostępnym. Przepisy art. 33 ust. 3 pkt 5 ustawy o rehabilitacji zobowiązują pracodawcę do przeznaczania co najmniej 10% środków zfron na pomoc indywidualną dla niepełnosprawnych pracowników i byłych niepełnosprawnych pracowników tego zakładu. Szczegółowe zasady udzielania pomocy, tryb i warunki wnioskowania o jej udzielenie oraz wydatki możliwe do sfinansowania w ramach pomocy indywidualnej powinny zostać uregulowane w regulaminie.

Przepisy § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia zawierają katalog wydatków możliwych do sfinansowania ze środków zfron w ramach pomocy indywidualnej. Zakładowy regulamin także musi zawierać katalog wydatków, jakie pracodawca może sfinansować pracownikom w ramach pomocy indywidualnej. Katalog ten nie może obejmować wydatków innych niż te, które zostały określone w przepisach rozporządzenia. W katalogu wydatków pomocy indywidualnej znajdującym się w regulaminie nie muszą znaleźć się wszystkie wydatki określone w przepisach rozporządzenia. Najważniejsze jest, aby nie było ich więcej niż w rozporządzeniu. W związku z powyższym lepiej jest, jeśli regulamin zawiera wszystkie wydatki określone w rozporządzeniu, wówczas pracodawca uniknie sytuacji, w której będzie chciał przyznać pomoc, a nie będzie mógł ze względu na to, że dany wydatek nie zostałby uwzględniony w zakładowym regulaminie, a byłby możliwy do sfinansowania ze środków zfron na podstawie przepisów rozporządzenia.

Zakładowy regulamin musi zawierać szczegółowe zasady przyznawania pomocy indywidualnej.