Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, za który przysługuje (art. 161 k.p.). Jeżeli jednak z jakichś przyczyn tak się nie stanie, np. z powodu przerwania urlopu lub konieczności przesunięcia jego terminu, zaległy urlop powinien zostać wykorzystany do końca pierwszego kwartału następnego roku (art. 168 k.p.).

Powstanie zaległości urlopowych jest bardzo często także wynikiem stosunkowo małej kontroli pracodawcy nad wykorzystywaniem urlopów. Jest to możliwe szczególnie wówczas, gdy w firmie zrezygnowano z tworzenia planów urlopowych i urlopy są udzielane bez ustalonego harmonogramu, czyli tylko na wnioski pracowników.

Termin zaległego urlopu

Stwierdzenie, że pozostały z ubiegłego roku urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do końca pierwszego kwartału następnego roku, należy rozumieć tak, że zaległy urlop powinien się rozpocząć przed końcem marca. Tak podchodzą do tego eksperci prawa pracy i inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca nie musi zatem wymagać, aby pracownik odbył cały zaległy urlop w okresie pierwszego kwartału. Jeśli np. pracownikowi zostało 10 dni urlopu niewykorzystanego w 2010 r., ma prawo zwrócić się do pracodawcy z prośbą o udzielenie go, począwszy od 28 marca 2011 r., a pracodawca może się na to zgodzić. Uzgodnień należy dokonać na piśmie i w aktach osobowych pracownika umieścić wskazany wniosek.

Obowiązek udzielenia urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku następnego nie oznacza dla pracownika możliwości swobodnego wykorzystania tego urlopu. Jak podkreślił Sąd Najwyższy (SN), prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie może być realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą (wyrok z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08, M.P.Pr. 2009/4/196).

Niewykorzystanie zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału nie oznacza jednak, że pracownik traci do niego prawa. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). Jak wskazuje SN, rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (wyrok z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/0, OSNP z 2003 r., nr 2, poz. 38).